中國家族企業內部控制分析
來源:中國論文下載中心。
介紹
目前,家族企業占中國民營企業的90%以上。家族企業作為中國國民經濟的重要組成部分,尤其是中國加入WTO後,面臨著更加嚴峻的競爭形勢,對家族企業的研究是壹個具有現代意義的課題。本文運用比較分析的方法,根據相關的企業基礎數據,分析我國家族企業內部控制的現狀和難點,借鑒COSO的內部控制經驗,強化家族企業的內部控制途徑,以期對我國家族企業的內部控制實踐有所裨益。
1?內部控制與家族企業的概念
1.1?內部控制的含義
企業內部控制是指企業為保證經營活動的有效進行和資產的安全完整,預防、阻止和糾正錯誤和舞弊,保證會計信息的真實、合法和完整而制定和實施的政策、措施和程序[l]。它是壹種管理方法,由壹個會計主體的董事會、管理部門和其他人員共同制定,旨在為企業經營的有效性和效率、財務報告的可靠性以及實現執行各項法律法規的合規目標提供合理保障。內部控制包括控制環境和控制程序。控制環境是指管理當局對內部控制制度及其對企業重要性的總體態度、意識和采取的相關措施。控制程序是指為實現企業特定目標而設置的程序和措施。
2?我國家族企業內部控制存在的問題
2.1?對內部控制認識不足,崗位設置缺乏牽制。
家族式企業經營活動單壹,規模小,人員編制往往身兼兩職,甚至幾職,導致崗位設置缺乏約束。比如有些家族企業的庫存物資的采購人、保管人甚至接收人都是同壹個人。而有些根本不具備資格的人,靠著人事關系留在家族企業的會計崗位上。這些人只按長官的意誌辦事,對法律、規範、制度了解不多,但沒有不敢出的報表,沒有不敢花的錢,任人唯親,內部控制很難正常開展。人的素質和職業道德參差不齊,難免對內部控制認識不足。
長期以來,無論是正規會計教育還是繼續會計教育,內部控制的內容簡單但不系統,財務人員非常缺乏關於內部控制的知識。雖然部分會計人員具有壹定的專業水平,但由於忽視了新業務知識和新會計法規的學習,會計處理違背了新會計法規的要求,這無疑給會計基礎工作內部控制的順利開展造成了極大的隱患。
2.2?家族企業管理缺乏內部約束。
家族企業的組織結構特點是股東以自然人為主,占股份多數,體現了集權管理的特點[2]。但是,家族企業中股東與關鍵管理人員之間存在著密切的血緣和親屬關系,這就決定了家族企業中所有權和經營權的分離度並不大,家族管理的特點又使企業缺乏現代企業制度下的兩權分離和內部控制結構。
2.3?對會計信息、資產和業務活動的控制不力。
2.3.1?會計信息失真現象普遍存在。
2008年,財政部組織地方財政檢查專員辦事處對159家企業的會計信息質量進行了抽查。抽查結果表明,許多被抽查企業的會計報表未能真實反映企業的財務狀況和經營成果,會計信息存在不同程度的失真,有的問題相當嚴重。大量企業及其領導人為了達到某種目的,故意扭曲財務報表中的信息。會計信息失真和會計造假已經成為我國普遍存在的問題。
2.3.2?資產安全完整系數低。
由於家族式企業的內部控制制度沒有得到足夠的重視,在資產管理方面暴露出許多缺點:①現金管理不嚴,造成資金閑置或不足。②應收賬款周轉慢,資金回收困難。(3)庫存控制不力,導致資金呆滯。(4)重錢輕權,資產流失嚴重。很多企業的管理者對原材料、半成品、固定資產等管理不善。,而且出了問題沒人負責,造成資產浪費嚴重。
2.3.3?經營活動缺乏有效性、合法性和合規性。
