檔案管理制度可以分為三個部分來描寫，首先可以描寫建立制度的目的，第二個可以描寫具體有哪些制度，第三個可以描寫有哪些特別註意事項。
檔案管理制度範文1
壹、職責
1、公司檔案管理工作實行公司(含公司職能部門)、管理處和部門三級管理制度。
2、公司行政人事部經理、管理處經理、部門主管分別負責公司、管理處和部門檔案管理工作，分別對公司、管理處和部門工作過程中產生的文件資料及與本部門工作相關的其它文件進行管理和控制。所有檔案立卷、歸檔後分別由公司行政人事部和管理處統壹實行管理。
3、公司財務檔案由公司財務部依據相關法律法規建立和完善，其立卷、歸檔、管理工作由公司財務部經理負責管理和控制。
二、管理內容與方法
1、立卷歸檔
公司應立卷、歸檔的文件資料包括：
⑴證照資料：包括營業執照、稅務登記證、法人組織機構代碼證、收費監審證，以及公司開辦、年檢、變更等有關資料。
⑵規章制度：包括公司制定和修改的全部制度、規定、辦法、細則等。
⑶行政資料：包括公司內部文件、總公司與各管理處往來文件，公司與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批復等文件，公司與其它公司、單位和個人業務往來文件，公司發出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等。
⑷合同資料：包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產生的有關資料。
⑸工程技術資料：包括公司工程技術項目實施過程中產生的設計、施工圖紙、設備資料等。
⑹照片、聲音資料：包括反映公司發展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄像、光盤資料。
⑺其他需歸檔的文件資料。
管理處應立卷、歸檔的文件資料包括：
⑴公示資料：包括公司營業執照、稅務登記證、法人組織機構代碼證、收費監審證等有關證照資料，項目物業服務合同、管理規約、服務內容、服務標準等資料。
⑵規章制度：包括公司和管理處制定和修改的全部制度、規定、辦法、細則等。
⑶客戶資料：包括客戶綜合、匯總資料等。
⑷物業資料：包括物業項目竣工總平面圖，單體建築、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;
包括***用設施設備清單及安裝、使用和維護包阿姨那個等技術資料;
包括供水、供電、供氣、供熱、通信、有線電視等準許使用文件;
包括物業質量保修文件和物業使用說明文件;
包括物業服務所需的其它資料。
⑸服務資料：包括客戶報修、維修和回訪記錄、征求客戶物業服務建議意見記錄、住宅裝飾裝修巡查記錄、客戶繳費收費統計、記錄等客戶服務資料;
包括房屋***用部位維修養護記錄、***用設施設備巡查維護保養維修記錄、突發設備故障演練記錄等工程服務資料;
包括秩序維護各崗位詢查檢查登記記錄、安全防範監控記錄、安防設施巡查檢查記錄、車輛機動有序通行和停泊記錄、治安和安全防範突發事件應急演練記錄等秩序維護服務資料;
包括消防安全巡查檢查記錄、消防安全整改通知、消防安全控制記錄、消防安全突發事件應急演練記錄等消防安全服務資料;
包括物業公***區域清潔保潔工作記錄、清潔保潔巡查檢查記錄、清潔衛生消毒消殺記錄等清潔保潔服務資料;
包括園林綠化養護管理服務資料等。
⑹行政資料：包括公司內部文件、總公司與各管理處往來文件，管理處與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批復等文件，管理處與其它公司、單位和個人業務往來文件，管理處發出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等資料。
⑺照片、聲音資料：包括反映管理處發展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄像、光盤等資料。
⑻其他需立卷、歸檔的文件資料。
部門應立卷、歸檔的文件資料：
管理處各部門應根據管理處應立卷、歸檔的文件資料結合各自物業服務實際建立、健全和完善物業服務檔案資料，認真做好各項物業服務管理工作臺賬，並及時立卷和送交管理處歸檔管理。
部門因物業服務工作需要建立的檔案，其立卷、歸檔管理工作由各部門主管負責管理和控制。
