壹般單位或企業的檔案分類是根據產品檔案的內容、性質和形成特點，將壹定範圍的產品檔案劃分為不同的類別和層次，從而形成具有壹定隸屬關系和平行關系的不同層次的產品檔案保管體系。今天我分享的是如何編檔號，希望對大家有所幫助。
先做壹個文件編碼方案，保存好，方便後續的人查詢了解使用。
不同的公司有不同的編碼方案，妳可以自己做。
時間分類編碼
對於壹個文件來說，最重要的是反映它的屬性。壹是按時間編碼，比如20170224，就是文件形成的時間。同時可以在後綴中加入A、B、C等字符進行區分。
事件編碼
根據事件屬性做壹個主代碼作為代碼開頭，比如策劃部文件代碼是Q，市場部代碼是S，那麽會議代碼是H，活動代碼是d，代碼合成後s D就是市場部活動。
文件編號編碼
根據文件的編號和生成順序進行編碼，如0001和0002。估計壹下文件總數，再做壹個就行了。
根據時間的特殊屬性進行編碼，如文件、視頻、圖片等。
參考表格是文件的總目錄。
案例代碼Qh-2020-0224-01-a的解釋是2000年2月24日企劃部做的會議的文本備份。如果太長，可以縮短，比如2020縮寫為20。
需要註意的事項
註意保存編碼方案。
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什麽是文件歸檔？
檔案立卷是指立卷單位在職能活動中形成的各種紙質文件材料，應當作為文件材料歸檔保存。遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同的價值，便於保管和利用。
中國排序規則
範圍
本標準規定了歸檔的原則和方法。
本標準適用於各級機關、團體和其他社會組織。
定義
本標準采用以下定義。
2.1歸檔文件
DA/T22-2000中華人民共和國國家檔案局批準實施2001-01-01。
2.2歸檔
以件為單位對歸檔文件進行裝訂、整理、編排、編號、編目和裝箱，使之有序的過程。
2.3件
歸檔文件的組織。壹般每份文件為壹張，文件正本和定稿為壹張，正文和附件為壹張，正本和副本為壹張，轉發文件和被轉發文件為壹張，報告、花名冊、圖集等書籍為壹張，溝通和回復可以為壹張。
排列原則
壹般每個文檔是壹張，原稿和最終文檔是壹張。
質量要求
4.1歸檔文件應完整。破損的文件要修整，字跡模糊或容易變質的文件要復印。
4.2歸檔文件所用的文字材料、紙張和裝訂材料應符合文件保護的要求。
整理法
5.1綁定
歸檔文件應逐件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前面，附件在後面；原件在前面，復印件在後面；轉發的文字在前，轉發的文字在後；當通信和回復被視為壹體時，回復在前，通信在後。
5.2分類
歸檔文件可按年份-機構(問題)-保管期限或保管期限-年份-機構(問題)等方法分類。同壹宗族應保持分類方案的穩定性。
5.2.1年度分類
將文件按年度分類。
5.2.2按儲存期分類
根據指定的保存期限對文件進行分類。
5.2.3按機構分類(問題)
將文檔按其形成或組織(問題)進行分類(此項可根據情況選擇)。
5.3安排
應根據主題的時間和重要性，將歸檔文件排列在分類方案的最低類別中。會議文件、統計報表等成套文件可以集中整理。
5.4編號
歸檔文件應按分類方案和排列順序逐壹編號，並在文件首頁上方空白處加蓋歸檔印章，填寫相關內容。備案章設置宗族號、年份、保管期限、零件號等必備項，也可以設置機構(問題)等選項。(見圖A1。圖中“*”列是可選的，未選中時無需設置。下同)。
5.4.1族號:檔案館為歸檔單位編制的代號。
5.4.2年份:文件形成的年份，用四位阿拉伯數字表示年份和年份，如1978。
5.4.3保存期:歸檔文件保存期的簡稱或代碼。
5.4.4零件號:文件的順序號。
件號包括室件號和館件號，分別在歸檔文件和檔案移交圖書館時編制。房間零件號的編制方法是:在分類方案的最低類別內，按文件排列順序從“1”開始標記。根據入庫要求標註庫的零件號。
5.4.5機構(問題):作為分類方案類別的機構(問題)名稱或規範化簡稱。
5.5編目
歸檔文件應按分類方案和房號順序編制。
5.5.1歸檔文件應逐壹編目。當來文和答復被視為壹體時，只對答復進行分類。設置項目，如零件號、負責人、文件號、標題、日期、頁數、備註等。在存檔文件目錄中。
5.5.1.1零件號:填寫房間零件號。
5.5.1.2負責人:簽發文件的組織或個人，即文件的簽發機關或簽發人。
5.5.1.3單據號:單據號。
5.5.1.4標題:文件標題。如果沒有標題或者標題不規範，可以自己擬定標題，加上“[]”。
5.5.1.5日期:文件形成時間，用8位阿拉伯數字標註，如1990909。
5.5.1.6頁:每個歸檔文件的頁數。文檔中有圖文的頁面為壹頁。
