無論在手工會計還是在電算化會計中，都要根據已審核的記帳憑證登記帳薄，稱之為記帳，而反記帳則是將已經登記入帳的會計數據予以取消，使之恢復到記帳前的狀態，它是記帳的逆操作，也是電算化會計系統中才有的壹個概念。會計軟件中要不要設有反記帳功能，壹直存在激烈的爭論。因此即使會計軟件界在功能設計上借鑒成風的今天，反記帳功能卻遭遇迥異，金蝶第壹個吃了螃蟹，在其“會計風暴”中加上了反記帳功能，而用友、安易等老牌會計軟件商則不以為然，拒絕反記帳功能在其軟件上“安家”。他們認為會計數據記帳後就不能修改，唯其如此，才能保證會計信息的質量和可信度，在人們對電子會計數據能否作為審計依據還存在種種爭議的情況下，反記帳功能將更加給人以壹種不安全感。筆者認為，反記帳功能是電算化會計系統經濟業務處理結果發生錯誤時予以修正的理想方式，只要在設計時能充分考慮到其各種不足，對其使用設置嚴格的限制條件，就完全可以使其成會計軟件功能的壹部分。
—、反記帳功能的作用
反記帳功能在下述情況發生時，有著無可替代的作用：
1、大量的錯誤憑證被登記入帳 這種情況在電算化會計系統投入使用初期，尤其在試運行期間，非常容易發生。如果沒有反記帳功能，則只能編制大量的錯帳更正憑證予以更正，從而導致帳薄中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用；也不利於審計工作的進行----當審計人員查到壹筆又壹筆的錯帳時，它們也許在後續的憑證中進行了更正，這種情況大量出現時，會使審計人員對錯弊產生麻痹思想，影響審計工作的效率和查錯能力。如果有反記帳功能就可以先取消記帳，把錯誤憑證全部修正後再重新記帳，帳薄中的冗余信息就可以大大減少，帳薄信息就會簡潔明了，便於利用。
2、帳證不符 手工會計中由於會計人員的粗心，常常發生過帳錯誤，導致帳證不符，這時壹般利用劃線更正法予以更正。在電算化會計信息系統中，記帳實質是將記帳憑證庫的有關數據轉入帳簿數據庫中，而且正式過帳前要先對所記帳憑證進行平衡校驗，以保證其正確性，所以帳證壹般是相符的。但是當電算化會計系統遭受計算機病毒的侵襲，或者存放會計帳簿數據的計算機硬盤扇區遭受物理損害，或者帳簿數據庫在沒有啟動電算化會計軟件的情況下被人為非法篡改，這就完全可能導致帳證不符。無論是帳簿錯誤還是憑證錯誤，或者帳證都有錯誤，都無法象手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或赤字沖消法來更正，最好的辦法就是反記帳。如果憑證數據正確，僅僅是帳簿記錄有誤，取消錯誤的帳簿後將正確的憑證轉入過來即可；如果是憑證有誤，則不管帳簿記錄是否正確均應先取消帳簿記錄數據，再對錯誤憑證壹壹進行修改，審核無誤後重新登記入帳。
3、記帳過程意外中斷 在手工會計中，這也許不成為壹個問題，記帳人員只須隨後續接下去登記就可以了。但在電算化會計系統中，記帳是由計算機自動進行的，當意外斷電、病毒侵襲等非常事件導致記帳過程被意外中斷時，財會人員無法了解計算機到底已經登錄了多少張憑證，因而也就無法在系統恢復正常後續接下去記帳了。也許從理論上說，對計算機和會計軟件精通的人能通過查詢帳簿數據庫記錄等方法，獲知記帳過程中斷時已登記的憑證，但對普通的電算化會計人員來說，這是不現實的。而且即使獲知意外中斷時已登記的憑證數，會計軟件也不允許續接記帳，唯壹的辦法就是設置反記帳功能。對此，《會計核算基本功能規範》也規定，會計軟件“應當具有在計算機發生故障或者由於強行關機及其他原因引起內部和外部會計數據被破壞的情況下，利用現有數據恢復到最近狀態的功能”。這裏的最近狀態就是對最後壹次記帳進行反記帳後的狀態。
二、反記帳功能使用條件設計
反記帳功能顯然不是壹個常用的功能，它只有在前述特殊情況下才能使用。如果濫用反記帳功能，則不但影響會計處理的嚴肅性，也會大大增加工作量。許多人就是以此為反對在會計軟件中設計反記帳功能的理由。因此，對其使用必須嚴格限制。其限制條件至少必須包括：