客戶資料，包括客戶服務資料(如通知、合同、協議等)、客戶裝修資料等由客戶服務部分戶立卷和歸檔，其立卷、歸檔管理工作由客戶服務部主管負責管理和控制。
2、立卷歸檔要求
⑴各類文件應分別立卷，按年、按類裝訂成冊;
⑵文件的正文與附件、底稿等應歸案在壹起，保持檔案資料的完整性;
⑶立卷歸檔的文件應便於查找;
⑷文件有標題的，應在目錄中列上標題。無標題的，應根據文件內容擬定標題，並標上方括號以示立卷人加的標題;
⑸案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚，對破損文件應加以裱糊;
⑹照片、聲像、磁盤檔案需用文字標明內容、時間、地點。
3、檔案的使用
⑴各部門因工作需要需查閱、借閱檔案，應經查閱人、借閱人主管領導批準;
⑵查閱、借閱檔案，要填寫查閱、借閱登記簿，查閱、借閱後應及時歸還。查閱人、借閱人對所查閱、借閱的檔案應妥善保管，防止遺失、泄密和汙損，不得抽換、塗改、勾畫、拆散和轉借，不得擅自復制;
⑶外單位借閱、查閱公司檔案(含管理處檔案、部門檔案)，需經公司總經理同意。
4、檔案銷毀
⑴檔案保存期限，由公司行政人事部負責統壹管理。專業性檔案(如財務檔案、工程技術檔案、客戶檔案等)的保存期限按照國家有關制度執行;
⑵對超過保存期限、失去保存價值的檔案，由檔案管理部門負責人提出銷毀申請，報公司總經理批準;
⑶銷毀檔案時，應認真清點，由2名以上監銷人員監銷。監銷人員由公司行政人事部經理指定。銷毀後，由銷毀經辦人和監銷人員在銷毀記錄上簽字;
⑷對已銷毀文件，應制定目錄清冊存檔。
5、檔案管理
⑴公司、管理處應建立檔案登記、統計制度。檔案收進移出、銷毀必須在流水帳簿上登記;
⑵檔案管理人員離職或調職，必須與接任人員辦理移交手續;
⑶檔案管理人員對保存的檔案應根據需要進行全面或重點檢查，平時註意檔案的保存情況，發現問題，及時報告解決;
⑷檔案管理應註意防火、防黴、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應註意防病毒、防磁、防潮、防擠壓，並註意溫度適宜;
⑸立卷的檔案應分類放入檔案盒存放。
6、檔案移交
⑴由部門負責管理的檔案不移交，公司行政人事部、管理處定期對部門負責管理和控制的檔案進行檢查;
⑵由部門負責按年度立卷、歸檔的檔案資料，部門應在每個自然年度結束後1個月內，將立卷、歸檔的檔案資料交該檔案管理部門管理和控制;
⑶負責管理、控制和保管檔案的員工離職或調離工作崗位時，應將有關檔案資料按要求整組卷後，與行政人事部負責人、部門負責人壹同進行檔案移交，移交給本部門負責人或接崗人;
⑷檔案移交時，移交人應填寫移交清單壹式三份，交接雙方按清單核對交接，並在移交清單上簽字。移交清單由移交人、接交人、公司行政人事部或管理處各執壹份。
三、責任
員工違反檔案管理制度有下列行為之壹者，公司視情節輕重依據《員工手冊》給予處罰：
1、損壞、丟失公司檔案的;
2、擅自提供、銷毀公司檔案的;
3、塗改、偽造檔案的;
4、不按制度立卷、歸檔或不按期移交檔案的;
5、檔案管理人員玩忽職守，造成公司檔案損、損毀的;
6、其它嚴重影響檔案立卷、歸檔和管理的。
檔案管理制度範文 2
為進壹步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《幹部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：
本辦法適用於我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位壹把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事幹部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，並保證人員相對穩定。
檔案工作應遵循五大原則，即黨管幹部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規範，方便利用、安全保密。
各單位人事幹部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規範，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。
