(壹)職務分離制度
投資業務的職務分離制度,是指在投資業務中的授權、執行、會計記錄以及投資資產的保管等方面都有明確的分工,不得由壹人同時負責上述任何兩項工作。具體地說,主要表現在以下四個方面:
1.投資計劃的編制人員與投資的審批人員相分離,以保證審批人員客觀地分析投資的可行性、合理性;
2.投資業務的操作人員與會計人員相分離,以保證業務運行和會計記錄的的客觀相互核對、控制關系;
3.有價證券的保管人員與會計記賬人員相分離,以保證會計賬簿對有價證券的安全進行有效監控;
4.參與投資交易活動的人員不能同時負責有價證券的盤點工作。
(二)投資計劃的編制、審批制度
1.投資計劃編制制度
由於投資活動存在的巨大風險性,在投資前必須進行充分的調查研究,並編制投資計劃,詳細說明準備投資的對象、投資理由、投資品種、數量、期限以及投資組合方案,影響投資收益的潛在利益等,經授權人員或授權部門審查批準後方可執行。
2.投資計劃審批制度
投資計劃在正式執行前必須進行嚴格的審批。壹般情況下,企業根據投資的性質和金額建立授權審批制度。如果投資行為屬少量的閑置現金進行臨時性的短期投資,投資計劃可由董事會授權的壹位高級職員來負責審批;如果投資金額較大或屬長期投資性質,壹般由企業董事會審批。審批的內容主要包括:投資的理由是否恰當;投資行為與企業的戰略目標是否壹致;投資收益的估算是否合理無誤;影響投資的其他因素是否充分考慮等。
(三)財務分析制度
由投資業務的高收益、高風險的特征所決定,企業應設立壹種有效的財務分析制度,定期、不定期地對被投資企業的財務狀況、證券市場行情等進行分析,掌握投資的運行狀態,即使采取相應對策,規避投資風險和選擇最佳的投資對象與時機。財務分析制度包括:
1.人員設置。財務分析工作應由熟悉整個企業生產經營活動過程情況和企業未來發展規劃,同時具備投資分析技能的人員擔任。企業也可以根據實際情況,聘請證券分析專家、市場分析專家或其他投資咨詢公司來進行。
2.分析正常生產經營和計劃擴大生產經營情況下所需的營運資本額,核查企業的資金存量。
3.根據生產經營計劃編制和調整資本預算。
4.了解、分析本行業或其他行業中盈利較高公司的經營政策和財務狀況。
5.及時跟蹤了解證券市場的相關政策和上市公司的資料。
6.定期向最高管理者或董事會送交財務分析報告。
(四)證券投資運行環節的控制制度
1.投資資產取得控制制度
企業壹般委托證券經紀人從事證券投資行為。企業應與證券經紀人簽訂明確的委托合同,明確雙方的權利與義務。
經紀人為委托人購置證券,必須以經過董事會審核批準的文件作為執行指令。該指令通常應明確規定購置證券的最高價格、最低投資報酬率和指令的有效期限。經紀人不得從事任何超出授權範圍的投資行為。經紀人應填寫成交通知書,內容應包括:投資指令號、最高價格和最低投資報酬率、證券名稱、數量、面值和實際成交價格等。
成交通知書應由財務經理或其授權的其他人員進行審核,以證實購入證券的數量和價格及投資報酬率是否符合投資指令。
2.投資的資產保管制度
企業對投資資產(指股票和債券資產)壹般有兩種保管方式:壹種是由獨立的專門機構保管,如委托銀行、證券公司、信托投資公司等機構進行保管。另壹種是由企業自行保管,在這種方式下,必須建立嚴格的聯合控制制度,即至少要由兩名以上人員***同控制,不得壹人單獨接觸證券。對於任何證券的存入或取出,都要將債券名稱、數量、價值及存取的日期、數量等詳細記錄於證券登記簿內,並由所有經手人員簽名。
3.投資處置的控制制度
投資處置的控制程序基本上與取得的控制程序相同,即任何有價證券的出售必須有經財務經理或董事會的批準;代公司進行證券出售活動的經紀人應受到嚴格的審定;經紀人同投資者之間的各種通訊文件應予以記錄保存,反映經紀人處置證券結果的清單應根據處理指令受到檢查。如果投資的處置為不同證券之間的轉移,則該業務應同時置於證券取得和處置的控制制度之下。如果處置的結果是收回現金,還應結合現金收入的控制方法,來對投資處置進行控制。
4.證券的記名登記制度