5.5.1.7備註:註釋文件中需要說明的信息。
5.5.2歸檔文件目錄用紙尺寸采用國際標準A4紙(長×寬為297mm×210mm)。
5.5.3歸檔文件目錄應裝訂成冊，並編制封面。可以根據需要設置檔案目錄封面的名稱、年份、保管期限、機構(問題)等項目(見圖A3)。其中，全案名稱為立案單位名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。
5.6拳擊
將歸檔文件按房號順序放入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊和參考表項目。
5.6.1文件箱
5.6.1.1檔案盒的封面應標明所有案件的名稱。文件盒整體尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可設置為20mm、30mm、40mm等。根據需要。(見圖A4(a))。
5.6.1.2檔案箱應提供全宗號、年份、保管期限、起止部位號、箱號等必要項目。根據不同的放置方法，在書脊或框的底邊上，並且可以設置機構(問題)和其他選項。其中，起止零件號填寫框內第壹個文件和最後壹個文件的零件號，中間用“-”號連接；箱號是檔案箱的順序號，是在檔案移交圖書館時，根據入庫要求編制的。
5.6.1.3文件盒應由無酸紙制成。
5.6.2制備形式
參考表放在箱內文件的後面，項目包括箱內文件的說明、組織者、檢查者和日期(見圖A5)。
5.6.2.1箱內文件說明:填寫箱內文件的缺陷、修改、補充、刪除、銷毀等信息。
5.6.2.2組織者:負責組織歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3檢查員:負責檢查歸檔文件質量的人員姓名。
5.6.2.4日期:歸檔文件完成的日期。
儲存期規定
(65438+2006年2月
第壹
為了便於各級黨政機關和人民團體(以下簡稱機關)正確界定文件材料的歸檔範圍，準確劃分檔案保管期限，使所保管的檔案既能反映機關的主要職能和活動，又能保持其歷史風貌，便於保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。
第二
本規定中的機關文件材料是指機關在工作活動過程中形成的各種類別和載體的歷史記錄。
文章
機關文件材料的歸檔範圍是:
(壹)反映本機關主要職能和活動、基本歷史面貌，對本機關工作、國家建設和歷史研究有利用價值的文件和資料；
(二)機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益方面具有憑證價值的文件材料；
(三)上級機關和本級機關需要本機關執行的文件、資料；下級機關報送的重要文件和材料；
(四)對本機關工作有參考價值的其他文件和資料。
第四條
不歸檔的機關文件材料的範圍是:
(壹)上級機關的文件、資料中，不需要上級機關辦理的文件、資料，機關非工作人員任免、獎懲的文件、資料，工作參考筆錄；
(二)本機關文件材料中的復制件，無參考價值的事務性、臨時性文件，壹般性文件的歷次修改、校對稿；沒有特殊保存價值的信封、不需要辦理的普通群眾來信和電話記錄、機關內部相互抄送的文件和資料、機關負責人兼任其他單位職務形成的與本機關無關的文件和資料、與工作參考有關的文件和資料；
(三)本級機關的文件和資料，不需要執行，也不需要復印；
(四)下級機關的文件、資料中，可供參考的情況介紹和反映，以及復制或抄錄的文件、資料。
第五條
凡屬本機關歸檔範圍內的文件材料，必須按照有關規定向本機關檔案工作主管部門移交，實行集中統壹管理。任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
第六條
辦公文件和檔案的保存期限設置為永久和固定。定期壹般分為30年和10年。
第七條
永久保管的文件和檔案主要包括:
(壹)本機關制定的法規和政策文件；
(二)本機關召開重要會議和重大活動形成的主要文件材料；
(三)本機關在職能活動中形成的重要業務文件和資料；
(四)本機關對重要問題的請示和上級機關的批準、指示，重要報告、總結和綜合統計報表；
(五)機關事業單位沿革、人事任免等文件材料；
(六)房屋買賣、土地征用、重要合同協議、資產登記等文件材料；
(七)上級機關發布的屬於本機關業務主管的重要文件和資料；
(八)本級機關和下級機關關於重要業務問題的來信和請求，以及本機關的答復和回復。
第八條
定期保存的文件和檔案主要包括:
(壹)本機關職能活動中形成的壹般性業務文書；
(二)本機關召開會議、開展活動形成的壹般性文件材料；
(三)本機關人事管理工作形成的壹般性文件；
