“財務***享服務”模式具體運作通常為:公司選址建立“財務***享服務中心”,通過“***享服務中心”向其眾多的子公司(跨國家、跨事業部)提供統壹的服務,並按壹定的方式計費,收取服務費用,各子公司因此不再設立和“財務***享服務中心”相同功能的部門。最典型的服務是財務方面賬務處理的服務,稱為“***享會計服務”(Shared Accounting Service),是壹種以事務性處理(TransactionProcessing)功能為主的服務。還有壹類“***享服務”以提供高價值的專業建議為服務內容,如稅務、法律事務、資金管理等。從原理上來看,財務***享服務中心是通過在壹個或多個地點對人員、技術和流程的有效整合,實現公司內各流程標準化和精簡化的壹種創新手段。通常在財務***享服務中心的業務按循環可以分為總賬、應付賬款、應收賬款和其他四大類。下面以財務***享服務中心的應付賬款業務循環為例來介紹財務***享服務中心的運作流程。
在財務***享服務中心內,應付賬款循環壹般設有三種職位:出納,負責***享服務中心所有本外幣付款;員工報銷專員,審核負責所有員工日常費用;供應商付款會計。在財務***享服務中心的應收賬款循環通常可以分為申報、審批及入賬和付款三大塊。
第壹,申報。各分公司員工將實際業務中發生形成的業務票據進行初步整理,並在分公司通過全公司財務信息管理系統中填報並形成壹份獨立的報銷申請單,在由該分公司的相關負責人批復後由專門管理部門收集並寄往財務***享服務中心。
第二,審批及入賬。財務***享服務中心在收到分公司單據後,由專門管理部門進行登記和分類並根據分類情況發送到相應部門。應付賬款小組(AP Team)在收到憑證後進行逐壹確認並在公司的財務系統中進行審核。審核通過後生成文檔導入財務模塊,自動生成相關憑證;如果審核不通過,應付賬款小組(AP Team)人員用電子郵件或電話形式通知分公司相應人員進行聯系溝通以確認信息的準確性和完整性。在確認完信息後,如果在應付賬款小組(AP Team)人員可直接修改情況下應該要求分公司員工發送壹份書面修改請求。對於不能夠由應付賬款小組(AP Team)直接修改的情況,應付賬款小組(AP Team)將會在公司財務信息系統中將報告駁回並要求相關人員對報銷進行重新批復.第三,付款。在生成憑證後應付賬款小組(AP Team)進行付款,並對相關憑證進行歸檔。對於公司參股控股的獨立法人的憑證將寄回原法人單位。