1.0用途
為明確管理費用和營業費用的申請、審批、審核和報銷責任，規範報銷流程和憑證，特制定本制度。
2.0適用範圍
本制度適用於總公司、直屬分公司及所屬中轉站管理運行費用的報銷，包括辦公費、人員費、車輛費、招待費、差旅費等。本制度不規範固定資產/在建工程/工程裝修/集中采購的采購。
3.0部門職責
3.1財務部:負責制定管理費用報銷的流程和制度，根據各部門留存的管理費用範圍和金額審核費用申請單和報銷憑證，辦理現金預支、報銷或支付。
3.2業務部門:包括運營部、網管部、直屬分公司、所屬中轉站等。本部門管理費用的申請和報銷進行初審，涉及辦公費、人員費、車輛費的由行政人事部審核後報財務部審核報銷，其余由財務部直接審核報銷。
3.3行政人事部:負責審核辦公費、人員費、車輛費，制定相關管理辦法。辦公費用包括通訊費、辦公用品、房租、水電費、保險費、保安費等。人員費用包括培訓費、招聘費、工作餐、加班補貼、異地工作補貼；車輛費用包括車輛修理費、燃油費、養路費、車輛保險費、車輛稅費、車輛檢測費等。；
4.0費用報銷
4.1審批機關
4.1.1
費用審批分為申請審批和報銷審批，費用部門或主管領導先申請審批；
4.1.2經營中發生的所有相關費用和支出，不足人民幣1萬元的，最終由CEO(總經理)或其授權的相關人員批準；
4.1.3
超過人民幣1萬元的，須由財務總監和首席執行官(總經理)簽字，並提交董事長或其授權人員最終批準；
4.2費用申請
4.2.1費用需提前申請，按照各項費用具體管理辦法的要求填寫費用申請表，由費用部門或主管領導先申請審批所轄範圍，其中辦公費、員工費、車輛費由行政人事歸口部門審批。
4.2.2如果費用申請需要預支現金，申請支票轉賬，應填寫臨時付款單；連同費用申請單，由財務部審核，審核通過後按上述4.1辦理貸款。
4.2.3差旅費:員工需提前填寫出差申請表，經部門或主管領導申請批準，批準後按上述4.1.2或4.1.3申請預支現金。
4.2.4招待費:員工在國外發生的社交應酬費用，應事先填寫《招待客人申請表》，經部門或主管領導批準。
4.2.5個人通訊費用:部門個人通訊費用的名單和報銷金額由所屬部門提出申請，經部門負責人和主管領導審核後，報行政人事部審批，財務部備案，作為報銷審核的依據。
4.2.6培訓費:公司承擔的培訓集中在培訓部。培訓部申報預算，經部門負責人或分管領導審核後，報行政人事部審批，憑審批文件辦理借款或報銷；
4.2.7車輛費用:車輛修理費、燃油費、養路費、車輛保險費、車輛稅費、車輛檢驗費、駕駛員體檢費等車輛費用需經行政人事部審批。
4.3成本審計
4.3.1費用經辦人員原則上應在費用發生後7個工作日內填制報銷憑證並履行報銷手續。當月費用當月報銷，特殊情況可另行處理。
4.3.2現金報銷應填寫費用報銷單，原始憑證真實、合法、完整(背面註明人員、目的、原因、發生時間)。如果有費用申請，應附上經批準的費用申請表。
4.3.3報銷憑證必須按照相應的金額和相應的審批權限，經相關領導審核簽字後才能提交報銷。經部門審核或歸口管理部門審核的報銷憑證，可提交財務部門審核報銷。
4.3.4費用審核原則上應在收到報銷憑證後3個工作日內完成，並由審核人簽字審核。
4.3.5審核內容包括:費用報銷是否經過部門經理或主管領導批準；需要歸口管理部門審核的費用是否已經審核；報銷內容是否符合公司規定；報銷憑證是否真實、合法、完整；審批權限是否在法定授權範圍和額度內；
4.3.6審核中發現手續不全、憑證缺失、填寫不正確等不壹致情況，由審核部門退回，經辦人補發並重新提交審核。
4.4費用報銷
4.4.1經業務部、歸口管理部、財務部費用審核人員審核後的報銷憑證，可提交財務部出納進行現金報銷或支付。
4.4.2現金報銷由財務部出納負責支付。費用發生前借入現金的，出納應根據暫收款計算，扣除借入金額後支付或收回剩余現金。
4.4.3報銷憑證由會計部按順序制作並妥善保管。
4.5報銷憑證
4.5.1費用報銷單應清晰完整，不得混用；
4.5.2差旅費報銷應填寫費用報銷單，並附出差申請表及交通、住宿、通訊、餐飲發票原件。
4.5.3招待費的報銷應填寫《費用報銷單》，並附《招待客人申請表》及相關費用的原始發票；
4.5.4大額支出報銷應附合同復印件及相關費用發票原件。
4.5.5水電費、房租、電話費、物業管理費等常規費用應附有原始合同和發票；合同副本由財務部保存，作為審計依據。
5.0配件
招待客人申請表、臨時支持表、費用申請表、費用報銷單、出差申請表。