第三章 檔案管理
第十四條 高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。
第十五條 高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔範圍是：
(壹)黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要;各黨群部門的工作計劃、總結;上級機關與學校關於黨群管理的文件材料。
(二)行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要;上級機關與學校關於人事管理、行政管理的材料。
(三)學生類：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。
(四)教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發布的《高等學校教學文件材料歸檔範圍》((87)教辦字016號)的相關規定執行。
(五)科研類：按原國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》(國檔發[1987]6號)執行。
(六)基本建設類：按國家檔案局、原國家計委發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發[1988]4號)執行。
(七)儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。
(八)產品生產類：主要包括高等學校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
(九)出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。
(十)外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料;學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料;學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料;學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。
(十壹)財會類：按財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)執行。
高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔範圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。
第十六條 高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格後向高校檔案機構移交。
第十七條 歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規範和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規範》(GB/T 18894-2002)執行。
第十八條 高校檔案材料歸檔時間為：
(壹)學校各部門應當在次學年6月底前歸檔;
(二)各院系等應當在次學年寒假前歸檔;
(三)科研類檔案應當在項目完成後兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成後三個月內歸檔。
第十九條 高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。
第二十條 高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經有關部門鑒定並登記造冊報校長批準後，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十壹條 高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、黴變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。
第二十二條 高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時，高等學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。
第二十三條 高等學校與其他單位分工協作完成的項目，高校檔案機構應當至少保存壹整套檔案。協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應當將復制件送交高校檔案機構保存。
第二十四條 高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。
對於個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過征集、代管等形式進行管理。
高校檔案機構對於與學校有關的各種檔案史料的征集，應當制定專門的制度和辦法。
第二十五條 高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。
檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規章制度，由專人負責。
第二十六條 高校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度，並按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。
第四章 檔案的利用與公布
第二十七條 高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。未經高等學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。
屬下列情況之壹者，不對外公布：
(壹)涉及國家秘密的`;
(二)涉及專利或者技術秘密的;
(三)涉及個人隱私的;
(四)檔案形成單位規定限制利用的。
第二十八條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和範圍並履行相關登記手續後，均可以利用已公布的檔案。
境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。
第二十九條 查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經學校保密工作部門批準。
第三十條 高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，壹般不提供原件。如有特殊需要，應當經檔案機構負責人批準。
加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。
第三十壹條 高校檔案開放應當設立專門的閱覽室，並編制必要的檢索工具(著錄標準按《檔案著錄規則》(DA/T18-1999)執行)，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件。
第三十二條 高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯壹機構。
高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件，用於公益目的的，不得收取費用;用於個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。
社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無償和優先提供。
第三十三條 寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。
第三十四條 高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經檔案形成單位同意，並報請校長批準。
第三十五條 高校檔案機構應當采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等)，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。
第五章 條件保障
第三十六條 高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。
第三十七條 高等學校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》(建標103-2008)的要求及時進行改擴建或者新建。
存放涉密檔案應當設有專門庫房。
存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。
第三十八條 高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。
第六章 獎勵與處罰
第三十九條 高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：
(壹)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的;
(二)在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的;
(三)在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的;
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的;
(五)同違反檔案法律法規的行為作鬥爭，表現突出的。
第四十條 有下列行為之壹的，高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
(壹)玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的;
(二)違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的;
(三)塗改、偽造檔案的;
(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的;
(五)不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的;
(六)其他違反檔案法律法規的行為。
第七章 附則
第四十壹條 本辦法適用於各類普通高等學校、成人高等學校。
第四十二條 高等學校可以根據本辦法制訂實施細則。
高等學校附屬單位(包括附屬醫院、校辦企業等)的檔案管理，由學校根據實際情況自主確定。
第四十三條 本辦法自2008年9月1日起施行。國家教育委員會1989年10月10日發布的《普通高等學校檔案管理辦法》(國家教育委員會令第6號)同時廢止。 ;