為便於企業正確界定文件材料的歸檔範圍，準確劃分歸檔期限，促進企業依法經營、規範管理，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。
本條主要闡明了《條例》制定的目的和法律依據。
《檔案法實施辦法》明確規定，對國家和社會具有保存價值的檔案屬於國家所有，具體範圍由國家檔案局會同國家有關部門確定。
《規定》詳細規範了企業文件材料的歸檔範圍和文件保管期限表的制定。制定這壹規定的最終目的是為了正確界定文件材料的範圍，準確劃分企業檔案工作中的檔案保管期限。
將10做單目的定義為上述內容是有依據的。雖然企業檔案工作早已是企業基礎管理的壹部分，企業檔案的作用也是眾所周知的，但在界定歸檔文件材料的範圍和檔案保管期限的劃分上，壹直存在著觀念粗放、落後的問題。
表現為歸檔範圍沒有隨著企業活動重心的變化而變化，許多新產生的文件材料沒有納入歸檔範圍，文件材料的歸檔範圍和歸檔期限過於籠統。在儲存期的劃分上，管理重於業務；在劃分方法上，檔案部門要麽全部做，要麽讓業務部門自主決定。最終的結果是檔案資源結構不合理，檔案資源難以發揮應有的作用。
正是為了改變上述情況，國家檔案局根據近年來檔案工作發展的需要，參照8號令，制定了《規定》。
規定制定的依據是《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，高於國家檔案局令。其他低於國家檔案局令的規章制度、標準、規範不能作為制定的依據，但可以作為制定過程中的參考，包括企業檔案的標準。
第二
本規定所稱企業文件材料，是指企業在R&D、生產、服務、經營和管理過程中形成的各種類別和載體的記錄。
本條定義了企業文件和資料。在這個定義中，我們要註意它的廣泛性。
首先是企業活動過程的延伸。即企業文件來源於企業的壹切活動，主要包括企業圍繞產品或服務所開展的研發、生產、服務、經營、管理等日常活動，但企業文件也是在企業自身的演變過程中形成的，包括企業自身的設立、分立、合並、解散等。
二是企業文件材料的內容延伸。包括文獻、科技、生產、管理、專項業務，以及二維、三維、多媒體等內容記錄。
第三種是載流子外延。也就是說，企業文件材料的載體形式包括文字、圖表、聲像、電子、實物等所有形式。無論是哪種載體，所有記錄的屬性都屬於文件材料的範疇。
文章
各級檔案行政管理部門根據企業資產關系，負責對企業文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限表的編制進行業務指導和監督。
本條規定了企業文件材料歸檔範圍和文件保管期限表編制中的業務指導和監督權限，權限劃分範圍為資產關系。由於企業文件材料歸檔範圍和歸檔期限表的編制是壹項與企業產品和業務相關的專業性很強的工作，應按照資產關系和專業活動進行業務指導和監督。
中央級企業(包括中央企業、中央金融企業、中央文化企業等。)負責監督和指導下屬企業文件材料的歸檔範圍和文件保管期限表的編制。地方國有企業還應負責監督和指導下屬企業文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限表的編制。
第四條
企業文件材料的歸檔範圍是:
(壹)反映企業在研究開發、生產、服務、經營管理等方面的活動和基本歷史面貌，對企業的活動、國家建設、社會發展和歷史研究有利用價值的文件和資料；
(二)企業在維護國家、企業和職工權益的各種活動中形成的具有憑證價值的文件材料；
(三)需要本企業執行的有關機關和上級單位的文件、資料，以及需要從非所屬單位執行或檢索的文件、資料；社會中介機構出具的與企業有關的文件和資料；關聯企業和控股企業提交的重要文件和資料；
(四)根據有關法律法規應當歸檔保存的文件、資料以及對本企業活動有參考價值的其他文件、資料。
