(1)宗族號:即檔案館分配給歸檔單位的代碼。壹般來說，壹個替代詞(拉丁字母或漢字等。)用於標識類別，數字用於標識類別中所有事例的順序。
(2)案卷目錄號:即全案案卷所屬目錄的代碼，壹般用3或4位數字標識，可根據不同日期、主題、機構、保管期限、案卷類型、載體等設置。
(3)文件編號:即文件目錄中每個文件的序號，用數字來標識。
2.排列方法必須按照全宗號、檔案目錄號(或簡稱目錄號)、檔案號的順序排列，不能顛倒。如下圖所示: