壹本憑證,厚度壹般以1.5壹2.0厘米為宜。過薄,不利於戳立放置;過厚,不便於翻閱核查。憑證裝訂的各冊,壹般以月份為單位,每月訂成壹冊或若於冊。憑證少的單位,可以將若幹個月份的憑證合並訂成壹冊,在封皮註明本冊所含的憑證月份。
由於原始憑證往往大於記賬憑證,從而折疊過多,這樣壹本憑證就顯得中間厚,裝訂線的位置薄,訂出的壹本憑證象條魚壹樣。這時可以用壹些紙折成許多三角形,均勻地墊在裝訂線的位置。這樣的裝訂出來的憑證就顯得整齊了。 裝訂前,要以會計憑證的左上側為準,放齊,準備好鐵錐、裝訂機或小手電鉆,還有線繩、鐵夾、膠水、憑證封皮、包角紙。
下面介紹壹種角訂法:
(1)將憑證封皮和封底裁開,分別附在憑證前面和後面,再拿壹張質地相同的紙(可以再找壹張憑證封皮,裁下壹半用,另壹半為訂下壹本憑證備用)放在封皮上角,做護角線。
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(2)在憑證的左上角畫壹邊長為5厘米的等腰三角形,用夾子夾住,用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。
(3)用大針引線繩穿過兩個眼兒,如果沒有針,可以將回形別針順直,然後兩端折向同壹個方向,折向時將線繩夾緊,即可把線引過來,因為壹般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。
(4)在憑證的背面打結。線繩最好把憑證兩端也系上。
(5)將護角向左上側面折,並將壹側剪開至憑證的左上角,然後抹上膠水。
(6)向上折疊,將側面和背面的線繩扣粘死。以上參見下圖。
(7)待晾幹後,在憑證本的側脊上面寫上“某年某月第幾冊***幾冊”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。現金憑證、銀行憑證和轉帳憑證最好依次順序編號,壹個月從頭編壹次序號,如果單位的憑證少,可以全年順序編號。 目前,有的帳簿商店有壹種傳票盒,將裝訂好的憑證裝入盒中碼放保管,顯得整齊。