各種賬簿在立檔時,除跨年度繼續使用的明細賬外,其余年度終了後造冊登記,對於活頁賬和卡片賬在年度終了後,要編號裝訂,加具扉頁,註明企業名稱、所屬日期、***計頁數以及記賬人員簽名蓋章。
會計報表編制完畢後,將留存部分按月報、季報、年報歸類,若上級主管部門在批復時有所變更,則應將批復和更正後的資料壹並歸入檔案保管。
此外,其他會計資料,如驗資報告,查賬報告,財務制度、合同、章程、文件等,也必須認真審核後,整理歸檔。
(2)會計檔案應存於專門檔案室或檔案櫃保存。為便於查閱,應按不同類別予以分類,並編制分類目錄和借閱卡片,借閱會計檔案時要按規定辦理借閱手續,限期歸還。對於定期保管的會計資料,保管期滿時,按規定由檔案保管部門提出銷毀意見,再由財會鑒定審查,編制會計檔案銷毀清冊,報請主管部門,經批準後方可銷毀。