家族企業與大企業相比,具有經營靈活的優勢,但在實力、資金、知名度等方面無法與之抗衡,因此大多難逃虧損的厄運。在執行國家法律法規方面,家族企業在開展經營活動時比大企業更缺乏合法性和合規性。例如,對現金的控制只考慮現金收付的數量,而不考慮現金收付的質量,即現金收付活動不是完全在合法狀態下進行的;庫存的控制只考慮生產對庫存的合理需要,不考慮庫存在合法狀態下的流通。
3?我國家族企業內部控制現狀的原因
我國家族企業內部控制混亂的原因是多方面的。
3.1?市場經濟不發達。
從內部控制的發展歷史可以看出,內部控制發展的外部動因是市場競爭的加劇。中國剛剛從計劃經濟過渡到市場經濟,計劃經濟的影響無時無刻不在。市場競爭存在不規範,計劃經濟思維慣性影響內控發展。
3.2?企業風險意識不強,控制環境形同虛設。
環境控制和風險評估是提高企業內部控制效率和效果的關鍵[3]。很多即將陷入困境或破產的企業,決策時根本不做風險分析,更不要說在企業內部建立風險預警系統,亂放貸、亂投資、亂擔保、亂擺地攤。壹旦資金鏈斷裂或經營風險發生,將直接導致企業的衰敗。
影響我國企業控制環境失效的因素有:董事會缺乏獨立性,監督機制不健全;企業經營者素質和專業水平低;缺乏良好的企業文化氛圍;政策不完善,從業人員素質低
3.3?內部控制力不足
在代理人主導的內部控制體系中,缺乏對委托人的激勵約束機制,委托人的約束主要依靠代理人的意識,因此代理人的內部控制動力不足[4]。另外,代理人主導的內部控制成本昂貴,組織管理上花費的成本由企業自己承擔,而內部控制的收益具有隱蔽性、長期性和社會化。當邊際管理成本高於邊際收益時,企業自身的內部控制力明顯不足。
3.4?缺乏外部監督
雖然我國已經形成了包括政府監督和社會監督在內的企業外部監督體系,但監督效果並不理想。主要原因是:壹是各種監管職能重疊,標準不壹,加上分散管理,缺乏溝通,未能形成有效合力;第二,有些監督沒有遵循既定目標,有些甚至以平衡預算和創收為目標。再加上個別黑幕交易,監管弱化問題嚴重,內控問題不報不查;第三,會計師事務所不規範的執業環境和不正當競爭,以及註冊會計師監管不力,削弱了“經濟警察”的作用。
除此之外,還有很多其他的現狀,比如:信息溝通不暢?以偷稅漏稅、粉飾業績為目的,企業財務基礎薄弱,賬目不清,信息失真。
4?加強我國家族企業內部控制制度建設的方法和建議
4.1?從思想上提高全體員工對內部控制的認識。
企業內部控制不僅涉及會計,它貫穿於整個企業生產經營管理的全過程,包括采購、生產經營、銷售、財務管理、研發、人力資源等各個方面。因此,企業的控制環境是由企業全體員工共同創造的,包括企業的領導、會計和全體員工。
4.1.1?提高中小企業領導者的管理素質
提高企業領導的管理水平和管理思想,使其認識到建立內部控制制度的重要性和必要性,是企業內部控制制度正常發揮作用的關鍵。
4.1.2?提高會計人員的業務技能和內部控制知識水平。
作為企業會計控制的主體,會計人員的專業素質和內部控制知識尤為重要。針對企業會計人員的現狀,應加強年度會計從業資格認證制度的管理,促進企業會計人員學習會計知識和會計法律法規,提高業務水平,減少會計業務處理中的技術性差錯。同時,企業要對會計人員進行職業道德教育,增強其自律能力,做到遵紀守法、廉潔自律。
4.1.3?加強全體員工的道德修養和內部控制制度的教育
企業要定期對員工進行內部控制知識教育,讓每個員工都有內部控制制度的觀念和意識,知道自己的壹舉壹動都必須受到內部控制制度的約束和約束。
