根據《檔案法》和《關於加強社會主義新農村建設檔案工作的意見的通知》，為確保村(公司)黨支部、村委會、經濟組織、婦聯、團支部、民兵、計劃生育、村務公開等工作中形成的文件材料按要求完整、準確歸檔，提高歸檔文件質量，為國家和集體積累完整、合理的檔案史料，以適應各項工作。
壹、備案範圍
1.村裏各項工作中形成的，對今後工作有參考和利用價值的文件材料、設備檔案、獎章、印章、照片、錄音、錄像、軟盤、書籍等。
2、市、區、街道下發的正式文件。
3.與本單位密切相關或需要從區、街道落實的政策文件及相關材料。
4、村計劃、總結、報告、請示、花名冊、統計表。
二、備案時間
1.文件檔案:每年10月1至3月31，各口岸對上壹年度應歸檔的文件材料進行初步整理，交村綜合檔案室統壹歸檔。
2、會計檔案:根據財務制度規定的歸檔要求；當年會計檔案年底歸檔，由財務室暫保管1年。到期後進行登記，移交綜合檔案室保管。
3.基建檔案:工程竣工驗收後，由項目負責人歸檔，移交檔案館保管。
4.設備檔案:設備開箱後，將收集材料交檔案員歸檔。
5.聲像檔案:部門形成後，經理會附上書面說明，移交檔案保存。
6.實物檔案:印章停止使用後應保存在檔案中。
7.電子檔案:列為電子檔案的磁盤、光盤，由各部門復制，交檔案館保管。
8.資料:各網點根據工作需要，進行盤點，交檔案室保管。
三、備案要求
1.歸檔的文件材料應當字跡工整、內容完整、真實、數據準確、圖案清晰，使用碳素墨水、藍黑色墨水或墨水筆書寫；
2、嚴格按照標準化分類立卷的要求，立卷、分類是否科學合理，文件標題是否準確簡潔，反映卷內文件材料的完整內容。案卷封面應當用毛筆或鋼筆書寫或印刷，做到整潔美觀。
3.村綜合檔案室對各口文件材料的歸檔進行監督和指導，各口負責人應積極配合兼職檔案員做好檔案材料的收集和整理工作。
4.檔案移交時，必須編制移交清單壹式兩份，移交人和接收人雙方簽字生效，雙方各執壹份。