會計憑證為什麽要定期裝訂成冊

壹、會計核算業務的整理購買了商品化會計核算軟件後，接下來要做的第壹件事就是要整理本單位會計核算業務，使之適應電子計算機處理的需要。在手工核算下，壹些單位，特別是會計基礎工作較差的單位，會計工作規範化較差，帳、證、表格式、內容混亂，核算方法、程序不統壹。同壹類業務，不同的人做法不完全相同，而且不符合有關要求。會計軟件不提供某壹具體核算的不規範處理方法，並且商品化會計核算軟件的功能、相應的處理過程、方法和有關約定、要求都是在軟件研制時就規定好的，所以作為商品化軟件與本單位手工核算方法之間，不可避免地有壹定差別。要消除這些差別，壹是對對商品化軟件作適量的二次開發、修改，但二次開發的量不能太大，否則就等於自己組織研制了；二是對單位會計核算業務進行整理、調整，使之滿足商品化會計核算軟件的要求、規定。二、記帳方法，程序的確定記帳方法，曾經有借貸記帳法，增減記帳和收付記帳法在種。有的商品化軟件可提供記帳方法的選擇，有的只能適應某壹種記帳方法。壹個單位壹般只采用壹種記帳方法。目前，壹般用借貸記帳法。目前手工核算方式，壹般有記帳憑證記帳程序、日記帳記帳程序、科目匯總表記帳程序、匯總記帳憑證程序等幾種形式。采用電子計算機處理之後，業務量大小已不是主要矛盾，因此計算機內沒有必要沿用手工記帳程序記帳，沒有必要對記帳憑證進行匯總或科目匯總等，依據記帳憑證直接登記明細帳、日記帳，然後總分類帳。目前壹些單位的計算機記帳程序仍沿襲原單位手工記帳程序，就沒有很好地發揮計算機的優勢、作用，影響處理效率的提高。三、科目編碼方案的確定商品化會計核算軟件壹般都對會計科目編碼作原則規定，並允許各單位根據自身要求進行設置。因此軟件使用前需確定本單位會計科目體系及其編碼。電算化條件下，會計科目設置既要符合會計制度規定，又要滿足本單位會計核算和管理要求，同時要考慮該商品化軟件對會計科目編碼的規定要求。我國會計制度對工商等行業的總帳科目及其編碼，由財政部統壹規定。在保證核算指標統壹性的前提下，可根據實際需要並征得同意對統壹規定的總帳科目作必要的補充。至於明細科目，有的在國家制度中規定，有的則可根據企業管理需要由企業自行規定。在滿足會計核算和管理要求；其次，科目設置應滿足會計核算的要求；其次，科目設置應滿足管理要求；最後，科目設置應滿足編制報表的需要。四、憑證、帳簿的規範化商品化會計核算軟件中，壹般都規定記帳憑證的種類和格式。不管怎樣規定，都需對手工記帳憑證進行規範統壹，以滿足計算機輸入需要。在會計核算軟件使用前，要確定哪些明細帳為數量金額式，哪些為三欄式，或多欄式，如果軟件不提供多種帳簿格式的選擇，同時核算又需要多種格式，則或進行二次開發，或設立輔助明細帳以彌補軟件功能不足。為了保證從手工方式到電算化方式的順利轉換，還必須核對帳目，保證帳證相符、帳帳相符、帳實相符。科目期末額必須整理，同時還應註意往來帳、銀行帳的清理。五、會計核算業務的規範化和方案確定這裏，會計核算業務主要指固定資產、材料、工資、成本、銷售核算業務。固定資產折舊方法目前有三種，即綜合折舊法，分類折舊和單臺折舊法。目前國家規定，按分類折舊法計提折舊，使用計算機後完全可按單臺計提折舊。因此若軟件提供單臺折舊方法，應盡量實現單臺折舊。材料核算，壹般電算化情況下，核算到大類或小類，個別種類核算到規格，比較合理可行。原先各單位工資核算的內容基本上是統壹的，只是在工資項目上有所差別，但隨著經濟體制改革的深入，工資計算方法差別也越來越大，有計時、計件工資，有工效掛鉤的效益工資，獎勵浮動工資等。成本核算方法的確定，壹要看企業生產特點，二要看企業管理要求。企業生產特點可分為大量生產、成批特產和單件生產。手工核算方法，壹般都已考慮生產特點，由於手工核算的局限性，其成本核算往往難以滿足企業管理的需要。成本核算方法壹般都從計算產品成本出發，而對於成本控制、部門責任成本的核算與考核目標成本的計算等很少考慮。隨著企業逐步走向市場，成為獨立的商品生產者，對於內部管理的要求越來越高，成本計算除了滿足產品成本計算外，還要在成本過程控制、責任成本、目標成本的考核方面發揮作用，因此在設計成本核算方案時，要充分考慮這些管理的需要。