會計教育改革與發展國際會議論文集—詹姆斯
正如許多專業會計師和審計師所說，會計是壹種商業語言，在所有發達國家和發展中國家都被接受。每個公司都應用會計，因為人們普遍認為公司必須向政府和公眾披露某些財務和管理信息，當然也因為會計是商業決策過程中不可或缺的工具。隨著信息技術的發展，出現了許多計算機產品(軟件),使會計對使用者來說像ABC壹樣簡單。從這壹點來看，會計可以分為兩個基本類別:壹類應用手工會計，另壹類更喜歡計算機會計系統。本文論述了手工會計和計算機會計的主要特點、優缺點及其比較。
根據會計理論，會計循環包括以下步驟:將交易記入日記賬，將其過賬到分類賬賬戶，編制試算平衡表，編制調整分錄，編制調整到期末的試算平衡表，編制財務報表和適當的披露，將結賬分錄記入日記賬並過賬，最後編制結賬後的試算平衡表。乍壹看，這並不十分困難，事實上也的確如此，但是當有成千上萬筆交易時，情況就會發生戲劇性的變化。會計循環中必須處理的大量交易使這壹過程成為例行公事，為了發現和糾正錯誤，即使壹點點錯誤或不準確也可能從壹開始就造成整個循環。為了闡明這個問題，讓我們更徹底地檢查會計循環。每項交易(改變公司財務資源或債務的事件)必須得到確認、分類和記錄。此外，必須確定和更改相應的賬戶。交易記錄在適當的日記賬(普通日記賬、銷售日記賬等)中，包括交易數據、受影響的賬戶？日記賬記錄中規定的每個受影響賬戶的名稱、借方和貸方以及解釋。上述程序用於每筆交易。所有的日常記錄必須定期(每天或每周)過賬到分類賬，分類賬是壹組放在壹起並分類的賬戶(資產、負債、收入、費用和權益)？換句話說，總賬匯總了壹段時間內的所有交易。此外，可以使用明細分類賬，明細分類賬是壹個更詳細的來源，其中包含各個項目(庫存、應付賬款和應收賬款)。總分類賬包含匯總明細分類賬內容的控制賬戶。在會計期末，在總賬的幫助下，有壹個試算平衡表被計算出來，以確保借方和貸方平衡(如果他們不相等，這意味著有錯誤)。然後必須進行適當的調整，如折舊和所得稅費用，調整後的記錄過賬到分類賬，調整後的試算平衡表計算。在此之後還有財務報表需要準備，包括資產負債表、損益表、留存收益表和現金流量表。然後將臨時賬戶的日記賬分錄結清到長期賬戶，並過賬到分類賬，最後編制結賬後試算表。
為了保持領先地位，公司必須分析所有組織單元的表現(從非熟練工人和操作人員開始，到高級經理和其他關鍵人員結束),並發現所有偏離計劃的情況、原因以及最終的公司？管理層必須采取相應的措施來避免將來出現這種偏差。這些程序被稱為內部控制，包括以下五個要素:控制環境、風險評估、監控、信息和溝通，這些要素被單獨評估，並組合成壹個單壹的組織績效等級。控制環境是指組織內部控制的方式？哪個經理控制員工，該經理如何以及向誰報告下壹步的計劃績效等。風險評估是指確定所有潛在風險、其原因、概率以及避免和管理這些風險的對策的措施；這些風險如何影響公司的業績和財務狀況；如何最小化面對金融風險的成本等。監控意味著對公司運營和人員的質量控制。信息和通信要素是指對組織內通信流和信息流質量的控制，以最大限度地減少通信時間和信息損失。內部控制程序允許保持公司？所有部門的生產率和有用性。
讓我們回到論文的主要問題上來。手工會計意味著員工定期手工完成整個會計周期:他們計算試算平衡表，記錄交易，準備財務報表和其他日常工作。當然，在大型組織中，這需要花費大量的時間、資源和精力。計算機化會計意味著雇員所做的唯壹事情就是把交易記錄到計算機中，計算機自動地或根據要求處理會計循環的其他步驟。但這是對會計電算化的壹種非常簡化的看法，因為交易是壹個復雜的範疇，它不僅包括銷售或收購，還包括折舊、溢價和工資計算、股利等。因此，計算機提供了精確的計算和智能報告，但它也需要花費大量的時間、資源和精力，而且很難評估哪種會計類型更快更經濟。如果手工會計需要合格的會計人員來記錄經濟交易，那麽計算機會計則需要會使用特定軟件的會計人員，因此費用更高。計算機軟件計算速度更快，但它不知道妳需要什麽，除非妳能清楚地解釋妳到底需要什麽。此外，良好的計算機化會計系統可能要花費數千甚至數百萬美元，這取決於組織的復雜程度和規模。計算機化的會計提供了更好的內部控制報告系統(計算機可以同時控制數千個指標，如果某些指標不符合正常狀態，可以通知相應的部門或工人)，而人工控制需要更多的時間。
手工會計的優點有:相對廉價的勞動力和資源，可靠性，獨立於機器，熟練工人的可用性；缺點包括:速度降低，會計師工作量增加，相對較慢的內部控制報告，例行工作等。會計電算化的主要優點有:報告速度快、流動性強、可靠性高、無需常規工作、準確性高、內部控制系統提高了生產率、易於備份和恢復記錄；缺點包括:開發、引入和使用該系統的成本極高，人員的特殊培訓，增加的人員成本，對機器的依賴等。顯然，計算機會計和手工會計各有優缺點，但它們執行的任務是壹樣的，最後的結果也是壹樣的。它們之間的主要區別是成本、速度和機動性。因此，中小企業通常更喜歡手工會計而不損害質量，而大公司則采用復雜的會計系統，這些系統耗資數百萬美元，但其應用效果超出了所有人的預期。
還有壹個中文譯本，大約2100，作者是經濟學家詹姆斯。
手工會計和計算機會計
會計教育的改革與發展——第四屆會計與金融國際研討會論文集