1、空間有限，尤其是企業越大，憑證越多，占用的地方就越多，隨著時間的推移越來越沒有價值，故電子會計檔案銷毀不需要登記銷毀記錄。
2、保護信息安全，會計檔案中包含著企業的財務數據、客戶信息以及其他敏感資料，這些檔案長期保留而未經妥善處理，面臨信息泄露、數據丟失或被不法分子利用等風險。