只有把內部控制制度作為企業發展的良藥,建立良好的內部控制執行環境,廣大企業才能在內部控制的保護下健康成長。
4.2?在家族企業中建立有效的內部控制體系。
當家族企業發展到壹定規模時,需要突破家族制的管理模式,將社會資本與家族資本有效融合,與非家族成員共同享有企業資產的所有權、剩余分配權和管理控制權,從而完成家族企業向現代企業的轉變。
4.2.1?改變家族企業的所有權結構。
家族企業不合理的股權結構使得家長式管理逐漸盛行。因此,需要通過吸收社會資本和產權流動,徹底打破家族產權“壹股獨大”的封閉結構,形成合理的所有權結構[5]。在這個過程中,部分家族成員股份會退出,中高級員工持股比例會大幅提高,有條件的企業甚至可以實施大規模的員工持股計劃。通過產權制度改革,企業領導與企業興衰息息相關,企業領導有了實施內部會計控制制度的動力,企業內部會計控制制度才會真正發揮應有的作用。
4.2.2?著力解決企業不相容職務分離問題
不相容工作的分離是指不相容的工作分別由不同的部門或人員處理。不相容職務分離包括:授權審批與業務辦理分離、業務辦理與會計記錄分離、會計記錄與財產保管分離、業務辦理與業務審計分離、授權審批與監督檢查分離等。即壹個人不能同時擔任隱瞞其錯誤和不當行為的職務,且至少有兩個或兩個以上的個人或部門參與不相容的經濟業務。授權審批控制要求各級管理人員在授權範圍內行使職責,管理人員必須在授權範圍內辦理業務,審批人員也要在授權範圍內進行審批。企業的管理當局必須在內部會計控制制度中規定完成經濟業務的適當授權,使每個人或每個部門都有明確的責任,這可以確保企業既定政策的執行,限制權力的濫用,從而不僅有助於保護資產的安全,而且使所有的經濟業務活動能夠正常有序地進行[6]。比如,明確出納人員不得兼任審計、保管會計檔案和登記收入、支出、費用、債權債務等工作;企業財務專用章和法定代表人私章由不同人員管理,財務專用章和銀行支票由會計和出納分別保管;明確記賬人、經濟業務事項和會計事項的審批人、經辦人員和財產保管人的責任和權限,做到相互分離、相互制約;壹般情況下,規定由兩個以上部門、兩個以上工作人員負責辦理每壹項經濟業務的全過程或全過程的某些重要環節,起到相互制約的作用。按照不相容崗位分離和授權批準的控制要求,對企業生產經營過程中的各個環節進行控制。有的企業領導越來越家長式、教條式、集權化,有的花自己的錢,簽自己的名,自己報銷,與內部控制的原則和要求背道而馳,應該改革,防止腐敗。
4.2.3?加強企業內部監督
壹是規範公司治理結構,完善以董事會為核心的公司治理機制。公司設立了股東會、董事會、監事會和經理層,建立了完善的公司治理機制,各機構之間形成了明確的、相互制約的關系。企業應當設立內部審計機構或者建立內部控制自我評價制度,加強對本企業內部會計控制的監督和評價,針對內部控制執行中出現的新問題新情況和薄弱環節,及時發現漏洞和隱患進行糾正或者改進,做到有章可循,有查必究,以罰促改。要建立有效的激勵和約束機制,企業必須定期檢查和評估內部會計控制制度的執行情況,了解在執行中取得了哪些成績和存在哪些問題。嚴格執行內部會計控制制度,對遵守規則者給予精神鼓勵和物質獎勵;違反規定,堅決給予行政處分和經濟處罰,並與職務升降掛鉤。
4.2.4?利用外部監督促進企業完善內部控制制度