壹、檔案內容
檔案材料主要涉及幹部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：壹是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級並行、出國(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。
收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔範圍，確保收集材料填寫規範、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。
經鑒別，符合歸檔範圍的材料自材料形成之日起壹個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批準後方可復印。
查(借)閱檔案壹般要求2名以上***產黨員按程序申請，
由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什麽材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案壹般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。
查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意後，報檔案室分管領導審批，人事幹部持本人二代身份證及審批後的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料介紹信查檔。
臨猗縣人力資源和社會保障局
2019年7月11日
檔案管理制度範文3
壹、文書類
1.黨群組織工作文件材料
1.1本村黨組織(黨委、黨總支、黨支部)委員會會議記錄、黨員大會會議記錄、村“兩委”聯席(班子)會議記錄永久
1.2本村黨組織年度工作計劃、總結等材料永久
1.3本村黨組織關於機構設置、撤並、名稱更改、啟用和廢止印章的請示，上級批復、通知、決定等材料永久
1.4本村黨務幹部任免、分工、考察、獎懲等材料永久
1.5本村黨組織換屆選舉候選人的請示、批復和換屆選舉工作的通知、議程、報告、領導人講話、大會發言、選舉辦法、選舉結果、決議、上級批復等材料永久
1.6本村黨員教育培訓、組織活動、黨性分析、民主評議等方面的計劃、總結、會議(活動)記錄、請示及上級的批復永久
1.7本村發展新黨員，黨員轉正、延期、退黨，處置不合格黨員等方面的材料永久
1.8本村執行上級黨組織工作的決定、紀要、報告等材料
(1)重要的永久
(2)壹般的30年
1.9本村黨組織、黨員名冊和年報表永久
1.10本村黨組織關系介紹信、通知書存根永久
1.11本村黨員交納黨費的清單、票據等永久
1.12本村先進集體、先進個人登記表，審批表，名冊及各種事跡材料
(1)受到縣級(含)以上表彰、獎勵的永久
(2)受到縣級以下表彰、獎勵的 30年
1.13本村黨員違法違紀的有關材料，處理意見和上級決定、批復等材料
(1)受到警告(不含)以上處分的永久
(2)受到警告處分的30年
1.14本村紀檢、黨風廉政工作的計劃、總結、報告等材料30年
1.15本村開展政治思想、形勢教育、精神文明建設工作的計劃、總結等有關材料10年
1.16本村***青團組織發展、換屆選舉材料，團員名冊、組織關系介紹信及存根、團費繳納、年度統計表等材料永久
1.17本村團代會通知、議程、代表名單、開幕詞、報告、決定、選舉結果、閉幕詞等材料永久
1.18本村團組織、團員獲得表彰獎勵及違法違紀受到處分的請示、報告、批復等材料永久
1.19本村工會年度工作計劃、總結，工會代表大會的通知、名單、議程、開幕詞、報告、決議、閉幕詞、選舉結果等材料永久
1.20本村工會幹部任免的請示、批復，會議記錄，工會幹部、會員名冊及統計年報表等材料永久
1.21本村婦代會換屆選舉等材料永久
1.22本村計劃生育工作年度計劃、總結、統計表等材料永久
1.23本村獨生子女證申請表，育齡婦女生育多胎的申請表、審批表及超生調查報告、匯報、處罰決定等材料永久
1.24本村村民婚姻狀況證明存根等材料永久
1.25本村五好家庭、敬老愛幼模範、文明戶、好婆婆、好媳婦等評選活動的材料30年