(四)本機關的總務管理文件；
(五)本機關對壹般性問題的請示和上級機關的批準、指示，壹般性工作報告、總結、統計報表等。；
(六)主管本機關業務的上級機關下發的壹般性文件和資料；
(七)上級機關和本級機關下發的與本機關業務無關但應執行的文件和資料；
(八)本級機關和下級機關關於壹般性業務問題的函件、請示，本機關的答復、批復等文件和資料；
(九)下級機關報送的年度或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件。
第九條
機關形成的人事、基建、會計等專項文件材料的歸檔範圍和歸檔期限，按照國家有關規定執行。
第十條
機關歸檔的電子文件的元數據和背景信息應當相應歸檔。
機關應當歸檔紙質文件。如有文件、底稿、文件處理單等，應與文件原件、最終件壹並歸檔。
第十壹條
機關聯席會議和聯合行文形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關歸檔相應的復印件或者其他形式的復印件。
第十二條
各機關應當根據本規定，結合自身職能和各部門工作實際；編制本機關文件材料歸檔範圍和文件檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審核批準後實施。
有垂直領導關系的中央和國家機關應當根據本規定，結合本系統工作實際，編制本系統文件材料歸檔範圍和文件材料保管期限，經國家檔案局審核批準後實施。
第十三條
編制本機關或本系統文件材料歸檔範圍和歸檔期限表時，要綜合分析和認定本機關或本系統文件材料的實際和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔範圍和劃分歸檔期限。
第十四條
本規定適用於各級黨政機關和人民團體。軍隊系統、民主黨派、企事業單位可參照執行。
第十五條
本規定自發布之日起施行；1987《國家檔案局關於政府機關檔案保管期限的規定》和《政府機關文件材料歸檔和不歸檔範圍》同時廢止。
附件:文件檔案保管期限表
1本級黨代會、人代會、政協、工會、* *團委、婦聯的文件材料。
1.1請示、答復、通知、清單、議程、報告、領導講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議紀要等文件(永久)。
1.2大會發言、人大代表建議和意見、人大代表建議和答復、CPPCC委員建議和辦理結果、簡報和快報(永久)
1.3重要賀信電報、籌備工作和選舉過程中形成的文件、小組會議紀要、會務組織計劃和總結等文件材料(30年)。
1.4討論失敗的文檔(10)
2.黨委、人大、政協、紀委、常委會、執委、主席團、婦聯委員會、工會、政府常務會議的文件材料。
2.1公告、決議、決定、記錄和會議記錄；議程、領導人講話、討論通過的文件、與會人員名單(永久)
2.2討論未通過的文件(10)
3.本機關(常設)黨組(或黨委制黨委)會議及行政辦公會議紀要。
4.本機關召開的工作會議和專題會議的文件材料。
4.1請示、答復、通知、清單、時間表、報告、講話、總結、決議、決定、紀要(永久)
4.2典型材料、代表講話材料、交流材料和簡報(30年)
5 .機關聯席會議的文件和材料
5.1由本機關主辦
5.1.1請示、答復、通知、清單、附表、報告、摘要、決議、決定、紀要(永久)
5.2本機關是協辦單位。
5.2.1 '指示、答復、通知、清單、時間表、報告、講話、總結、決議、決定和會議記錄的副本或復印件(30年)
5.2.2典型材料、代表發言、交流材料、簡報的復印件或復制件(10年)
本機關承辦的國際會議、大型展覽和博覽會的文件和資料。
6.1請示、回復、申辦、組織組委會主要活動、議程、名單、主報告(原文及譯文)、輔報告(原文及譯文)、祝賀、上級領導題詞及講話、會徽設計(永久)。
6.2代表的發言材料、交流材料、簡報和新聞報道(30年)
6.3委員會、分會和學術會議的討論記錄、會議代表登記表和接待安排(10年)
7 .上級機關和領導對本地區和本單位工作進行檢查和視察時形成的文件。
7.1重要(永久)
7.2總則(30年)
7.3地方當局工作報告(30年)
8 .本機關的業務文件和資料
8.1本機關制定的政策、法規和壹般性業務文件，中長期規劃、綱要等文件(永久性)。
8.2本機關的要求和上級機關的答復和指示。
8.2.1(永久)重要業務問題
8.2.2壹般商業問題(30年)
8.3本級機關和下級機關的來信和請求，本機關的答復和答復等文件材料。
8.3.1(永久)重要業務問題
8.3.2壹般商業問題(30年)
8.4本機關代上級機關起草和通過的重要規範性文件和專項業務文件的終稿(30年)
8.5.1由本機關主辦
8.5.1.1(永久的)重要業務問題
