7.1.2企業檔案部門或檔案員應參與產品鑒定、科研成果審批、工程驗收、設備開箱驗收等活動，並負責檢查應歸檔文件的完整性和系統性。
7.1.3企業在下達項目計劃任務的同時，應提出項目文件的備案要求；檢查項目進度，同時檢查項目文件的積累；項目成果的驗收和鑒定應與項目檔案的驗收和鑒定同時歸檔；同時，項目總結要做好歸檔和移交工作。7.2.1文件應采用耐久可靠的記錄載體和記錄方法形成。
7.2.2文件編制者應將處理後的有價值的文件及時移交給本部門、項目或專業的檔案人員保管。7.3.1文件排列
文件材料的歸檔和整理應遵循文件材料形成的規律，分清保管期限，保持文件材料之間的有機聯系。文件、科技、會計、人事等文件的編排應分別符合GB 9705、DA/T 22、GB/T 11822、財會字[1998]32號、勞裏字[1992]33號等標準和文件。聲像、電子等載體形式文件應分別按照GB/T 11821、DA/T 15、GB/T 18894、DA/T 32等標準進行編排。
7.3.2文件歸檔範圍
7.3.2.1企業在籌建、建設、生產、經營、管理等活動中和產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件材料應納入歸檔範圍。國有企業的歸檔範圍應符合1999年12月16號文件的要求。[2004]4.
7.3.2.2備案文件的主要來源有:
-企業形成的文件；
——企業收到的進口項目和采購設備的文件；
-下屬單位和股份制企業應向企業提交的文件；
——企業參與的合作項目，合作單位需要向企業提交的文件；
-由該企業執行和處理的外部文件。
7.3.2.3企業應根據經營範圍和業務活動類型，制定文件材料的歸檔範圍和保管期限表。確定文件的歸檔範圍和保存期限，請參考但不限於附錄A..項目建設文件應根據企業在項目建設中的性質確定。見DA/T 28；建設單位、設計單位、施工單位、監理單位文件歸檔的具體範圍。服務類型企業內各類文件的歸檔範圍和企業內專業業務活動的歸檔範圍應結合企業活動和專業業務進行編制。
7.3.3文件歸檔時間
7.3.3.1管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件，壹般應在完成後第二年第壹季度歸檔。
7.3.3.2科研開發、項目建設文件應在項目鑒定、竣工驗收前歸檔，且期限較長的可分階段、單項歸檔；產品生產和服務業務應定期或分階段備案。
7.3.3.3產權登記、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；采購設備、儀器或進口項目的文件應在開箱驗收或接收後立即登記歸檔。
7.3.3.4會計專業材料應在會計年度結束後由會計部門歸檔，壹年後移交檔案部門。
7.3.3.5電子文件的邏輯歸檔應定期進行，物理歸檔應與相應類別或內容的其他載體的歸檔時間保持壹致。
7.3.3.6磁帶、照片、底片、膠片、實物等載體文件應在工作結束後及時歸檔，或歸檔時間應與相應內容的紙質載體壹致。
7.3.3.7更新補充的文件，企業內部組織機構變動和幹部職工調動離職時應清退的文件，企業資產產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件，應隨時歸檔。
7.3.4文件歸檔要求
7.3.4.1企業實行部門、項目、專項工作文件收集、整理、歸檔責任制。各部門、項目、專項工作的專職、兼職檔案員應按規定整理文件，歸檔。
在7.3.4.2歸檔的文件應完整、準確、系統，制成的材料應有利於長期保存，圖形字跡應符合設備(打印機、復印機、掃描儀等)的標稱質量要求。)形成文檔。
在7.3.4.3存檔的文件應為原件。如果因為某種原因沒有原件，可以備案壹份具有憑證功能的復印件。
7.3.4.4非紙質文件應與其書面說明壹起歸檔。外文(或少數民族文字)資料，如有翻譯成中文的，應壹並歸檔，沒有翻譯的，應將書名和目錄翻譯歸檔。
7.3.4.5提交的文件通常是壹式兩份。重要的、經常使用的和有特殊需要的份數可以適當增加。
7.3.4.6兩個以上單位共同完成的項目，應以合同、協議等形式提出文件歸檔要求。主辦單位壹般應保存壹套完整的文件，協辦單位應保存與所承擔任務相關的原始文件。
7.3.4.7文件形成部門對歸檔文件填寫《文件移交登記表》(見附錄B，表B.1)。重要項目文件歸檔時，項目管理部應編制歸檔指導書，由項目負責人審核簽字。7.4.1文件歸檔移交
7.4.1.65438+
7.4.1.2檔案部門在接收和檢查檔案質量時應認真檢查。文件交接登記表簽字後，雙方各執壹份。
7.4.2文件和數據收集
7.4.2.1企業因產權變動接收所屬單位的檔案。
7.4.2.2企業應按資產管理權限接收其不具備資格的下屬單位的檔案。
