備用金是指支付給單位內部各部門或員工用於零星開支、零星采購、銷售變動或差旅費用的款項。備用金制度的實施有利於單位內各部門或工作人員積極靈活地開展業務，從而提高工作效率；同時也可以防止現金過多占用個人手中，有效控制資金占用。各單位應建立健全備用金的收取和報銷制度，加強備用金的分配和使用管理。
單位內各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要提前借用備用金時，壹般應由經理填寫借用憑證。借款憑證壹式三聯，第壹聯作為付款憑證，財務部門作為記賬依據；第二聯為結算憑證，借款期間由出納保管，報銷時作為核對依據，報銷後與報銷單壹起作為記賬憑證的附件；第三聯由借款人保管，報銷時由出納簽字，作為貸款結算和歸還的收據。經辦人在填制借款憑證時，應如實、認真地填寫借款原因、金額、日期並簽字，然後送有關領導審批，根據借款憑證編制現金支付會計憑證。對於借入的備用金，可以通過“其他應收款-備用金”賬戶進行核算。