1、若有供貨商發票未到而需先付款的，應先填寫采購申請單，註明材料名稱，規格型號，數量，估計價格，金額，運費、供貨單位及付款方式(現金、支票、電匯等)，並由部門主管簽字確認，交相關部門副總經理審核落實，由財務總監審核簽字認可，並由總經理簽字同意，方可向財務部辦理借款手續並支取款項(現金或支票等);
2、采購完成後采購員應在壹周內報賬，采購員持有效單據到財務部結算，即必須附有正確及有效的票據來證實支出，收據、發票必須是正本，並加蓋對方公章，復印件、白條將不予受理，采購員采購時應盡可能要求供應商開發票(註：若不能取得收據原件應取得收據傳真並同時註明該傳真件與原件同具法律效力)，交回財務部，以便財務做賬。
第二條借款報銷流程
1、因工作需要向公司暫支借款，需先填寫借款單，借據中需標明借款日期、借款金額、借款用途及借款人本人簽字。其中借款金額大小寫須相符，且借據表面不得塗抹。舊賬未清應先核銷舊賬，否則不可以再借款。
2、借款人將填好的借據交由借款人所屬的部門經理簽字，部門經理需問明借款緣由，確認用途妥當後方可簽字審批。
3、借款人將部門經理簽字後的借據交由財務會計審核後再交相關部門副總經理確認落實，並由財務總監簽字審批，總經理簽字後視為財務部可以支付該款項。
4、財務部出納員看到簽批手續齊全的借據後，方可付款。如有壹項簽批手續不全，出納員不予支付。
5、借款人需保證在借款之日起壹周內報賬還款(出差人員則在回公司後壹周內結清，對於異地出差人員補充借款應填寫借款單，並以傳真的方式發回公司，但必須註明：原件與傳真件同具法律效力，同時必須把前期的費用報銷單據連同借款單壹並郵回公司，否則不予報銷並承擔經濟責任，另外對於營銷人員借款參照《營銷人員薪酬管理辦法及費用管理》執行，如需延長時限，應提前通知財務部，無理由的延期還款，財務部有權按每逾期1天，扣除報銷總額的5%，超2天10%，依次類推。結算方式：以現金歸還或報銷單抵扣。
第三條日常費用報銷流程
1、因工作需要購買物品，需先填寫采購申請單(辦公用品將由行政部統壹在月底統計物品種類、數量，編制月度采購計劃)，經財務總監和總經理審核同意後方可采購;
2、購買物品後需先填寫報銷單(確保提供正規發票等)，經部門經理確認、財務會計審核、財務總監審批，並由總經理簽字同意，方可向出納支取款項。
3、出差人員回公司後，出納應及時提醒、督促報銷。壹周內必須完成報銷工作。
報銷內容：按出差管理制度執行。有關請客送禮需預先報請財務總監確認，然後由總經理簽字方能實施。
報銷單填寫：寫明出差時間、報銷內容、金額等，並由部門經理簽字確認。
4、糧繁加工部的臨工工資報銷須在壹周之內呈報派工單存根聯和相應的入庫單據，以便會計審核，報銷人員持有主管部門領導簽字確認後的派工單報銷聯於每周五下午4：00後到財務部辦理支付手續。經財務會計審核，財務經理復核，由部門副總經理簽字確認並由財務總監批準落實後上報總經理簽字批準方可支付。
5、日常種子、下角料等運雜費由承運人員持有效單據到財務部經財務會計審核，財務經理簽字落實，並由財務總監簽字確認後上報總經理簽字批準方可付款。
6、報銷人將原始票據(正規發票)粘貼規整後，填制費用報銷單。費用報銷單上需寫明報銷人、報銷日期、報銷人所屬部門、報銷事由、後附單據數量及報銷金額。其中報銷金額大小寫須相符，且費用報銷單表面不得塗抹。
7、填好的費用報銷單需先交由報銷人所屬部門經理審核，部門經理應確認各項費用為應該發生，方可簽字。另外對於營銷人員費用報銷參照《營銷人員薪酬管理辦法及費用管理》執行。
8、部門經理審核簽字後，報銷人將報銷單交至財務部，由財務會計審核簽字並由財務經理簽字確認。財務部審核應本著以下原則：
(1)、審核單據粘貼是否規範，字跡有無塗抹;
(2)、審核各項費用金額大小寫是否與後附原始單據金額相符;
(3)、審核各項費用發生是否切合實際，有無虛報、多報;(參照費用報銷制度)
(4)、審核簽批手續是否齊全。
若以上三條有壹項不符合規定，財務部有權將該報銷單退還報銷人，要求其重新填寫。
9、財務會計將財務部復核後的費用報銷單，上報相關部門副總經理、財務總監及總經理簽字審批，總經理簽字後視為同意財務部付款。上報時間：每星期二、星期五。
10、會計將簽字審批手續齊全的費用報銷單交至財務部，要求出納員通知報銷人並給予付款。出納員看到審批手續齊全的費用報銷單方可向報銷人付款，同時，報銷人在領款憑證上簽字。如有壹項手續不全，出納員不予支付。報銷時間：星期二、星期五下午4：00以後。
11、其他報銷內容和要求參照相關規定。
第四條此制度未涉及事項，暫按總經理的意見核定報銷，之後由財務部對該制度進行補充及完善;
第五條本制度解釋權歸公司財務部。
原始憑證粘貼整理辦法
為了規範報賬，提高工作效率，減少臺前等候時間，也便於日後查賬，現將報賬過程中原始憑證的粘貼要求和方法介紹給大家，請來財務部報賬的同誌提前按下列要求做好相關工作。
1、票據分類。對於集中較多的同壹類型票據要先按照內容進行分類，如辦公用品、資料費、市內交通費、差旅費、設備維修費等，按照類別分別粘貼。其中差旅費的票據還應按照差旅費報銷單中的項目再次分類，單獨粘貼，附到差旅費報銷單後邊;
2、將膠水塗抹在票據左側背面，沿著粘貼紙裝訂線內側和粘貼紙的上、下、右四個邊依次均勻排開橫向粘貼，避免將票據貼出票外。裝訂線左側不要粘貼票據，不要將票據集中在粘貼紙中間粘貼，以免造成中間厚，四周薄，使憑證裝訂起來不整齊，達不到裝訂要求;
3、如果同類票據大小不壹樣，可以在同壹張粘貼紙上按照先大後小或者先小後大的順序粘貼;
4、票據比較多時可使用多張粘貼紙;
5、對於比粘貼紙大的票據或其他附件，粘貼位置也應在票據左側背面，沿裝訂線粘貼，超出部分可以按照粘貼紙大小折疊在粘貼範圍之內。