2.養成凡事附上數據與參考資料的習慣 數字是溝通、說服及談判的重要依據。例如,如果想申請增加設備,試著加上“可達到總費用節省多少錢”,讓數字為妳說話,或許就能提高通過的機率。
3.在評估或分析任何情況時,都試著將其數字化 簡單明了的數字,十分有助於記錄、資訊傳達、比較檢討及分析等商業行為。這就像是學習做壹個“重視金額”的人,凡事不以感情(感覺、印象、善惡)做判斷,而是以“金額”“數字”“比率”,作為衡量的尺度。例如,如果認為舉辦宣傳活動可提升產品知名度,那就試著將知名度,換算成“金額”。
4.將pdc循環應用在工作上 在采取任何行動前,都要擬定計劃(Plan),然後實際執行(Do),接著再檢核(Check)結果與計劃之間的落差,作為修正行動(Action)的參考。
5.經常以矩陣圖思考問題 面臨錯綜復雜的問題時,可以矩陣圖加以展開,從中可發掘出未曾發現的問題點,然後再依據問題點的急迫性與重要性,研擬對策。
6.有時間觀念 假設A公司1小時能處理1單位的工作量,B公司則是1小時10單位,這個10倍的差異,可換算成B公司1年處理的工作量,A公司得耗時10年。時間既可以換算成金錢、效率,更速度的展現。因此,有數字力的人不會虛度光陰,也會守時、守信用。
7.有效運用資金 要發揮金錢的價值,就必須在使用金錢之前,預測效果或效益如何,使用之後更要詳細確認。在日常生活中,養成大小事情都必以“損益計算”的方式來思考。
8.養成計算(合計值)的習慣 許多人都有類似經驗,那就是錯誤的數字往往像滾雪球壹般,進貨量、銷售量或庫存量的登記,有時候是壹個項目出錯,就連帶壹直錯下去壹樣。因此,對於圖表內的數字或金額,習慣性地進行加總,方便於在做整體控管時,能夠依重要程度判定優先順序。
9.將所有目標都數據化 日產汽車(nissan)執行長卡洛斯·高恩(Carlos Ghosn)曾說:“無法數據化的目標,我無法執行。” 有時候,組織的願景或任務,都是較為抽象的,因此要落實為具體的數字,才能執行與評量。 例如,可將“拓展人脈”這項目標,轉化為“每個月與人交換30張名片,而且日後與其中5位保持聯系”或是將“加強廣告活動”轉化為“向15家媒體宣傳,達到8家確實刊載”。
如果目標較為遠大,最好能區分為近程、中程和長程三階段,然後再決定每壹段時期要達成的目標。這個過程就是所謂的“倒算力”,亦即為了達成遠程的目標,往回推算中程、近程應該做什麽,甚至近到這個月、這星期或現在就該做什麽,作為達成目標的查核點。
10.追究數字出錯的原因 數字出錯時,不是更正即可,更要探究導致錯誤的原因,並且提出預防過失再度發生的對策。
11.保留數字修正的紀錄 將錯誤的數字更正後,仍要保留原本(錯誤)的數字,壹方面可供日後檢視修正過程的原委,另壹方面可作為重要的檢核點,因為修正過的數字,仍有可能出錯,因此,“修改紀錄”可作為審慎計算的重要提醒。
12.隨時掌握取最新的數據 過時的數據不但沒有意義,甚至會造成誤導,因此壹定要迅速、正確地處理資料,隨時將數字的紀錄更新成最新的資料。
13.數字是兩面刃 數字固然是溝通與說服的利器,但是若惡意扭曲,則會成為詐欺的工具。許多企業弊案就是起因自竄改財報數字,試圖欺騙視聽。
14.計算會議成本,檢視費用與成果之間的關系 英特爾(intel)董事長安迪·葛洛夫(Andy Grove)曾以“經理人的時薪×會議時數”計算會議成本,藉以說明會議的召開必須有效率和具體成果,否則就是浪費人力與資源。換言之,與會者的位階越高、人數越多、時數越長,會議的成本就越高。若會議成本低於回收成果,就沒有開會的必要。
15.計算公司各部門的成本開銷 這是壹種“磨練經營感覺”的好方法,因為各行各業及組織內各部門,都要做成本控管。成本可以決定產品售價(成本+利潤=售價),而透過成本內容的分析,有助於了解哪些項目成本過高或效率不彰。
16.了解公司的基本損益制造,並且知道問題所在 會計的最基本原則就是簡單的減法:利潤(損失)=營業額-費用;現金=收入-支出。懂得了這個簡單的算式,就可以感覺與現實之間的差異,同時找到企業為何虧損的關鍵。企業想提升利潤,唯壹的方法就是增加收入、減少費用,但如果兩者相減之後為負,就會出現虧損。 這樣雖然簡化了公司的損益構造,但是卻可以作為思考問題的起點和線索。例如,如果公司都沒賺錢,但還是會產生費用,那為了不讓損失擴大,可以減少哪些開銷,進而構思對策與采取行動。
17.訂制重大投資決策時,能評估效益和風險 無論是設備投資或其他重大投資計劃,在預估收益和現金流量時,至少都要估計出樂觀與悲觀的情勢,而最後在做判斷時,通常是依據後者做決定,做好面對失敗的準備(最大的損失就是這個程度)。
18.從經營者的角度分析公司的財務報表 不只是看懂各類財務指標,還要能夠看出背後的管理意涵,找出公司的優勢與弱點。看懂財報的基本技巧是,不要用“讀”的,而是“找”出財報中有問題的關鍵數字。最重要的則是“比較”,因為比較與競爭是壹體兩面,不但要比較公司過去壹年的財報數字攀升或驟跌,也要比較同業競爭者或其他行業在財報上顯現的重要數字。
19.對於公司的稅務有基本的認識 我們對於自己的所得當中,有哪些可以減稅或不用報稅都會斤斤計較,對於公司也要抱持同樣的心態。
20.數字不是絕對的 數字是決算或預估的數值或假設,但不是絕對的標準。例如,我們現在都已經知道智商高的人,不見得就會是傑出的工作者,還要將其他的人格特質納入考量。因此,真正有數字力的人,不會將數字的力量無限上綱,反而更懂得數字也有其限制。