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會計如何約束報銷人員的每筆報銷費用

1.審核出差報銷是否“先斬後奏”。要註意是否有經過授權批準的出差

2.審核出差標準是否“避實就虛”。報銷沒有超過壹天的金額,但是針對壹餐而言,就是超標了。

3.審核花費是否“鋪張浪費”。會計人員需要關註報銷人員的實際報銷憑證金額是否超標,是否私自購買禮品贈送客戶或私自招待客戶,是否不按規定線路而繞路遊山玩水等。超過企業負擔的標準,相關報銷費用由個人自理。

4.審核報銷附件是否“充分完整”。如酒店發票的後面,需要附上明細清單。明細清單上可以更清楚地列明,企業與個人各承擔哪些費用。

5.審核費用流程是否“有序進行”。每個企業都有自己的差旅費報銷審批的流程,壹般的流程應是費用報銷申請單由部門負責人審批,然後由財會部門審核,如果符合報銷要求且在部門負責人審批範圍之內,則進入付款流程。

6.審核是否“預付在先”。如果有預付款情況,需要及時沖賬處理,否則這筆預付款壹直掛在賬上,也說明在財務管理上做得不到位。

7.對差旅費用應“總額控制”及“明細核算”相結合。在審核差旅費時,不僅要檢查本次將要報銷的費用,還要留心檢查實際本年累計發生的費用及本月的預測數。如果突破預算,則要提醒部門負責人加強出差管控。

8.對出差補貼、費用包幹應“具體問題具體分析”。如企業規定了在出差期間給予壹定金額的包括差旅費津貼(壹般參照當地財政部門指定的公務員差旅補貼標準)、誤餐補助,符合《國家稅務總局關於印發〈征收個人所得稅若幹問題的規定〉的通知》(國稅發〔1994〕89號)及《財政部、國家稅務總局關於誤餐補助範圍確定問題的通知》(財稅字〔1995〕82號)的規定,不需考慮代扣代繳個人所得稅。如果公司制度規定住宿費用包幹,超支不予報銷、節約給予獎勵的辦法或員工以私家車為公司出差報銷相應燃油費的情況,那對於節約獎勵等部分還要計入報銷人的工薪所得代扣代繳個人所得稅。實務中不是所有企業都能執行到位,但至少應清楚其中的壹些涉稅風險。