備用金是指支付給單位內部各部門或員工用於零星開支、零星采購、銷售變動或差旅費用的款項。
(1)備用金領用的內部部門或工作人員需要收取備用金的零星費用和零星采購，借款憑證壹般應由經理填寫。借款憑證壹式三聯，第壹聯作為付款憑證，財務部門作為記賬依據；第二聯為結算憑證，借款期間由出納保管，報銷時作為核對依據，報銷後與報銷單壹起作為記賬憑證的附件；第三聯由借款人保管，報銷時由出納簽字，作為貸款結算和歸還貸款的收據。經辦人在填制借款憑證時，應如實、認真地填寫借款原因、金額、日期並簽字，然後送有關領導審批，根據借款憑證編制現金支付會計憑證。對於企業來說，借入定額備用金的現金支付憑證的貸方賬戶自然是“庫存現金”，借方賬戶是“其他應收款——定額備用金”；對於預算單位來說，如果借入預備費，其貸方賬戶自然是“庫存現金”或“庫存現金”，借方賬戶是“暫付款”。出納根據現金支付憑證支付現金(或現金支票)。
比如某公司營業部借零用現金400元用於零星采購和費用支出，經辦人是XXX。××提取備用金時，按規定填制借款憑證，有關人員編制現金支付會計憑證，出納根據現金支付憑證支付現金(或現金支票)，其會計分錄為:借方:其他應收款-400備用金借款:400庫存現金。
(2)備用金的報銷可分為備用金和非備用金。備用金的核算如下:所謂備用金，是指單位根據其零星開支、零星采購等實際需要，為經常使用備用金的內部部門或工作人員核定的壹筆現金數額。，並確保它們始終保持批準的數量。實施定額備用金制度。使用定額備用金的部門或工作人員應根據批準的額度填寫借款憑證，壹次性領取全部定額現金。使用後，出納會用報銷金額補充原額度，從而保證各部門或工作人員始終保持核定的現金額度。有關部門或工作人員報銷時，應編制現金支付記賬憑證。貸方賬戶自然是現金，借方賬戶是對應賬戶。出納應以現金形式向報銷部門或員工提供報銷金額。這樣，相關部門或工作人員手中的現金在報銷後就達到了核定的限額。比如某店供應部使用定額備用金，額度為1200元。5月14，現金買了800元，只剩下400元作為備用金。第二天去財務部報銷，出納補了800元現金，於是供應部備用金達到1200元。
不同的單位，其內部部門或工作人員使用備用金的業務性質不同，會計制度的規定也不同，所以在報銷備用金時，其編制的現金支付憑證的借方科目有很大不同。