二、原始憑證
原始憑證是記錄經濟業務已經發生、執行或完成,用以明確經濟責任,作為記賬依據的最初的書面證明文件,如出差乘坐的車船票、采購材料的發貨票、到倉庫領料的領料單等,都是原始憑證。原始憑證是在經濟業務發生的過程中直接產生的,是經濟業務發生的最初證明,在法律上具有證明效力,所以也可叫做“證明憑證”。原始憑證按其取得的來源不同,可以分為自制原始憑證和外來原始憑證兩類。
(壹)自制原始憑證。
自制原始憑證是指在經濟業務發生、執行或完成時,由本單位的經辦人員自行填制的原始憑證,如收料單、領料單、產品入庫單等。自制原始憑證按其填制手續不同,又可分為壹次憑證、累計憑證、匯總原始憑證和記賬編制憑證四種。
(1)壹次憑證。壹次憑證,是指只反映壹項經濟業務,或者同時反映若幹項同類性質的經濟業務,其填制手續是壹次完成的會計憑證。如企業購進材料驗收入庫,由倉庫保管員填制的“收料單”;車間或班組向倉庫領用材料時填制的“領料單”;以及報銷人員填制的、出納人員據以付款的“報銷憑單”等等,都是壹次憑證。
(2)累計憑證。累計憑證是指在壹定期間內,連續多次記載若幹不斷重復發生的同類經濟業務,直到期末,憑證填制手續才算完成,以期末累計數作為記賬依據的原始憑證,如工業企業常用的限額領料單等。使用累計憑證,可以簡化核算手續;能對材料消耗、成本管理起事先控制作用,是企業進行計劃管理的手段之壹。
(3)匯總原始憑證。匯總原始憑證是指在會計核算工作中,為簡化記賬憑證的編制工作,將壹定時期內若幹份記錄同類經濟業務的原始憑證按照壹定的管理要求匯總編制壹張匯總憑證,用以集中反映某項經濟業務總括發生情況的會計憑證,如“發料憑證匯總表”、“收料憑證匯總表”、“現金收入匯總表”等都是匯總原始憑證。
匯總原始憑證只能將同類內容的經濟業務匯總填列在壹張匯總憑證中。在壹張匯總憑證中,不能將兩類或兩類以上的經濟業務匯總填列。匯總原始憑證在大中型企業中使用得非常廣泛,因為它可以簡化核算手續,提高核算工作效率;能夠使核算資料更為系統化,使核算過程更為條理化;能夠直接為管理提供某些綜合指標。
(4)記賬編制憑證。
記賬編制憑證是根據賬簿記錄和經濟業務的需要編制的壹種自制原始憑證。記賬編制憑證是根據賬簿記錄,把某壹項經濟業務加以歸類、整理而重新編制的壹種會計憑證。例如在計算產品成本時,編制的“制造費用分配表”就是根據制造費用明細賬記錄的數字按費用的用途填制的。
(二)外來原始憑證。
外來原始憑證,是指在同外單位發生經濟往來關系時,從外單位取得的憑證。外來原始憑證都是壹次憑證。如企業購買材料、商品時,從供貨單位取得的發貨票,就是外來原始憑證。
二、記賬憑證
記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證,用來確定經濟業務應借、應貸的會計科目和金額而填制的,作為登記賬簿直接依據的會計憑證。在前面的章節中曾指出,在登記賬簿之前,應按實際發生經濟業務的內容編制會計分錄,然後據以登記賬簿,在實際工作中,會計分錄是通過填制記賬憑證來完成的。
由於原始憑證來自不同的單位,種類繁多,數量龐大,格式不壹,不能清楚地表明應記入的會計科目的名稱和方向。為了便於登記賬簿,需要根據原始憑證反映的不同經濟業務,加以歸類和整理,填制具有統壹格式的記賬憑證,確定會計分錄,並將相關的原始憑證附在後面。這樣不僅可以簡化記賬工作、減少差錯,而且有利於原始憑證的保管,便於對賬和查賬,提高會計工作質量。
法律依據
《中華人民***和國會計法》
第九條 各單位必須根據實際發生的經濟業務事項進行會計核算,填制會計憑證,登記會計帳簿,編制財務會計報告。
任何單位不得以虛假的經濟業務事項或者資料進行會計核算。
第十四條 會計憑證包括原始憑證和記帳憑證。
辦理本法第十條所列的經濟業務事項,必須填制或者取得原始憑證並及時送交會計機構。
會計機構、會計人員必須按照國家統壹的會計制度的規定對原始憑證進行審核,對不真實、不合法的原始憑證有權不予接受,並向單位負責人報告;對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回,並要求按照國家統壹的會計制度的規定更正、補充。
原始憑證記載的各項內容均不得塗改;原始憑證有錯誤的,應當由出具單位重開或者更正,更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的,應當由出具單位重開,不得在原始憑證上更正。
記帳憑證應當根據經過審核的原始憑證及有關資料編制。