1，準確反映企業成長過程。
檔案記錄了企業的成長，什麽時候開始創業，創業者是誰，什麽時候盈利，什麽時候擴張，戰略目標調整了多少次，公司負責人有沒有換等等。，這些都可以從企業檔案中找到。企業發展什麽時候穩定，什麽時候動蕩，為什麽，也能從中找到規律和答案。
2.防止企業商業秘密泄露。
企業檔案都涉及商業秘密。如果沒有統壹的管理，任由管理者個人處置，勢必容易流失。如果丟失了，就有可能被泄露。檔案不僅要統壹管理，還要有保密意識。
3、決策人員和助手
企業在決策和制定計劃時，往往要查閱歷史數據，進行同比分析或計劃對比。沒有文件，他們做不到。壹個管理良好的企業，需要壹個死檔來維持生計。好記性不如爛文筆。人的記憶總會有錯誤。做決策離不開檔案。
4.企業文化的活標本
許多企業在建設企業文化時總是喜歡請專家幫忙。殊不知企業文化是企業成員意識形態在企業制度規範、員工行為、工廠面貌等諸多方面的投射或反映。是員工自己創造的，是不假的東西。檔案管理做得好的企業，在梳理和完善企業文化時，不需要苦苦搜尋、絞盡腦汁、杜撰。他們只需要對所有員工認可的價值觀、制度規範、行為準則進行梳理、補充和完善，企業文化的基本內容就具備了。結合企業發展史上重要事件的安排和優秀員工代表事跡的總結，豐富企業文化。
5、企業宣傳數據庫
管理良好的企業需要進行宣傳時，只需從檔案室調取資料即可。不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排壹樣浪費生命和金錢，準備道具和背景。壹個經營良好的企業，有真實可信的宣傳資料，有利於其影響力的推廣和擴大。文件管理真的是雙贏。
6、員工成長的代際歷史
很多員工上班帶表，出門帶表。更有甚者，這個員工壹走，這塊表就消失的無影無蹤。這是壹個很大的錯誤。人事部門應定期將離職員工的檔案移交給檔案管理部門。離開公司的員工不壹定是公司的敵人。也許有壹天，公司的員工會成為名人，他們的檔案會成為珍貴的史料。這有點誇張，但也不是不可能。人事部門要加強員工檔案管理，每年補充更新員工檔案內容，準確及時記錄員工成長步驟。檔案要記錄員工在企業多少年的主要成長過程。企業人事檔案應該成為員工成長的斷代史。
綜上所述，檔案管理的規範化可以提高檔案業務的效率，降低檔案管理人員的勞動強度，降低管理成本。實現電子檔案管理可以達到事半功倍的效果。利用電子軟件管理檔案，可以通過網絡隨時隨地檢索和借閱檔案，還可以管理檔案業務。既能提高效率，又能降低文件丟失和泄露的風險。也可以為企業改變管理，配合組織、流程、信息的整合。集團檔案知識管理將從傳統的檔案管理模式向價值導向的檔案知識管理模式轉變，以實現企業戰略為目標，實現集團檔案知識管理模式的進壹步創新。
E6協同文檔管理系統基於6E的設計思想，以“協同辦公、文檔管理”為核心，全面整合文檔管理、紙質文檔管理、多媒體管理、圖文文檔管理、安全加密、協同辦公等多種應用和管理。，且各功能之間相互關聯，全程無縫管理，實現高效協同辦公，輕松企業運營。