該條是《條例》的重點內容之壹。列舉了企業文件材料的歸檔範圍，基本按照文件材料的來源和價值排列要點。第(1)點和第(2)點規定了企業形成的文件和資料，第(3)點是指從企業外部發送的文件和資料，第(4)點是指其他來源的文件和資料。
以上四款是原則上的規定，既是企業判斷文件材料是否需要歸檔的價值標準，也賦予了企業自行編制文件材料歸檔範圍的自主權和靈活性。各企業應從實際出發，根據其職能活動，合理界定文件材料的歸檔範圍。
第五條
企業的下列文件和資料可以不歸檔:
(壹)有關機關和上級主管單位出具的不需要企業辦理的文件、資料，企業非工作人員任免、獎懲的文件、資料，工作參考筆錄；
(二)本企業文件資料中的重復文件，無參考價值的事務性、臨時性文件，未經會議討論、領導審核簽發的文件，壹般文件的歷次修改、校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的壹般信件、通話記錄，企業內部相互抄送的文件資料，本企業負責人在其他單位兼職形成的與本企業無關的文件資料，與工作參考有關的文件資料。
(三)非掛靠單位發送的不需要執行、無參考價值的文件和資料；
(四)所屬及控股企業提交供參考的壹般性簡報和報告，以及不需要本企業處理的文件和資料被其他社會組織復制的；
(五)其他不需要歸檔的文件材料。
本條文規定了企業文件材料不歸檔的範圍。該條款的表述是可選的，即上述文件和資料只能備案，不能絕對備案。企業認為上述文件、資料需要備案的，也可以納入備案範圍。因此，在制定企業相關規定或界定備案範圍時，僅列出這些文件和資料的組成部分以供參考。
第六條
企業歸檔範圍內的所有文件材料，必須按照有關規定向企業檔案部門移交，實行集中統壹管理。任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
本條規定了文件材料的管理，即文件材料必須移交檔案部門集中統壹歸檔，除另有規定外，文件材料不得由個人保管和拒絕歸檔。本條以檔案法為依據，強調集中統壹管理。
第七條
企業檔案的保管期限設置為永久和固定，固定期限壹般分為30年和10年。
本條重新規範了企業檔案保管期限的設置。將原有的企業檔案保管期限由永久、長期、短期二分法改為永久、定期、定期標準時間制，即30年、10年，與政府檔案價值鑒定方法壹致，是企業檔案價值鑒定的重大改革。計時制有利於優化企業檔案資源結構，加快淘汰無用檔案的頻率，減輕保管檔案的壓力。標準時間系統在概念上不同於原來的二分法。
第八條
企業管理檔案的永久保管主要包括:
(壹)企業設立、合並、分立、改制、上市、解散、破產或其他變更過程中形成的文件和資料，企業董事會、監事會和股東大會的組成、變更、召開、履行職責和維護權益的文件和資料；
(二)企業資產產權登記、評估、發證的證明材料，資產產權轉讓、出售、抵押、出租、許可、變更和保護的證明材料，對外投資的證明材料；企業資本的核算、確認、轉移和變動等文件和資料，企業融資的文件和資料；
(三)企業向有關機關和上級主管單位的請示、報告、報表及其答復和對重要問題的答復，有關機關和上級單位出具的需要企業辦理的重要文件和資料，行業協會和中介機構出具的重要決定、審計、公證、裁決等重要文件和資料，企業與其他組織和個人形成的重要合同、協議和補充協議；
(四)企業發展規劃、戰略決策、重大改革、年度計劃及總結文件、內部管理制度、規定、辦法等文件；
(五)企業機構沿革和人力資源管理的重要文件和資料；與本企業職工權益有關的其他重要文件和資料；企業文化建設的文件和資料；
(六)本企業經營管理的重要文件和資料；
(七)本企業生產技術管理的重要文件和資料；
(八)企業行政管理工作的重要文件和資料；
(九)本企業黨群工作的重要文件和資料；
(十)新聞媒體對本企業重要活動、重大事件和典型人物的宣傳報道；
(十壹)有關機關和上級主管單位的領導、社會知名人士等重要客人參觀企業時的講話、題詞、批示、錄音、錄像、照片、企業工作報告等重要文件和資料；企業參加國家和社會重大活動的重要文件材料，企業職工參加黨、團、工會、人大、CPPCC等省級以上代表大會形成的重要文件材料；
