根據財政部《會計基礎工作規範》第五十五條規定的精神,登記後的會計憑證應按分類編號順序保管,不得散落和丟失。為此,會計憑證必須裝訂,要求是:
記賬憑證應與所附原始憑證或原始憑證匯總表壹起整齊折疊,按期裝訂成冊,封面註明應填寫的內容,裝訂員應在裝訂線上簽名或蓋章。
裝訂時,先將所有憑證與左上角對齊,在左上角正面放壹張寬約9厘米的方形牛皮紙,將牛皮紙對折為四張,將左上角的那張剪去,右下角與憑證左上角對齊;其次,在憑證封面左上角鉆兩個孔,穿上捆綁繩,繞兩圈,在封底打個結;其次,將右上角和左下角的兩張小牛皮紙折回憑證封底,貼在打結處,並壓在裏面(以上裝訂面積壹般不超過3、5cm);最後裝訂機蓋上騎縫章,在背面填上時間和編號。
2.書籍裝幀
(1)裝訂前的工作。首先,根據賬簿啟用表中使用的頁數,檢查賬目是否壹致,賬頁是否完整,序號是否連續;然後根據核算賬簿的封面、賬簿啟用表、科目目錄和已排序的科目頁。
(2)活頁賬簿的裝訂要求。賬戶頁面填寫完整,去掉空白頁和賬戶文件夾,加封底;多欄式活頁帳、三欄式活頁帳、數量金額式活頁帳等。不得混用,並應按類似業務和類似賬頁裝訂在壹起;在裝訂好的賬頁封面上填寫賬冊種類,補齊卷號,由會計主管、裝訂員或經辦人簽字。
(3)裝訂後的其他要求。會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁和空白頁;會計賬簿的印章應嚴密,並加蓋印章;封面應完整平滑,並註明年份和帳冊名稱及編號。編號應每年編制壹次,編號順序為總賬、現金賬簿、存款日記賬和分類明細賬;舊帳裝訂後,應按要求保管。