1.正式會議通知:會議費用預算(公司級、部門級、產品發布級等標準限額)和會議議程。？
2.會議紀要:時間、地點、出席人員、內容、目的、費用標準等。付款憑證。
3.會議簽到表:單位、會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員。
4.會議費用明細表。
擴展數據
《企業所得稅稅前扣除辦法》規定，納稅人發生的與其經營活動有關的合理會議費用，主管稅務機關要求的，應當提供證明其真實性的合法憑證，否則不得稅前扣除。會議費證明材料應包括:會議時間、地點、參加人員、內容、目的、費用標準、支付憑證等。
會議費的會計處理
項目部的會議費和住宿費應包含在開發管理費中。
1)有的企業租的是綜合型酒店，即住宿、餐飲、會議都在壹個酒店，會議結束後酒店會開具會議費統壹發票；
賬務處理:管理費-會議費或銷售費-會議費核算。
稅務處理:壹般可以全額扣除。
2)有些企業有自己的會議廳，會議在自己的企業內召開。與會人員的食宿費用由酒店承擔。會後酒店開住宿發票，酒店開餐費發票。
會計處理:
住宿:管理費用-差旅費或銷售費用-差旅費。
餐費:管理費用-業務招待費
稅務處理:分別按差旅費和業務招待費扣除。
3)有些企業會議室、員工住宿、員工用餐是分地方的，分別取得會議費、住宿費、餐費發票。
會計處理:
會議費:管理費-會議費或銷售費-會議費核算。
住宿:管理費用-差旅費或銷售費用-差旅費。
餐費:管理費用-業務招待費
稅務處理:分別按會議費、差旅費、業務招待費的規定扣除。