(12)本企業直屬單位、子公司、控股公司、股份及境外企事業單位就重要事項提交的報告、請示、批復等文件和資料。
本條規定了永久管理檔案文件材料的歸檔範圍，是本規定的重點內容。在邏輯順序上，基本上是以企業活動結合來源順序來表述，其中對與人和產權活動相關的文件資料進行了強調和細化，體現了《條例》中以人為本、突出企業獨立法人資格的思想。同時，遵循將重要文件材料納入永久檔案的思路和原則。
把握永久檔案的關鍵，首先是以“我”為基礎的有憑證、有依據的唯壹性文件；其次，有重要文件需要執行，並以國外文件為依據。
第九條
企業管理檔案的定期保管主要包括:
(壹)企業資金管理和資產管理的壹般性文件，涉及職工權益的企業壹般性文件；
(二)企業部門工作或專項工作規劃、半年度、季度、月度計劃和總結等文件；
(三)本企業召開的會議、活動的壹般性文件資料和發布的壹般性公告；
(四)企業經營管理的壹般文件和資料；
(五)本企業生產技術管理的壹般文件和資料；
(六)本企業行政工作的壹般文件和資料；
(七)本企業黨群工作的壹般性文件材料；
(八)企業就壹般性問題向有關機關和上級主管單位的請示、報告和陳述，有關機關和上級主管單位的答復和回復，有關機關、上級主管單位和行業協會出具的需要企業執行的壹般性文件和資料，向企業出具的壹般性證明文件，企業與其他單位和個人形成的壹般性合同、協議；
(九)直屬單位、下屬及控股公司對壹般性問題的請示、報告和函件，以及公司的批復、回復等文件；
(十)企業參加國家和社會活動的壹般文件材料，企業職工參加黨、團、工會、人大、CPPCC等省級以上代表大會形成的壹般文件材料；本企業接待重要客人的工作計劃、方案等壹般文件材料。
本條規定了定期保管的管理檔案文件和資料的範圍，也是本規定的重點內容。在企業活動和來源的邏輯順序中，與人和產權活動有關的文件材料基本不納入定期保管，體現了該規定以人為本、突出企業獨立法人資格的思想。納入常規保管期的文件材料主要是企業活動中形成的壹般性文件材料。
常規檔案更多的是程序性和描述性文件。
第十條
企業管理、生產技術管理、行政管理、黨群工作等管理檔案的保管期限見附件。
本條規定了管理檔案保管期限的劃分方案，並引出附表。本文首次使用了“管理檔案”這壹術語。關於“管理文件”的含義，請參考問題。
第十壹條
本規定中管理檔案的保管期限為最短期限，各企業可在具體劃分中選擇高於本規定的期限。
本條規定了檔案保管期限靈活處置的原則，是對第六條的補充。也就是說，企業在劃分檔案保管期限時，可以不局限於永久、30年、10年三個時間段，而是可以設定40年、20年、25年等時間段。，但不得少於《條例》確定的期限。比如，應列為永久的檔案不得列為50年，應列為30年的檔案不得列為不足30年，可以列為35年，也可以列為40年。
第十二條
企業產品生產和服務業務、科研開發、基本建設、設備儀器、財會、幹部職工人事等檔案的歸檔範圍和檔案保管期限，應當按照國家有關規定和標準，結合企業實際情況執行。
本條文規定了除管理檔案以外的企業各類檔案文件材料的歸檔範圍和編制檔案保管期限表的要求。雖然規定的範圍是企業所有文件材料的歸檔範圍和歸檔期限，但由於企業的產品和服務種類繁多，文件材料的歸檔範圍也不盡相同，因此無法制定壹個相對統壹的參照表。企業在制定產品生產和服務業務文件材料歸檔範圍和文件保管期限表時，應根據國家有關規定、標準，結合企業實際情況。
科研開發、基本建設、設備儀器、會計、幹部職工人事等文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限表。是國家現有的方法、標準和規範，企業可以直接引用和參考。參考依據分別為:基建、設備、儀器依據《企業檔案工作規範》和《建設工程檔案管理規範》(DA/T28—2018)。會計檔案依據《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)，職工人事檔案依據《企業職工檔案管理規定》(33號[1992])。