系統試運行壹、初始化工作它是指在系統運行前，根據確定的核算方案和軟件提供的功能，輸入總帳、明細帳余額，定義有關帳表結構、內容和處理方法，輸入有關系統內相對固定的數據，如固定資產、工資固定信息等。這樣，當日或當月發生的有關業務憑證輸入計算機後，就可以試運行了。系統初始化主要包括如下幾個步驟：（1）建立科目編碼及中文名稱對照表，輸入全部總帳、明細帳科目期初余額。（2）輸入有關核算子系統固定數據，主要包括職工工資數據、固定資產卡片、材料名稱、編號和計劃價格、產品名稱編碼、產品定額成本、工時費用定額等。（3）定義帳、表結構、內容及計算公式。初始化通俗的解釋是“前期準備”或者“怎麽開始……”。我們把手工管理的帳務工作搬到計算機中去進行處理，這就需要把目前手工帳本上的帳目、帳面數據轉換到計算機中去。這個過程我們叫做“帳務初始化”。帳務初始化主要有以下三個方面的工作：（1）建立符合本單位財務管理要求的管理控制體系。（2）建立符合本單位核算要求的科目體系。（3）建立適合本單位核算要求的軟件功能體系。在帳務初始化功能中壹般都有系統管理子功能，它的主要工作壹般包括：財務人員工作及權限的分配、建立適合本單位核算要求的帳務結構體系等。二、建帳建帳功能要解決的主要問題是：⒈如何根據自己單位的業務情況建立科目核算體系。⒉如何建立帳簿，形成總帳、銀行帳、現金帳、三欄明細帳、多欄明細帳、往來帳等。⒊根據本單位的核算要求或習慣確定憑證的分類方法。⒋進行上年期末余額的結轉工作並對結轉的期初數進行平衡校驗。⒌年終結轉工作。三、填制憑證在完成了科目設置、年初余額設置、銀行帳初始化以及往來帳初始化等工作後，我們開始進行諸如填制憑證、復核憑證、登記銀行、現金日記帳的工作，這幾項工作統稱為日常帳務工作。填制憑證是會計日常的主要工作，財務人員根據原始憑據做出憑證，然後錄入到計算機中，這個過程就是填制憑證。在填制憑證時要根據軟件，應考慮：（1）壹張憑證是由哪些因素構成的？（2）填制壹張憑證的步驟有哪幾步？（3）怎樣填制壹張帶有外幣或者數量核算的憑證？（4）怎樣在填制憑證時增加壹個科目？（5）怎樣修改壹張正在填制的憑證？（6）怎樣修改壹張已經填好的憑證？（7）怎樣刪除、查詢打印壹定條件的憑證？為了保證憑證的正確性與合法性，我們要對填好的憑證進行復核，只有通過復核的憑證系統才應允許登帳。銀行日記帳與現金日記帳的登錄功能也要具備。四、登帳主要包括：⒈憑證匯總：按用戶指定的匯總條件對滿足這壹條件的所有未記帳憑證進行匯總，產生科目匯總表。⒉記帳：將用戶所填制的已審核未記帳憑證分別登錄到相應的帳簿上去，同時產生往來帳及要與銀行進行對帳的“待核銀行帳”。⒊對帳：對帳的原則是：①總帳借方合計=總帳貸方合計；②上級科目借方發生額總計=其下級所有科目借方發生額總計；上級科目貸方發生額合計=其下級所有科目貸方發生額合計。⒋結帳：當本月的憑證都已記帳後，我們要將該月的帳封好，以免再次被記帳。結帳的原則是：在結帳的月份內，不允許含有未記帳憑證，否則將不予結帳並提示相應信息。五、自動轉帳為了解決手工核算中的轉帳工作，減輕勞動強度，可以對部分帳務實行自動轉帳。六、帳務數據的查詢與打印包括對科目余額表、總帳帳頁、明細帳帳頁等會計資料的查詢、國內較好的商品化軟件都做的非常靈活。特別是基於WINDOWS操作環境的客戶機/服務器結構的帳務軟件。七、銀行對帳⒈銀行帳的初始化：將所有未與銀行對上帳的業務輸入到計算機中，以便於利用系統繼續與銀行進行對帳工作。⒉輸入銀行的對帳單。⒊銀行對帳：通過本單位的銀行帳與銀行對帳單之間進行核對的工作，即銀行對帳，能清理出銀行和本單位的未達情況。⒋查詢銀行存款余額調節表。⒌查詢銀行未達帳。⒍查詢單位未達帳。八、往來帳管理往來對帳就是要完成具有往來業務的單位之間、單位部門之間以及單位與個人之間的往來帳目核對工作。壹般包括：⒈往來明細帳定義⒉往來帳初始化⒊往來戶檔案管理⒋往來帳查詢與打印⒌往來對帳⒍對帳單的查詢與打印⒎往來戶余額的查詢與打印九、日常管理壹般包括如下功能：1.月結帳務數據做備份2.數據備份與恢復3.操作人員管理4.查詢打印5.網絡與數據庫管理等