重視應收票據業務流程的審核,最大限度降低審核風險。應收票據業務的處理流程是五個基本環節:接受客戶訂單、簽訂合同→審批賒銷→發出商品→開具發票→承兌應收票據。因此,應收票據的審核業務流程具體包括:
1.審核被審核方在接受客戶訂單時是否簽訂了合同。
即被審計單位的銷售部門在接受客戶訂單時,無論是否簽訂書面合同,銷售合同必須按銷售權限的規定經各級負責人批準後,才能加蓋合同專用章;審核銷售審核單是否由銷售部門負責人審核並簽字。
2.審核被審核方是否批準賒銷。
即被審計單位對賒銷的審批是否由信貸管理部門根據企業的賒銷政策和對每個客戶的授權信用額度進行;信貸管理部在收到銷售訂單後,是否將銷售訂單與客戶的授權信用額度和未結清賬戶余額進行比較,以確定是否給予客戶信用。
3.審計被審計單位是否發出貨物。
即被審核單位倉庫保管部門在收到經銷售部門負責人審核簽字的銷售訂單供貨後,是否發出商品。
4.審計被審計單位是否開具發票。
即審計被審計單位財務部門是否有專人開具銷售發票;開具發票時所售產品的數量、價格、付款方是否與合同或銷售審核文件壹致;發票是否由業務員簽字確定銷售業務負責人。
5.審核被審核方是否接受應收票據。
即被審計單位是否確保參與辦理該事項的部門和工作人員各司其職,嚴格按照相關程序辦理應收票據。
應收票據的業務控制審計
及時控制和審計應收票據業務,為實現應收票據審計目標打下堅實基礎。應收票據業務控制審計具體包括:
1.對職責分離和應收票據控制的審計。
銷售業務部門、倉庫保管員部門、財務部門的銷售審批人、銷售人員、保管員、會計應相互分離,確保單位資產安全。
2.應收票據授權審批控制的審計。
(1)賒銷業務在銷售發生前,應由相關人員按制度審批,主要是銷售合同。
(2)未經適當批準,不得發放貨物。
(3)銷售業務發生時,必須核定銷售價格、銷售方式、運費和折扣。
3.應收票據信用調查和信用審查控制的審計。
應設立信貸管理部門,負責規定標準和權限內的信貸審查;對於新客戶,應負責收集其信用信息,填寫信用審查表,然後按照規定進行初始信用審查;對於老客戶,每半年要進行壹次信用調查。銷售部負責提供客戶的最新信息,財務部負責提供客戶的付款信用,並決定是否改變給予客戶的信用條件。
4.足夠憑證的審計和應收票據的記錄控制。
憑證和記錄需要連續編號,所有編號的憑證和記錄是否按規定處理是保證完整性的重要控制措施,可以有效防止經濟業務的遺漏和重復。例如,企業收到客戶的訂單後,立即準備壹張多聯銷售單,用於批準賒銷、批準發貨、記錄發貨數量和給客戶開賬單。
5.應收票據系統控制審計。
為了對應收票據實施及時有效的管理,保證單位資金的良性循環,單位應建立應收票據預警信息反饋系統,定期對應收票據和實收賬款進行核對,單位領導和授權人對“死票”進行審核分析,以便盡快收回應收票據承兌。