這壹條款也明確了《條例》規定的覆蓋範圍不僅僅是管理檔案，而是企業的各類檔案。企業既要重視管理檔案的管理，又要重視管理和業務並重，各種檔案業務要同步發展。
第十三條
企業應將紙質文件歸檔，如有重要的修改意見和說明，有底稿或文件處理單的，應與原、終稿壹並歸檔。
對於沒有相應紙張或無法導出為紙張的電子文檔，企業應納入歸檔範圍並劃分保存期限。
企業應對歸檔電子文檔的元數據進行相應歸檔。
本條規定了不同稿件和電子文件的歸檔要求，是對第三、四、七、八條的補充說明。
壹是將有重要修改意見和說明的修改稿納入備案範圍，是對第四條“未經領導審閱簽發的文件、壹般性文件的歷次修改稿、校對稿”的補充。
二是強調將電子文件納入歸檔範圍和要求，特別是對於不能輸出紙質文件的電子文件。這是因為現有的關於電子文件的管理制度、標準和規範，都是參照紙質文件的歸檔範圍來表述的，但在企業活動中，實際產生了大量沒有相應紙質文件的電子文件。如果紙質的三維圖形無法輸出，這些電子文檔往往成為歸檔的死角，本文對此做了特別說明。有條件的企業最好在電子檔案的歸檔範圍和保管期限上下功夫，細化電子檔案的歸檔範圍和保管期限，列出需要歸檔的電子檔案名稱或內容，增強可操作性，推動企業電子檔案的歸檔。
再次，強調了電子文件元數據的歸檔原則，即應與電子文件同時歸檔。電子文檔的元數據管理可參考《文檔電子文檔元數據方案》(DA/T46—2009)。
第十四條
多個企業的聯席會議、聯合開發的產品、聯合建設或研究項目、聯合撰寫形成的文件材料，由主辦企業歸檔，其他企業歸檔相應的復印件或其他形式的復印件。
本條規定了多個單位共同完成、共同撰寫的項目所產生的文件材料的歸檔原則，即主要由主辦單位歸檔的原則。此外，該條款僅在只有壹份原件的情況下適用。如果有多份原件，原件可以分開歸檔。該條所涉及的聯合開發產品、聯合建設或研究項目，應與實際工作中產品零部件的分包和配套相區別。
第十五條
企業應當根據本規定和國家及行業有關規定，結合本企業生產組織、產品和服務的特點，編制本企業各類文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限表。企業應當按照資產權屬關系，指導所屬企業按照有關規定規範各類文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限表的編制，審批所屬企業的歸檔範圍和檔案保管期限表。
本條規定了企業文件材料的歸檔範圍和文件保管期限表的編制，包括兩層含義。壹是要求各企業在編制文件材料歸檔範圍和文件保管期限表時，除本規定及其他相關國家和專業規定外，還要結合本企業的生產組織模式、產品和服務特點，而不是照搬模式和相關規定。
二是要求所有有下屬單位的企業按要求編制公司總部的歸檔範圍和檔案保管期限表，還必須指導下屬單位編制各類文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限表，並進行審批。在這方面，企業與檔案管理部門發揮著同樣的作用。
但需要註意的是，企業對下屬單位的業務指導和對檔案保管期限表的審查包括所有的檔案類別，而不僅僅是管理檔案。而各級檔案行政管理部門在審查企業集團或總部時可以有所取舍，只能審查管理文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限表。
第十六條
中央管理企業(含國務院國資委監管的中央企業、金融企業、中央所屬文化企業等)總部文件材料歸檔範圍。)和《管理檔案保管期限表》報國家檔案局批準後實施。
& amp（=NationalBureauofStandards）國家標準局