1.26上級發布的本村民兵工作需要執行的文件材料10年
1.27本村普通民兵、基幹民兵登記表和花名冊永久
1.28本村兵役登記材料，現役軍人、退伍軍人情況登記表永久
2.村務管理文件材料
2.1本村村委會會議記錄、紀要、決議等材料永久
2.2本村村委會年度工作計劃、總結等材料永久
2.3本村村史、組織沿革、大事記等材料永久
2.4本村村委會換屆選舉工作的通知、選票、選舉結果、幹部任免等材料永久
2.5本村各類工作的請示、報告、匯報及上級的批復等材料
(1)重要的永久
(2)壹般的30年
2.6本村幹部、村民名冊，村辦股份公司股民名冊、各類技術人員名冊等永久
2.7 本村幹部的招聘、錄用、定級、調配、人員任免、離退、調動介紹信存根、工資表，農業村級協管員的聘書、合同或協議等材料永久
2.8本村和村內機構設置、更名、撤並及行政區劃與隸屬關系的變化，啟用、廢止印章等材料永久
2.9本村關於年終分配方案、工資福利、勞動保護的各種文件材料和參加社會養老保險人員名冊永久
2.10本村幹部、職工工資單及年終收益分配審批表、歸戶結算表等材料永久
2.11本村關於房屋拆遷、土地征用、村民房產、地產等材料，相關人員名冊等永久
2.12本村的村規民約等各種規章制度材料永久
2.13本村各種年度統計報表(包括農副工業生產年報，收益分配報表，土地、人口、戶數等基本情況統計表等材料)永久
2.14本村各種保險材料、綜合治理、安全生產承包責任和各種案件、民事糾紛的調解協議、處理決定等材料永久
2.15本村信訪信件處理結果等材料
(1)有領導重要批示及處理結果的永久
(2)有處理結果的30年
(3)沒有處理結果的10年
2.16本村擁軍優屬、優撫救助等材料30年
2.17本村開展教育、衛生、合作醫療等工作的材料永久
2.18本村規劃、經濟建設及重大決策等材料永久
2.19本村公***設施管理、維修維護的材料永久
2.20本村生產管理、企業管理的年度工作計劃及總結和重大決策等材料永久
2.21本村財務管理的年度計劃、總結，有關財務審計情況材料永久
2.22本村工業、農業等相關稅收征收清冊和納稅變動情況等材料永久
2.23本村各種經濟、人口普查統計表永久
2.24本村重大事故事件登記材料，調查處理意見、情況報告及善後工作中形成的材料永久
2.25本村創建文明小區、愛國衛生工作形成的材料30年
2.26 本村農業村級協管事項公開、協查工作記錄等材料30年
3.村級集體經濟組織經營管理文件材料
3.1本村經營管理中長期規劃和專項發展計劃等材料永久
3.2本村企業發展重大經營決策方案、規劃永久
3.3本村企業董事會會議記錄、紀要、決議等材料永久
3.4本村企業負責人對企業承包、租賃、任期目標責任等材料永久
3.5本村企業改制、轉制等各種法律證書等材料永久
3.6本村企業歷史沿革、大事記等材料永久
3.7本村集體經濟組織、所屬各企業年度工作計劃、總結等材料永久
3.8本村企業的設置、撤並、名稱更改、啟用和廢止印章的請示、批復、通知等材料永久
3.9本村及所屬各企業的產權文件、土地使用證，各種集體財產合同、協議、委任書、公證書等法律文本、證書材料永久
3.10本村集體經濟組織章程，換屆選舉工作的通知、選舉結果等材料永久
3.11本村集體經濟組織成員(股東)名冊、股權登記簿永久
3.12 本村新辦公司、企業項目的申請和批復及可行性報告、章程、合同、驗資、營業執照等材料永久
3.13本村有關工商企業管理執照的申報、登記、批復以及違章違法被處理，經營不善歇業、破產等材料永久
3.14本村企業年度各種統計報表及經濟分析等材料永久
3.15本村有關物資供銷工作的合同、協議等材料30年
3.16本村有關經營活動的爭議、索賠、判決等材料永久
3.17本村企業合資、獨資、聯營招商的合同、協議等材料永久
3.18本村企業年度經營、銷售統計等報表
(1)重要的永久
(2)壹般的10年
3.19本村企業工資計劃、工資總額、獎懲、年終分配方案等表冊永久
3.20本村企業物資管理、安全生產檢查、整改措施執行情況等材料永久
3.21本村企業環境保護等材料永久
3.22本村企業有關產品標準、國際質量認證等材料永久
3.23本村企業有關資產評估，資金、價格管理的審查、驗證材料永久
3.24本村企業有關經營、審計活動中形成的各項證明和結論材料永久
3.25本村有關產品市場調查、宣傳、廣告和用戶服務等材料30年