家族中小企業可以通過會計師事務所作為中介機構在執業過程中對其內部控制進行合規性測試所產生的工作成果,了解其內部控制的不足之處,並以此為契機獲得改善內部控制的機會。財政、稅務、審計等部門要充分發揮權威和監督作用,形成有效的監督力量,定期或不定期對企業內部控制進行檢查、監督和評價,加大執法力度,防止企業內部控制制度形同虛設。國家應鼓勵和支持新聞媒體揭露企業違法違紀行為,充分發揮輿論監督作用。
4.3?對會計信息、資產和經營活動的有效控制。
4.3.1?“不做假賬”是解決會計信息失真的根本途徑
針對我國日益普遍的做假賬和會計信息失真現象,朱镕基2004年4月6日在上海國家會計學院考察時指出,實行社會主義市場經濟,必須制定“遊戲規則”,按“遊戲規則”辦事,培養大批高素質的會計人才,“不做假賬”是每個會計人員最基本的職業道德和行為準則。
在加強會計人員專業技術水平和內部控制知識教育的同時,還要加強會計人員的思想道德教育,逐步提高整個會計隊伍的道德水平,這是實現“不做假賬”的真實有效目標的根本保證,也是落實企業內部控制制度的重要保證。
4.3.2?建立完善的資產安全和完整性維護系統。
針對家族企業在資產管理方面的不足,應采取有效的控制措施。(1)努力提高資金使用效率。掌握資金的來龍去脈,合理分配和使用資金,嚴格控制資金的分配,從而減少資金的損失。特別要註意對庫存現金的控制:核定庫存現金限額,不得提取現金,做到日結日結,嚴防白條到倉。②加強應收賬款管理。企業應對賒銷的客戶進行信用分級,定期檢查應收賬款,制定相應的應收賬款催收制度,即根據應收賬款的賬齡進行賬齡分析,並根據合同建立壹系列與工資、獎金掛鉤的催款措施,以盡快縮短收回賬款的時間,防止壞賬發生。對於在取得確鑿證據後確認的休眠賬戶和壞賬,應進行適當、穩定的核算。③加強庫存管理。盡可能壓縮過期庫存物資,避免倉庫大量庫存積壓和資金停滯,用科學的方法保證庫存資金的最優結構。(4)杜絕金錢重於重量的錯誤觀念,加強各類財產物資的管理。建立健全財產物資管理內控制度,在物資采購、領用、銷售、樣品管理等方面建立規範的操作規程,堵塞漏洞,維護安全。材料管理員應定期與會計核對,確保帳、卡、物相符,以便及時、正確地處理差錯。財產的管理和記錄必須遵循不相容職務分離的原則,以便形成強有力的內部檢查,決不能把資產管理、記錄、檢查和核實留給壹個人。定期清點財產,督促管理人員和記錄人員保持警惕,不得疏忽大意。
4.3.3?加強企業經營活動的合規性、合法性和有效性控制。
加強合規性和合法性控制是為了確保企業應遵循國家相關金融法律法規的要求,確保每壹項經濟業務活動都能在合規合法的狀態下進行[7]。家族企業作為推動社會經濟發展的主要力量之壹,具有強大的生命力和發展潛力。隨著中國加入WTO和改革開放的深入,企業將面臨前所未有的挑戰。內部控制制度作為企業發展進步的生命線,是保證企業在當今競爭激烈的經濟浪潮中站穩腳跟的基石。中小企業必須認識到內部控制制度的不可或缺性,不斷建立和完善企業內部控制制度,使內部控制制度為社會主義市場經濟更加健康有序的發展保駕護航。
5?結束語
家族企業的內部控制仍需不斷完善。中國的家族企業完全可以采取壹系列“規範化”的改革措施,使家族式管理在保持其高效率的基礎上,吸收規範化公司管理中有序、穩定的管理元素,實現家族企業管理的真正高效,探索出壹套適合、有效的全面內部控制框架,使中國的家族企業真正走向現代化、社會化、多元化。