備用金制度的實行有利於各部門工作人員積極靈活地開展業務，從而提高工作效率，但必須專款專用，不得擠占、挪用。壹經發現，將嚴肅處理。
本制度規定了備用金的借入和償還程序以及備用金的管理要求。
定額備用金貸款和報銷程序
員工臨時需要借用備用金時，應先向財務部辦公室索要“借條”，財務人員根據實際需要向借用人出具“借條”壹式三份。借款人按規定格式填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途、借款金額，經項目經理簽字同意後，到財務部辦公室辦理借款手續，再由財務負責人簽字認可。財務人員應檢查已簽字的“借款單”內容是否正確、完整，審核無誤後方可辦理付款手續。
借款人應在完成業務後的三天內，向財務部辦公室索要《報銷單》，填寫《報銷單》的所有規定，經主管經理審核後，將《報銷單》交回財務部辦公室。財務人員應根據財務制度的規定認真審核，確認無誤後辦理報銷手續。
借款人辦理報銷手續時，財務人員應查閱“備用金”明細賬，查明報銷人員的原借款金額，及時歸還超支資金。如果償還後的數額低於備用金數額，應允許他們歸還余額，以結清原借款單所借的賬戶。
儲備基金管理
因業務原因長期借用備用金的人員，可根據實際情況經辦公室財務部批準，劃出固定數額的現金並指定使用範圍；使用部門必須設立專人管理備用金，備用金管理人員必須妥善保管支付備用金的收據、發票和各種報銷憑證，並設立備用金登記簿，記錄各種零星支出。
財務部辦公室應根據借款日期、借款部門、借款人、用途、金額和註銷日期建立備用金臺賬，並按月及時清理。
借用備用金的應及時銷戶。無故拖延，在財務部辦公室發出最後壹次催款通知後仍未辦理的，從下月起直接從借款人獎金中扣除，不再另行通知。
備用金跨年度使用時，年底必須重新辦理貸款手續，年度貸款必須核銷。