1.企業檔案主要為機關和下屬單位服務，對外利用須經檔案主管領導批準。
2.借閱檔案時，必須憑單位介紹信(註明查閱內容和目的，主管領導簽字)和本人工作證辦理借閱登記手續。
3.標明傳播和閱讀範圍的文件，只允許有閱讀權的單位使用。
4.借閱或歸還檔案時，必須嚴格履行登記和註銷手續，並當面清點。如發現錯誤，應及時追究責任，采取補救措施。
5.檔案原則上只能在檔案閱覽室查閱。如需外借(壹次只能借兩卷)，必須經主管領導批準，兩天內歸還；因工作需要繼續使用的，需要到檔案部門辦理續借。對於逾期不還者，檔案部門將采取措施限制其使用。
6.所有借(出)出的檔案必須保持原狀，不得拆解、摘抄、塗改、勾畫或損壞。卷面歸還時，檔案人員要認真檢查核對。
7、檔案壹般不允許復印，必須復印時，必須經檔案主管領導批準。
8.因工作需要查閱黨、政、工、紀、團的會議紀要、會計檔案和死亡檔案時，必須經檔案形成部門負責人(會議紀要須經黨、政、工、紀、團主要負責人)和分管檔案的領導批準。黨、政、工、紀、團的會議紀要不得外借，查閱時不得復印或摘抄。
因此，壹旦個人檔案涉嫌泄露或被修改，相關責任人是有責任的。