8.5.1.2壹般商業問題(30年)
8.5.2該機構是協辦機構。
8.5.2.1重要商業問題(30年)
8.5.2.2的壹般商業問題(10年)
8.6本機關編輯和編寫的文件和資料
8.6.1大事記、組織沿革等。(永久)
8.6.2簡報、情況報告、工作信息等。(10年)
8.7行政管理和執法活動中形成的文件材料
8.7.1行政管理制度、程序和規定等文件和資料(永久)
8.7.2執法檢查總結、通報、整改通知等。(永久)
8.7.3審批、審核等文件材料在行政管理中形成。
8.7.3.1固定資產投資審批(核準)、管理驗收(評估)和科技計劃(永久)等文件材料
8.7.3.2房地產和自然資源所有權和使用權的確認文件和資料(永久)
在8.7.3.3有效期超過20年(包括20年)或沒有註明有效期的許可證；許可證、資質證書、資格證書等審批和管理文件。(永久)
8.7.3.4有效期不滿20年(30年)的許可證、執照、資質證書、資格證書審批和管理的文件材料
8.7.4歸檔行政管理中形成的文件材料(10年)
8.7.5行政處罰、處罰、復議和國家賠償工作中形成的文件材料。
重要的(永久的)
8.7.5.2平均值(30年)
8.8計劃、總結、統計、調查等文件和資料。
8.8.1年度及以上計劃、總結和統計資料(永久)
8.8.2以後年份(10年)的計劃、總結和統計資料
8.8.3重要職能活動總結和重要課題調查材料(永久)
8.8.4壹般活動總結和壹般問題調查材料(10年)
8.9出國或出訪、出席國際會議、接待來訪等外事活動形成的文件材料。
8.9.1公報、簽署的協議、協議、備忘錄、重要會議記錄、紀要等。(永久)
8.9.2出國審批程序、實施時間表、考察報告、會議紀要(30年)
9.本機關機構設置、幹部人事、黨、團、紀檢、工會、安全、信訪等方面的文件材料。
9.1機構設置、機構合並、名稱變更、機構章程、人員編制、印章啟用和失效(永久)等文件材料
9.2人事工作制度、規定、辦法等文件(30年)
9.3人事任免文件(永久)
9.4先進單位、勞動模範和先進工作者的文件材料
9.4.1縣級以上表彰獎勵(永久)
9.4.2獲得縣級以下表彰獎勵的人員(30年)
9.5、對本機關相關人員的處罰。
9.5.1給出警告(不含)或以上(永久)
9.5.2受到警告處罰(30年)
9.6員工招聘、錄用、調薪、定級、停薪留職、辭職、退休、死亡、養老金(永久)等文件和資料
9.7人員考核、職稱評定文件和材料(永久)
9.8員工調動(永久)的行政、工資、黨組織關系介紹信及存根
9.9工作人員名冊(永久)
9.10黨、團、工會工作活動中形成的文件材料
9.10.1工作報告和總結，換屆選舉結果(永久)
9.10.2重要專項活動報告和總結(永久)
9.10.3黨員、工會會員名單，批準加入黨組、工會組織的文件材料(永久)
9.10.4情況匯報、工作簡報(10)
9.11紀檢監察中形成的綜合舉報和調查材料。
9.11.1重要(永久)
9.11.2壹般(30年)
9.12安全部門安全檢查和調查記錄(10年)
9.13本機關處理人民來信來訪的文件材料。
9.13.1(永久)有領導重要批示和處理結果。
9.13.2其他治療結果(30年)
10本機關事務管理的文件材料
10.1房地產和土地所有權和使用權文件(永久)
10.2與相關單位簽訂的合同、協議、協定、議定書等文件材料。
重要信息(永久)
10.2.2壹般(10年)
10.3接待工作計劃和方案
10.3.1重要(30年)
10.3.2壹般(10年)
10.4機構財務預算(30年)
10.5辦公物資(辦公設備及用品、機動車輛等)的采購計劃、審批程序、招標采購等文件資料。)，以及機動車配置、保險、事故、過戶等文件材料(30年)。
10.6國有資產管理(登記、統計、核實和清算、移交等。)文件和資料
重要信息(永久)
10.6.2壹般(10年)
10.7員工租賃或購買自有住房的合同、協議及相關手續(永久)
10.8職工住房分配和出售的規定、計劃和細則、職工住房情況統計、問卷調查和職工住房申請(30年)
11上級文件
11.1上級機關下發的屬於本機關業務主管的文件、資料。
11.1.1重要(永久)
11.1.2壹般(10年)
11.2上級部門下發的不屬於自己業務主管但需要執行的文件(10)
11.3上級機關關於機構設置、領導任免、人員編制等方面的文件材料。(永久)
12本級機關下發的不屬於自己業務範圍但需要執行的文件材料(10)
13下級提交的文件和資料
13.1重大問題專題報告(30年)
13.2年度及以上計劃、總結和統計資料(10)
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