差數法是指按照錯賬的差數查找錯賬的方法。此方法適用於查找漏記、重記錯誤。發生漏記時,如果是借方金額遺漏,會使該金額在貸方超出;如果是貸方金額遺漏,會使該金額在借方超出。發生重記時,也會出現相似的情況。例如,銀行存款日記賬余額為5240元,銀行存款總賬賬戶的余額為5200元,相差40元。可在銀行存款日記賬、銀行存款總賬以及銀行存款收付款憑證中查找金額為“40元”的記錄。
2.除2法
除2法是指以差數除以2來查找錯賬的方法。此方法適用於查找方向記反的錯誤。當某個借方金額錯記入貸方,或者某個貸方金額錯記入借方時,出現錯賬的差數表現為錯誤數的2倍,將此差數用2去除,得出的商即是反方向的金額。例如,借方的2300元誤記入貸方,則該明細科目的期末余額將小於其總分類科目的期末余額4600元,被2除的商2300元即為借貸方向反向的金額。
3.除9法
除9法是指以差數除以9來查找錯賬的方法。這種方法適用於數字錯位和數字顛倒的情況,當發生這種錯誤時,差數均可被9整除,其商數就是要查找的差錯數。數字錯位是指該數中的各位數碼並列向左或向右移位,包括大數記成小數和小數記成大數兩種。數字錯位差錯查找的關鍵是將誤差數除以9得到壹個商,再根據這個商從賬簿中找出正確數或錯誤數。如將500寫成50,以差數除以9得出的商,就是寫錯的數字;又如將70寫成700,以差數除以9後得出的商,就是正確的數字。數字顛倒是指將壹個數字中相鄰兩個數碼相互顛倒。如將27記成72、將67記成76等,差錯數均能被9整數。
二、錯賬的更正方法
賬簿記錄的錯誤,壹經發現,應按規定的方法進行更正。由於錯誤的性質和發現錯誤的時間不同,更正的方法也有所不同。常用的方法有畫線更正法、紅字更正法和補充登記法三種。
1.畫線更正法
記賬憑證正確,在登賬時或結賬前發現賬簿記錄中文字或數字有錯誤,應采用畫線更正法。具體做法是:先在錯誤的文字或數字上畫壹條紅線註銷,然後將正確的文字或數字用藍字寫在紅線上端,並由記賬人員在更正處蓋章,以明確責任。對錯誤的數字壹定要用紅線全部畫去,不能只畫其中的個別數字。對於文字錯誤,可只畫去錯誤的部分。若記賬憑證中的文字或數字發生錯誤,在尚未登記入賬前,也可用畫線更正法更正。
2.紅字更正法
在登賬以後,如果發現記賬憑證中會計科目發生錯誤或會計科目與金額均發生錯誤,可以用紅字更正法進行更正。具體做法是:更正時,先用紅字填制壹張與錯誤記賬憑證內容完全相同的記賬憑證,並在摘要欄中寫明“更正某月某日第×號憑證”;然後用藍字填制壹張正確的記賬憑證,重新登記入賬。紅字更正法壹般在以下兩種情況下使用。
(1)登賬以後,發現記賬憑證中的應借、應貸會計科目和金額有錯誤。
(2)登賬以後,發現記賬憑證中應借、應貸科目並無錯誤,但所記金額大於應記金額。
3.補充登記法
在記賬以後,如果發現記賬憑證中應借、應貸科目雖無錯誤,但所填金額小於應填金額時,應按少計金額用藍字填壹張記賬憑證,以此補充少計的金額,這種更正錯賬的方法叫做補充登記法。