3.26本村有關產品銷售等活動中形成的材料30年
3.27本村各類農業普查材料永久
3.28本村農作物規劃布局，糧、棉、油多種經營實種面積、產量以及采、購、留、分配等材料永久
3.29本村科學種植、科學飼養的經驗總結及原始記錄永久
3.30本村“星火”“豐收”“火炬”計劃項目的申報、驗收材料永久
3.31本村農業植保、農機管理、水利建設等材料永久
3.32本村副業生產及上交任務的指標(畜、禽、蛋、魚、菌菇等)以及各項任務完成情況、年報、統計表等材料永久
3.33本村村辦副業項目材料30年
3.34本村關於土地批租、出讓、租賃有關材料永久
3.35本村農村集體產權制度改革實施方案、工作計劃、總結、匯報材料永久
3.36本村成立的農村集體產權制度改革工作領導小組、理事會、監事會等機構及組成人員名單永久
3.37本村農村集體產權制度改革工作領導小組、理事會、監事會工作職責及工作制度30年
3.38本村研究農村集體產權制度改革工作所形成的會議記錄、紀要、決議永久
3.39通過協商、招標、掛牌、拍賣等方式流轉農村土地承包經營權的文件材料永久
3.40農村集體產權制度改革的動員會、宣傳、培訓，上級領導檢查等形成的文件材料10年
3.41農村耕地保護、土地承包經營權、集體建設用地使用權臺賬永久
3.42集體土地調查材料及統計表永久
3.43農村集體土地所有權、農村建設用地使用權、村民宅基地使用權等相關確權、登記、頒證的文件材料永久
3.44農村土地承包經營權登記申請書、變更登記申請書、登記簿、核準文件永久
3.45農村土地承包經營權流轉備案申請書、登記表和備案證明等材料永久
3.46農村土地承包經營權確權登記方案、登記冊、花名冊及審核材料永久
3.47農村土地使用權確權登記註冊情況公告、註冊表永久
3.48農村土地承包合同、土地承包經營權流轉合同、耕地保護合同永久
二、基建項目類
1.項目建議書、申請、報告及批復等材料永久
2.可行性研究報告、論證意見、項目評估、調查報告等材料永久
3.項目設計任務書、計劃任務書或立項報告、批復等材料永久
4.基建項目的會議記錄等材料永久
5.地質勘探合同、報告、記錄、說明等材料永久
6.征用土地移民申請、報告、批復、通知、許可證、使用證、用地範圍等材料永久
7.工程建設執照、防火、環保、防疫等審核通知單長期
8.工程建設招投標文件、會議紀要等材料長期
9.工程初步設計圖紙、概算、設計合同等材料長期
10.施工設計、說明、總平面圖、建設施工圖、給排水圖等專業圖紙長期
11.施工合同、協議，施工預決算，圖紙會審紀要、技術核定單、工程更改、材料代用、原材料質保書和全套竣工圖等材料永久
12.施工監理文件材料長期
13.水電安裝合同、協議，施工預決算，技術交底，圖紙會審，材料出廠證明和竣工圖等材料永久
14.項目竣工驗收申請、批復，消防、環保、防疫、檔案等驗收記錄，基建財務結、決算，項目審計，項目竣工驗收證書等材料永久
三、設施設備類
1.設備儀器購置可行性研究報告、申請、批復和購置儀器資金申請、批復等材料長期
2.設施設備招投標文件、設備采購合同、購買協議等材料長期
3.設備儀器開箱驗收記錄、使用說明書、操作手冊、合格證、裝箱清單等材料長期
4.設備儀器安裝調試記錄、驗收報告、操作保養規定等材料長期
5.設備儀器運行、檢修、保養、事故處理等記錄材料長期
6.設施設備技術改造、升級改裝、革新改進等文件材料長期
7.設備儀器報廢申請、批復、證明等材料長期
四、會計類
1.各類會計原始憑證、記賬憑證、匯總憑證30年
2.會計賬簿類
2.1銀行日記賬、現金日記賬30年
2.2總賬、明細賬、輔助賬簿30年
3.會計報表類
3.1年度財務報表永久
3.2年度財務決算表永久
3.3月、季度財務報表10年
4.其他類
4.1會計檔案移交清冊永久
4.2會計檔案保管清冊永久
4.3會計檔案銷毀清冊永久
五、照片類
1.上級領導來村視察、檢查工作的照片永久
2.國際友人、專家、學者等知名人士前來活動的照片永久
3.本村委會各種會議、重要活動形成的照片永久
4.本村委會各種產品、獎狀、證書、獎杯、錦旗等的拍攝照片永久
5.反映村容、廠貌、市政項目建設等的照片永久
6.新聞媒體刊登的反映本村情況的照片永久
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