借出款項時，出納應保管並歸還借款人聯和會計結算聯，在會計憑證聯上簽字，交給會計記賬。
借:其他應收款-職工。
貸款:現金/銀行存款
借款人報銷沖抵時，出納將借款人聯退還給報銷人，並將會計結算聯和報銷單交會計記賬。
1)如果報銷金額等於貸款金額，
借:某些費用等。
貸款:其他應收款-員工。
2)如果償還金額大於貸款金額，
借:某些費用等。
貸款:其他應收款-員工。
現金/銀行存款
3)如果報銷金額小於貸款金額，報銷人需要將差額返還給出納，出納才能將返還款發送給報銷人。但不需要出納給還款人開具差額收據，因為還給借款人已經證明貸款已經完全消滅。
借方:壹定的費用。
現金
貸:其他應收款