內部控制指壹個單位的各級管理層,為了保護其經濟資源的安全、完整,確保經濟和會計信息 的正確可靠,協調經濟行為,控制經濟活動,利用單位內部分工而產生的相互制約、相互聯系 的關系,形成壹系列具有控制職能的方法、措施、程序,並予以規範化、系統化,使之成為壹 個嚴密的、較為完整的體系。?
現代意義的內部控制是單位內部科學管理的重要內容,其基本目標是保證單位經營活動的效 率性和效果性、資產的安全性、經營信息和財務報告的可靠性。?
通常情況下,壹個單位要實行內部控制,重點應當在組織結構及職責分工、授權批準、會計記 錄、資產保護、職工素質、預算管理和報告制度等諸多環節組織實施。?
1.1 組織結構控制?
組織結構是壹個單位進行計劃、協調和控制經營活動而必須建立的整體架構及職責分工的框 架體系。主要包括:確定本單位的組織形式,明確相關的管理職能和報告關系,並為每個組織 單位內部劃分責任權限。
根據內部控制的要求,單位在確定和完善組織結構的過程中,應當遵循不相容職務相分離的原 則。所謂不相容職務,是指那些如果由壹個人或壹個部門擔任,既能弄虛作假,又能夠自己掩 蓋其舞弊行為的職務。單位的經濟活動通常可以劃分5個步驟,即:授權、簽發、核準、執行 和記錄。壹般情況下,如果上述每壹步驟由相對獨立的人員(或部門)實施,就能夠保證不相容 職務的分離,便於內部控制作用的發揮。?
1.2 授權批準控制?
授權批準控制是指單位在處理經濟業務時,必須經授權批準以進行控制。企業每壹層的管理 人員既是上級管理人員的授權客體,又是對下級管理人員授權的主體。?
授權批準的形式通常有壹般授權和特別授權之分。壹般授權是對辦理常規的經濟業務的權力 、條件和有關責任者做出的規定,這些規定在管理部門中采用文件形式或在經濟業務中規定 壹般性交易辦理的條件、範圍和對該項交易的責任關系。在日常業務處理中可以按照規定的 權限範圍(包括制定產品銷售價格的權力、購買固定資產的權力以及招聘員工的權力等)和有 關職責自行辦理。特別授權指授權處理非常規性交易事件,比如重大的籌資行為、投資決策 、資本支出和股票發行等。特別授權也可用於超過壹般授權限制的常規交易。?
內部控制要求明確壹般授權和特別授權的責任和權限,以及每筆經濟業務的授權批準程序。 企業的經濟業務既涉及企業與外單位之間資產與勞務的交換,也包括企業內部資產和勞務的 轉移和使用。因此,每筆經濟業務都會有壹系列內部相互聯系的授權批準程序。?
在實際工作中,有的公司、企業處理經濟業務,實行“壹支筆”審批的做法。這種做法與內部 控制中授權批準控制的原則和要求不壹致,應當予以改革和完善。實踐證明,權力是要受到制 約的,失去制約的權力極易導致腐敗。?
1.3 會計記錄控制?
會計記錄反映經濟業務的發生、處理和結果。會計記錄控制的要求是保證會計記錄反映及時 、完整、準確、合法。其主要內容有:?
1.3.1 建立崗位責任制。實行會計記錄控制,要從會計人員崗位責任制開始,對會計人員 進行科學的分工,使之形成相互分離和制約。各單位可以根據本單位的實際情況,實行壹人多 崗或壹崗多人,但出納崗位壹般應當分設,出納人員不得兼管稽核、債權債務和會計檔案保管 工作。?
1.3.2 對會計檔案進行連續編號。經濟業務壹經發生,就應對記載經濟業務的所有憑證進 行連續編號,包括原始憑證和記賬憑證。銷售發票、支票、結算單、入庫單、出庫單等重要 的原始憑證,在印制時就已連續編號,收款憑證、付款憑證和轉賬憑證等記賬憑證也都必須連 續編號。憑證編號是會計憑證的重要內容,檢查所有編號憑證是否按照規定進行處理是保證 會計信息完整性的重要措施,它可以防止經濟業務的遺漏、重復,並可根據連續編號的憑證是 否有缺號,揭示某些弊端和問題。?
1.3.3 進行復式記賬和科學的憑證傳遞程序。復式記賬是國際通用的科學的記賬方法,根 據復式記賬的原理,各單位每發生壹筆經濟業務,必須在兩個或兩個以上的賬戶中進行記錄, 而且這些賬戶往往是由會計人員分工記載的,這樣,對每壹筆經濟業務,通常需要由兩個或兩 個以上的會計人員經辦、記賬。在復式記賬的原則下,壹些記賬憑證往往要通過兩個或兩個 以上的會計人員記賬,這樣,經濟業務的會計憑證必須要建立科學的傳遞程序,使單位的所有 會計憑證在會計人員之間形成相互分離和制約。?
1.3.4 總賬及編制財務會計報告。按照會計原理,壹個單位的經濟業務登記入賬以後,每 壹筆經濟業務通過復式記賬,不僅要記入總賬,而且要記入相關的明細賬,會計上稱之為總賬 與明細賬的平衡登記。實際工作中,總賬、編制財務會計報告壹般由專職會計人員或由會計 機構負責人負責,而明細賬的記錄則由若幹人員分工負責,這樣,總賬記錄要與其所屬的相關 明細賬核對相符,從而使總賬與其所屬的明細賬之間形成壹種控制關系;通過財務報告與賬簿 記錄的核對 ,使財務會計報告與總賬、有關明細賬之間也形成壹種控制關系。?