1、操作者必須是得到系統管理員授權的原記帳人 在電算化會計系統中，記帳人員應對帳簿的正確性負完全責任，誰記帳有誤就只能由誰負責修正。反記帳功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯誤帳簿記錄以後重新正確記帳，從本質上講，它也是對錯帳的壹種更正行為。為了保證記帳操作的嚴肅性，避免濫用反記帳功能，操作者必須同時得到系統管理員授權才能實施反記帳。
2、只能在結帳前進行 結帳就是在本期經濟業務全部處理完畢，並被認為正確後予以封帳，使本期的經濟業務固定下來。進行結帳操作就意味著本期已經沒有經濟業務需要處理，因而不但不允許輸入本期的記帳憑證，也不允許對本期經濟業務進行記帳和反記帳。
3、只能按憑證號或日期逆序連續進行 記帳是按日期和憑證號順序進行的，只有按其逆序連續取消帳簿數據庫的記錄，才能保證重新記帳的正常進行。這就意味著，反記帳的範圍應該以帳簿數據庫的最後壹條記錄或者說是最後壹張已記帳憑證為起點，依逆序前溯定位，來確定反記帳的記錄數，而不能允許從帳簿數據庫中間任意抽取幾條記錄（不管是否是連續）作為反記帳的範圍。
三、反記帳過程的數據處理
反記帳是記帳的逆操作，從某種意義上說，它也是記帳的壹種特殊形式，因而在設計上必須將兩者結合起來考慮。在所有會計軟件中，記帳都是必備功能，根據壹般的說法，計算機記帳是將未記帳憑證庫的數據轉入到帳簿數據庫中去，所以反記帳就是將帳簿數據庫中最後的壹條或多條紀錄轉回到未記帳憑證庫中去，應該轉回的記錄就是反記帳的範圍。壹般來說，這個範圍應該由反記帳執行人員根據需要指定。但是對於記帳過程意外中斷而進行恢復到記帳前狀態這種情況，會計軟件應該提供自動定位的功能。現有會計軟件的解決方案是在每次正式記帳前先將帳薄數據內容備份到硬盤某壹固定文件中去，如本次記帳被意外中斷，則以備份文件恢復帳薄數據庫文件，由於每次備份到硬盤的文件名是固定唯壹的，所以恢復只能對最後壹次記帳進行，也只能進行壹次。而且這種備份和恢復是對月內帳薄數據的完全備份和完全恢復，如果壹個單位的經濟業務量較大時，在月度較遲時間進行記帳和反記帳，就會耗費較長的時間。為了提高效率，設想采用如下兩種方法加以解決：
1、在未記帳憑證庫中保留已記帳憑證記錄 記帳時，將記帳範圍內的憑證追加到帳簿數據庫中，但不刪除未記帳憑證庫中相應記錄，只是要對其打上記帳標識，使其在編輯、查詢未記帳憑證時能自動被過濾掉，同時每壹次記帳後都在該未記帳憑證庫打上截止標識。這樣反記帳時既可以直接按憑證日期、編號等指定範圍，也可以根據每次記帳後所做的截止標識，恢復到最後壹次或最後幾次的記帳前狀態。反記帳的實現也不再是將帳薄數據庫數據轉移到未記帳憑證庫，而是刪除帳薄數據庫的有關記錄，同時去掉未記帳憑證庫中相應記錄的已記帳標識和截止標識。在這種方式下，雖然未記帳憑證庫的記錄增加了占用硬盤空間，但省卻了每次正式記帳前的數據備份時間和備份文件占用的硬盤空間。與現行方法相比，效率更高，占用空間更少，使用則更靈活方便。
2、將未記帳憑證庫與帳薄數據庫合而為壹 ，只設置壹個統壹的記帳憑證庫 這個記帳憑證庫存放全部未記帳憑證和已記帳憑證，其結構包括兩個庫文件中的所有字段，即除了未記帳憑證填制時涉及的各個字段外，還要加上記帳標識、記帳人等。同第壹種方法壹樣，為了能恢復到最後壹次或最後幾次的記帳前狀態，還要加上壹個記帳截止標識字段，以記錄每次記帳的範圍。當需要增加、編輯或查詢未記帳憑證時，就將已打上記帳標識的記錄過濾掉；當要進行帳簿查詢或打印時，就把沒有記帳標識的記錄過濾掉。每次記帳時，在記帳範圍內的憑證記錄中填上記帳標識和記帳人姓名，並在記帳範圍的最末壹條記錄打上截止標識就可以了。這種方式下的反記帳實現更加簡單，只要將反記帳範圍內的記錄中的記帳標識、記帳人以及截止標識去掉就可。這壹方式的高效率和對空間的節約是最為理想的。但由於未記帳憑證和已記帳憑證***用壹個數據庫，使人覺得數據遭到破壞的可能性提高了。不過仔細思考起來，由於會計信息系統內的文件數以百計，僅僅將未記帳憑證庫與已記帳憑證庫（帳簿數據庫）合並所帶來的數據破壞可能性提高應該是非常有限的。