第壹章 總 則
壹、
會計電算化管理是會計電算化工作的重要內容，為推動集團公司會計電算化工作的健康發展，保證會計信息處理和存儲的合法、安全、準確、可靠，根據>和財政部>、財政部>、財政部>以及廣州市財政局會計電算化的有關規定，特制定本管理辦法。
二、開展會計電算化工作，是促進會計基礎工作規範化和加強財務管理水平，高經濟效益的重要手段和有效措施。各單位要把會計電算化作為提高會計工作質量和建立現代企業制度的壹項要工作來抓。
三、逐步提高會計人員的電算化操作水平，使壹部分會計人員能夠負責會計軟件的維護，並培養部分會計人員逐步掌握會計電算化數據分析工作。
四、講求效益，處理好及時更新技術設備與勤儉節約的關系，既不盲目追求最新技術和先進設備，也不忽視技術的發展趨勢，造成設備過快陳舊過時。
五、統壹應用財務管理軟件。為適應財務管理網絡化，提高企業管理水平的要，我集團公司所屬單位統壹采用“金蝶k3系統”作為財務管理軟件。並為以後與其他信息系統的聯網做好準備工作，逐步建立以會計電算化為核心的集團公司信息管理系統，做到單位內部信息資源***享，充分發揮會計電算化在經營管理中的作。
第二章 替代手工記賬驗收條件
壹、
采用電子計算機替代手工記賬，是指應用會計軟件輸入會計數據，由電子計算機對會計數據進行處理，並打印輸出會計資料。替代手工記賬是會計電算化的基本目標。
二、集團公司獲得市財政局授權成立會計電算化驗收小組，自行驗收集團公司所屬單位的會計電算化工作並報市財局會計處批準。
三、替代手工記賬的單位，應具備以下條件；
1、 配備了“金蝶k3系統”財務軟件、相應的計算機硬件及機房空調設備；
2、
配備了相應的會計電算化工作人員。所有會計從業人員必須具備會計電算化初級培訓資格，使用網絡財務軟件單位必須至少具備壹名以上會計電算化中級維護員；
3、 執行集團公司內部管理制度；
4、
“金蝶k3系統”(下稱k3系統)與原總公司自行開發的會計核算軟件(以下稱舊軟件)或手工帳表(未電算化單位)並行3個月以上，且新舊核算軟件的結果數據相壹致；如果新舊軟件核算結果不壹致，並且不壹致原因不屬人為錯誤，可由專人查明原因，並向驗收小組提供書面報告；
5、 新舊軟件並行期間，新舊軟件所有核算結果會計資料都必須裝訂成冊，作為會計檔案保存，並作為驗收的主要依據。
6、 記賬憑證類別使用統壹記賬憑證，以適應會計電算化工作的需要；
7、 提前壹周填寫廣州市財政局會計處規定的標準格式申請表向集團公司會計電算化驗收小組提出書面申請。
第三章 會計電算化崗位責任制
壹、 建立會計電算化崗位責任制，要明確每個工作崗位的職責範圍，切實做到“事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查”。
二、會計電算化崗位可設電算主管、軟件操作員、審核員、電算維護員、電算審查員、數據分析員和出納崗位、檔案管理員。
1、 電算主管：全面負責集團公司會計電算化工作，制訂電算化發展規劃、總體方案及操作人員的權限控制；
2、
軟件錄入員：編制記賬憑證，並負責記賬憑證和原始憑證等會計數據的輸入工作，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表，進行部分會計數據處理工作，要求達到會計電算化初級知識培訓的水平；
3、
審核員：負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證等)進行審核，操作會計軟件登記機內賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認；
4、
電算維護員：負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數據；對軟件所需的維護和升級負責同軟件供應商進行聯絡；對財務部門無法解決的硬件問題負責同計算機中心聯系；
5、 電算審查員：負責監督計算機及財務軟件系統的運行，防止利用計算機進行舞弊，此崗位由計算機中心和審計室有關人員兼任；
6、 數據分析員：負責對計算機的會計數據進行分析，提供有關分析資料供領導決策參考。
7、 出納：只能使用“現金管理”模塊。
8、 檔案管理員：負責財務軟件和會計資料檔案的管理。