1.3.5 定額備用金控制。定額備用金制度是用來建立內部控制的另壹種方式。常用的例 子是由使用部門負責壹定數額的零用現金以備支付零星款項,然後根據發票和收據等報銷後, 再補足到規定的現金數額。這種制度同樣可能用於建立對企業分支機構或各部門的現金控制 。?
1.4 資產保護控制?
資產保護控制主要包括接近控制、定期盤點控制等。?
接近控制主要是指嚴格限制無關人員對資產的接觸,只有經過授權批準的人員才能夠接觸資 產。接近控制包括限制對資產本身的直接接觸和通過文件批準的方式對資產使用或分配的間 接接觸。壹般情況下,現金、銀行存款、其他貨幣資金、有價證券和存貨等變現能力較強的 資產必須限制無關人員直接接觸,貨幣資金的收支管理只能限於特定的出納員,支票等重要票 據的簽發,必須是單位指定的負責人;個人印章必須是有關人員自己保管,嚴禁代管;股票、債 券等到有價證券必須確保兩人以上同時接觸的方式加以控制;存貨的實物保護可以由專職的 倉庫保管員控制,對壹些特殊的存貨還應采取壹些必要的其他保護措施。間接接觸可通過保 管、批準、記錄及不相容職務的分離和授權批準控制來達到。?
定期盤點是指定期對實物資產進行盤點,並將盤點結果與會計記錄進行比較,盤點結果與會計 記錄如不壹致,可能說明資產管理上出現錯誤、浪費、損失或其他不正常現象。為了防止差 異再次發生,應當進壹步加強資產保護控制。?
1.5 職工素質控制?
職工素質控制包括單位在招聘、使用、培養、獎懲等方面對職工素質進行控制。建立對職工 的培養、選拔、管理、考核、監督的辦法,並逐步實現制度化、規範化。壹方面積極探索適 應現代企業制度要求的選人用人新機制,註意人力資源的合理配置,積極推行優勝劣汰的市場 機制。另壹方面在引進人才,改革分配制度,推行優勝劣汰機制的同時,還要實行良好的管理 方式。單位內人才的價值受管理方式的影響,如果管理層重視對單位內職工的投資、管理和 使用,合理配置組織內的人才資源,職工所創造的價值必然會增加;忽視職工是社會的人的因 素,除了物質和金錢需要外,還有社會、心理、精神等方面的需求,不尊重作為人力資源載體 的職工的人性和心理需要,必然會造成人力資源價值的不充分發揮,甚至損失和浪費。尤其是 在靠智力組織而非汗水獲得利潤的時代,職工的價值對管理方式的敏感程度將會越來越強烈 。?
1.6 預算控制?
預算控制是內部控制的壹個重要方面。預算控制也是壹個系統。該系統的組織由預算編制、 預算執行、預算考核等到構成。在實際工作中,預算編制不論采用自上而下或是自下而上,其 決策權都應落在內部管理的最高層,由這壹權威層次進行決策、指揮與協調。預算的執行層 由各預算單位組織實施,並輔之以對等的權、責、利關系,由內部審計部門負責監督預算的執 行。通過預算的編制和實施,檢查預算的執行情況,比較分析內部各單位未完成預算的原因, 並對未完成預算的不良後果采取改進措施。?
1.7 編制業績報告控制?
業績報告也稱責任報告,是單位內部各級管理層掌握信息、加強內部控制的報告性文件,也是 內部控制的重要組成部分。編制業績報告必須與單位內部的組織結構和其他控制方式相結合 ,明確反映各級管理層負責人的責任。報告的種類和格式由各內部單位根據各自的實際情況 自行設計,可以由財會人員負責,也可由財會、業務和管理人員***同來完成。單位各級管理層 所需的業績報告,在報告的頻率和繁簡方面應有所不同。壹般應遵循金字塔原則,以本單位的 經濟體系為依據,由低層向高層逐級定期報告內部控制的實施及責任的履行情況,差異的說明 及改進措施和意見。?
1.8 內部控制的檢查與評價?
壹般情況下,內部控制的檢查與評價是通過內部審計來完成的。通常情況下,應按以下程序和 步驟進行:①確定實審計單位的內部控制的標準。②檢查、判斷被審計單位內部控制的健全 情況。③測試審計單位內部控制的有效性。④寫出內部控制的檢查與評價的最終報告。⑤ 積極配合外部有關方面依法對本單位會計資料的真實性和完整性實施監督檢查。?
2 積極接受有關機構對本單位財務情況的依法審核，強化外部監督?
①單位負責人及所在單位應當認真執行國家統壹的會計制度，並積極配合財政、審計、稅 務、人民銀行、證券監管、保險監管等行政機關依法對本單位會計資料的真實性和完整性實 施監督檢查,防範違法會計行為。②單位負責人及所在單位應當配合會計中介機構對本單位 的會計資料及有關情況進行的審計、驗資和其他業務工作,防範違法會計行為。③會計委派 作為外部監督的壹種嘗試,單位負責人及所在單位應當予以關註和重視。?