全宗號:填寫檔案館編給歸檔單位的代碼號。企業可以填寫表達單位的漢語拼音字母。
目錄號:填寫整個家族中文件的目錄號。同壹系列中不允許有重復的文件目錄號。參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的企業或單位，可填寫類別特征代碼。
案例號:目錄中案例文件的序號。同壹案卷目錄(或分類體系的最低類別)內不允許有重復的案號。
檔案編號:在整理會計檔案時，根據會計憑證盒或會計檔案盒上的相應項目填寫。