除無記名證券外,企業在購入股票或債券時應在購入的當日盡快登記於企業名下,不能以任何個人名義來署名和登記。這對於正確反映企業所擁有的各種投資證券,防止有人在沒有得到管理者或董事會核準授權的情況下,利用其個人的名義來冒領、轉移或出售企業的證券,或非法獲取應歸企業所有的利息或股息,往往能起到有效的控制作用。
5.證券的定期盤點制度
對於企業所擁有的證券資產,應由內部審計人員或不參與投資業務的其他人員進行定期盤點,檢查是否確為企業所擁有,並將盤點記錄與賬面記錄相互核對以確認賬實的壹致性。企業自行保管的有價證券實物應由與投資業務無關的獨立職員定期進行盤點,檢查其實存情況。
(五)投資核算控制制度
投資的會計核算控制制度包括投資的發生、期末計價、利息及股利的收取、投資的收回等投資業務全過程的會計核算控制制度。
企業的證券資產無論是由自行保管的還是由他人保管的,都要進行完整系統的會計記錄,並對其增減變動及投資收益進行相關會計核算。具體而言,應對每壹種股票或債券分別設立明細分類賬,並詳細記錄其名稱、面值、證書編號、數量、取得日期、經紀人(證券商)名稱、購入成本、收取的股息或利息等。
對於聯營投資類的其他投資,通過相應的賬戶設置、正確的會計核算方法選擇,對各項投資業務進行真實、完整、系統的會計核算。
三、投資業務處理程序的設計
投資按其形式不同可分為直接投資與間接投資兩類。
由於直接投資的投資期限較長、投資項目單壹、投資金額較大、投資內容變動很少,又有合同、章程等法律文件的嚴格約束,因而業務處理程序比較簡單,這裏不再詳細說明。
而通過購買有價證券進行的間接投資則不同。由有價證券的高度流動性,尤其是短期投資的頻繁交易所決定,投資企業必須建立規範、嚴密的投資業務處理程序,以便對交易活動實施有效控制,防止舞弊行為,並保證投資會計核算資料的真實、完整。
(壹)有價證券購入的業務處理程序
(1)由投資業務部門編制“股票或債券的投資計劃書”,經批準後據此填制“證券購入通知單”壹式兩聯,壹聯留存,壹聯交會計部門審批後交出納部門。
(2)出納根據“證券購入通知單”開出支票,經審核蓋章並登記支票登記簿後交證券公司。
(3)出納收到證券公司的有價證券後,根據證券、支票存根及“證券購入通知單”編制付款憑證,並據以登記銀行存款日記賬。
(4)會計部門收到付款憑證及有關單據後,登記有關賬簿及證券投資登記簿。
(二)有價證券處置的業務處理程序
(1)投資業務部門根據證券市場價格及企業投資目標的實現程度,提出證券出售申請,經審批後編制“證券出售通知單”辦理證券的賣出手續。
(2)會計部門收到證券公司轉來的“證券出售通知單”後進行審核,並交出納部門。
(3)出納部門根據會計部門轉來的“證券出售通知單”及銀行轉來的收賬通知編制付款憑證,並登記銀行存款日記賬。
(4)會計部門根據出納部門轉來的付款憑證及有關原始憑證,登記有關賬簿及證券投資登記簿。
(三)有價證券投資收益的業務處理程序
1.投資股票獲得的股利投資收益的業務處理程序為:
(1)會計部門根據上市公司的股利分配公告和證券公司的股利收入劃賬單編制股利收益表,並據以編制轉賬憑證,登記投資收益等有關賬簿。
(2)出納部門根據銀行轉來的股利收入收賬通知編制付款憑證。
2.投資債券獲得的利息收益的業務處理程序為:
(1)會計部門在期末根據債券的票面利率和面值計算期間利息收入,如果系溢折價購入的還應同時計算溢折價的本期攤銷額,填制債券溢折價攤銷表。並根據債券溢折價攤銷表的記錄編制轉賬憑證,登記投資收益等有關賬簿。
(2)出納部門根據銀行轉來的利息收入收賬通知編制付款憑證。
四、長期股權投資核算方法的選擇
企業的長期股權投資,按會計準則規定可以選用成本法和權益法兩種核算方法。這兩種不同核算方法的選用,直接影響著企業財務狀況和經營成果揭示的客觀性和準確性,因此,根據長期股權投資的實際狀況,選擇適當的核算方法就顯得尤為必要。而影響核算方法選擇的決定性因素是投資企業與被投資企業的關系。長期股權投資形成後,根據投資方占對方有表決權資本總額的比例,以及對被投資方的影響程度,可將投資企業與被投資企業的關系分為控制、***同控制、重大影響和無重大影響四種。
我國企業會計制度規定,企業對被投資企業無控制、無***同控制且無重大影響的長期股權投資應采用成本法核算;如果投資企業對被投資單位具有控制、***同控制或重大影響時,則采用權益法核算。