三、各單位可根據實際情況，在不違反內部牽制制度的前提下，交叉設置各崗位，但要保持相對穩定。出納只能使用“現金管理”模塊，錄入員和審核員必須分設。
第四章 會計電算化操作管理制度
壹、 明確規定上機操作人員對財務軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼要嚴格管理，杜絕未經授權人員操作財務軟件；
二、操作人員離開機房前，應執行相應命令退出財務軟件；
三、凡需要修改財務軟件，必須書面提出修改理由、修改內容，報集團公司財務部，由財務部統壹向金蝶公司協商；
四、壹切修改操作必須在界面菜單下操作，嚴禁擅自打開數據庫強行修改。
五、審核通過或已登帳的機內憑證，系統不提供修改功能。發現已經錄入並審核通過或已登帳的記賬憑證有誤時，只能采用留有痕跡的修改。
第五章 計算機硬件管理制度
壹、
計算機硬件及機房網絡設備由具有電腦硬件基礎知識的程序員負責管理，集團公司電腦室設兼職計算機病毒監察員對整個集團公司的計算機病毒進行監測。
二、
計算機房工作時必須自覺保持清潔，不得將與工作無關的其他物品(尤其是對電腦正常工作有害的物品及易燃物品)帶入電腦機房。嚴禁在電腦機房內吸煙。嚴禁隨意拔插電腦機房的電源設備。
三、 電腦機房必須配備空調設備，保持適當的溫度、濕度環境。
四、
上機前應首先檢查電源和設備運行是否正常，如發現問題應及時報告，經過電算維護員檢查認可、才能使用。尤其是在計算機設備發生嚴重故障時，不得隨意自行檢修，應及時報告電腦室，等候檢修。
五、 限定服務器操作權，不得隨意改變服務器的設置。
六、 遇到突發性停電時，應立即退出系統、關機、關電源；
七、 下班前，必須檢查機器設備是否已關好，關切斷所有電源。
第六章 軟件和數據管理制度
壹、會計核算軟件必須有獨立的硬盤或子目錄。不得與其他軟件混淆放置；
二、計算機硬件和軟件出現故障時，電算維護員在確認有關數據已作備份後，可進行排除障礙的有關措施；如無法解決，可根據情況通知計算機中心或金蝶公司有關人員，尋求解決辦法；
三、軟件操作員根據審核通過的原始憑證編制記賬憑證並及時打印，附上原始憑證並經審核員進行二次審核正確後存放保管，以備裝訂存檔；
四、每次輸入的會計憑證都必須備份存盤，月底結賬後即應把當月會計數據備份入磁盤或光盤中儲存管理；
五、科目匯總可以分期或按月進行，其中，八欄式本期科目匯總表可替代總賬賬簿使用；
六、現金、銀行存款日記賬按月打印；其他賬簿每年打印兩次：第壹次在上半年結束後30天內打印；第二次在年度結束後45天內打印。根據實際情況，發生業務少的，可滿頁打印，但應保證每年至少打印壹次。
七、會計報表的編制、打印輸出要根據財務制度的規定設置公式編制。各種報表需經軟件操作員、審核員、電算主管簽章確認後方為正式報表。報表必須通過設定取數公式編制，不得用非正常手段進行填制；報表的數據必須與結賬結果相符，表內表間數據的勾稽關系必須正確無誤，取數公式壹經設定，必須保持不變，如需修改，需保存書面報告。
八、輸出數據未經本單位財務主管許可，嚴禁擅自攜帶外出和外借。
九、確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的修改；對磁性介質存放的數據要保存雙備份：壹份存放檔案室，壹份存放財務部；
十、對正在使用的應用會計核算軟件進行修改、升級和計算機硬件設備進行更換等工作，必須保證實際會計數據的連續和安全；由電算維護員辦理審批手續，經過電算主管和計算機中心有關負責人同意後，由電算主管、電算維護員、計算機有關人員進行監督，並要求軟件供應商協同操作；
十壹、為防止外來病毒感染，在未進行有效病毒檢測前，任何人不得使用外來磁盤在會計核算用電腦上進行任何操作。不得隨意將會計用磁盤在其他電腦上操作。
十二、會計檔案包括會計資料和會計軟件。存檔的會計檔案，要每年進行檢查、復制，防止由於磁性介質損壞而使會計檔案丟失；
第七章 附則
壹、本“管理制度”適用於集團公司正式實行會計電算化的單位。由財務部負責解釋。
二、本制度在執行時如與上級有關財務制度和會計電算化規定有出入，則以上級規定為準。
三、本制度自通過驗收之日起執行。
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