7.4.2.3企業可以根據需要收集和宣傳本單位的新聞資料。
7.4.2.4企業可以根據R&D和市場競爭的需要，收集與其業務範圍相關的信息。
7.4.2.5企業可以根據需要向社會和離退休人員征集檔案資料。7.5.1檔案部門要將檔案按全宗族進行分類、整理、編目。
7.5.2分類方案應根據企業的管理職能和文件形成的特點制定，並具有相對的穩定性和可擴展性。分類方案應附有分類說明。
7.5.3類別號可由阿拉伯數字、英文字母和拼音字母中的壹種或混合設置。
7.5.4全族內的檔案按類別集中排列，類別內的檔案按類別術語依次編號。
7.5.5按照分類方案和排列順序編制文件編號。文件編號應指單壹的、唯壹的。文件編號的編制方法見DA/T 13。
7.5.6文件編號可采用“[族號]分類號(或項目代碼或目錄號)-文件號(或零件號或盤、盒、頁號)”的結構([]表示可選)。
全宗號由企業根據所屬單位檔案集中統壹管理的需要和企業產權變動情況設置。
7.5.7紙質文件應標註相應的非紙質載體文件。
交叉引用號是反映相同內容的其他載體文件存儲單元的文件號。
7.5.8按全宗、類別和保管期限編制檔案目錄。
7.5.9檔案部門應為每個全宗建立壹個全宗卷。整個卷可以單獨管理。全卷主要內容及編寫方法見DA/T 12。7.6.1文件存放應根據文件載體選擇文件架。底圖不應折疊；磁性載體應配備防磁設施。重要的文件應該在不同的地方備份。
7.6.2壹般情況下，文件在存放前應進行去汙和消毒。損壞的文件應及時修復或補救。對於易碎的材料和字跡，應采取復印的方式加以保護。
倉庫管理
7.6.3.1倉庫應保持整潔，並具有防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防蟲等防護功能(見JGJ 25)。
7.6.3.2倉庫的溫濕度應滿足JGJ 25、GB/T 18894、DA/T 15對各種文件載體存放的要求，並進行溫濕度登記(登記表見附錄B表B.2)。
7.6.3.3倉庫設備運行情況應定期檢查，並及時消除隱患。
存放在7.6.3.4的檔案要定期清理檢查，確保賬物相符。當存儲的文件數量發生變化時，應進行記錄和說明。7.7.1企業應成立由主管領導、職能部門、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組)，負責確定文件的保管期限，對過期的檔案進行鑒定。
7.7.2檔案的保管期限應根據文件對企業、國家和社會的實際和未來工作參考、憑證作用和歷史研究價值確定。
7.7.3檔案的保管期限壹般可分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限按《會計檔案管理辦法》執行。
7.7.4永久保存文件。凡反映企業主要職能活動和歷史風貌，對企業、國家和社會具有長期利用價值的文件，均列為永久保管。
7.7.5定期保存文件。凡反映企業壹般工作活動，對企業壹定時期工作有參考價值的文件，都列為定期保管。檔案的定期保管年限按其參考價值可分為30年和10年。
7.7.6企業應定期對已達到保存期的文件進行標識。經檔案鑒定委員會鑒定後仍需保存的檔案，應當重新劃定；保存期滿後無保存價值的檔案，應登記造冊，填寫銷毀清單(見附錄B，表B.3)，經企業法定代表人批準後監督銷毀。銷毀庫存並永久保存。7.8.1檔案部門應及時、準確地填報企業檔案工作年報和相關統計報表。
7.8.2建立檔案工作統計臺賬，主要包括:館藏檔案(室)；年度進出情況；檔案的利用；檔案專兼職人員情況；檔案設施和設備；檔案銷毀等。
7.8.3檔案統計應具有連續性。7.9.1檔案部門應當加強檔案檢索系統建設，開發檔案信息資源，及時有效地提供檔案利用服務。
7.9.2企業應根據保密規定和知識產權管理要求設置用戶權限。超權限使用需經相關領導批準。'
7.9.3檔案的利用應按規定進行登記(借閱登記表見附錄B表B.4)。利用效果突出的應進行登記(利用效果登記表見附錄B表B.5)。
7.9.4原件、復印件、縮微品和電子文件可通過直接查閱、電話查閱和網上查閱的方式提供和使用。
7.9.5企業應對檔案信息進行分類匯總，形成專項匯編，如規章制度匯編、專項文件匯編等。
7.9.6企業應對檔案資料進行全面整理，形成專項材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產品性能對比、科研成果介紹、工程項目介紹、設備更新換代、市場變化等。
7.9.7企業應對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產經營指標統計分析、重大事故原因研究分析、企業誌等。
7.9.8企業可以利用檔案館舉辦檔案展示或展覽。