現金是流動性最強的資產,最容易被盜竊和欺詐。流動性是指壹項資產轉化為其他類型資產的難易程度,或用於購買服務或履行義務的難易程度。因此,有壹套會計程序和記錄系統來保持對現金的充分控制就變得至關重要了。
11.1現金收入控制
在非常小的企業中,業主兼經理可以通過個人接觸和監督來保持控制。在大公司裏,這種直接幹預必須被內部控制系統所取代,通過會計報告和記錄來實施。
適用於現金收據的具體控制措施可概括為:
(1)所有收據應立即存入銀行。
(2)現金銷售的收據應附有銷售票據、收銀機磁帶等。
(3)應在每次轉移現金時建立問責制。
(4)接受現金的人不應支付現金、記錄現金交易或核對銀行賬戶。
(5)應僅授權指定人員處理或接觸現金收據。
11.2控制現金支出
付款必須僅由適當授權的人員進行,必須收到等值的款項,並且文件必須充分支持付款。以下是與現金支付相關的具體內部控制。
1.除小額現金支付外,所有支出都應使用預先編號的支票。
2.簽署支票時,應提交憑證和支持文件以供審查。付款後,應在批準的發票(或表格)上加蓋“已付”字樣。
3.簽發支票的人不應接觸現金收據,不應保管資金或記錄現金分錄,也不應核對銀行賬戶。
11.3控制現金余額
職責分離的基本原則在具體的控制措施或現金余額中顯而易見:
1.不接受現金或簽署支票的人員應準備銀行對賬。
2.對賬人員應收到未開封的銀行對賬單和已付支票。
3.所有庫存現金都應受到嚴密監視,並定期進行突擊清點。
因此,管理的壹個重要目標是確保內部控制系統到位,以保護現金不被浪費、盜竊或盜用。