重視信用調查
客戶資信調查是應收賬款日常管理的重要組成部分。企業可以通過查閱其財務報表,或根據銀行提供的客戶信用信息,了解客戶的信譽、償債能力、資金保證程度、是否有足夠的抵押物或擔保、生產經營等情況,進而確定其信用等級,作為決定是否向客戶提供信用的依據。
控制信用額度
控制賒銷金額是加強應收賬款日常管理的重要手段。企業根據客戶的信用等級確定賒銷金額,對不同等級的客戶給予不同的賒銷限額。累計金額必須嚴格控制在企業可接受的風險範圍內。為了便於日常控制,企業應在每個客戶的應收賬款明細上記錄已建立的信用銷售額度,作為金額余額控制的預警點。
合理的收集策略
應收賬款的催收策略是保證應收賬款回籠的有效措施。當客戶違反信用時,企業應采取有效措施催收賬款。如果這些措施無效,可以訴諸法院,通過法律途徑解決。但是,不能輕易用法律手段,否則客戶會流失。
除了以上幾個方面的管理,還有壹些針對已經發生的應收賬款的措施,如應收賬款跟蹤分析、應收賬款賬齡分析、應收賬款現金回款率分析、建立應收賬款壞賬準備制度等,這些也是企業應收賬款管理的重要環節。
賒銷企業在催收賬款前,應跟蹤分析應收賬款的運行過程。經銷商能否嚴格履行賒銷企業的賒銷條件取決於兩個因素:壹是經銷商的信用質量;二是客戶持有現金的數量和調整程度(如現金使用的約束性和其他短期債務償還對現金的要求等。).如果客戶的信用質量較好,持有壹定的現金,且現金支出的約束力較小,可調節的範圍較大,大多數客戶不願意以失去市場聲譽為代價拖欠貨款。如果客戶信用質量差或者現金差,或者現金調劑程度低,賒銷企業的賬款拖欠是必然的。
在跟蹤分析應收賬款的基礎上,有必要分析應收賬款的賬齡。壹般來說,逾期時間越長,催收難度越大,成為壞賬的可能性也就越高。應收賬款的賬齡分析是研究應收賬款的賬齡結構。所謂應收賬款的賬齡結構,就是多項應收賬款的余額占應收賬款總余額的比例。賬戶使用時間越短,收回的可能性越大,即壞賬損失的程度越小。反之,收回的難度和壞賬損失的可能性更大。因此,對於不同拖欠時間、不同信用質量的客戶,企業會采取不同的催收方式,制定不同的經濟可行的催收政策和方案,提前做好可能的壞賬損失準備,充分估計這壹因素對企業損益的影響。對於未到期的應收賬款,不能放松管理和監督,防止出現新的欠款。
由於企業當期現金支付需求與應收賬款當期現金收入的不對稱矛盾,以及預付與滯後的差異(如企業必須以現金支付與賒銷相關的增值稅和所得稅,以彌補應收賬款的資金占用等。),這就決定了企業必須把應收賬款的現金回款作為必要的控制標準,即應收賬款的現金回款率。應收賬款現金回款保證率是滿足企業現金收付匹配關系的需要,有效現金回款占全部應收賬款的百分比是兩者應保持的最低比例。應收賬款現金回款保證率指標反映了壹定會計期間內逾期現金付款扣除各種可靠穩定來源後的差額必須由應收賬款的有效現金回款來補償的最低保證程度。其意義在於,應收賬款未來是否可能發生壞賬損失對企業來說不是最重要的,更重要的是實際收到的現金能否滿足同期必要的現金支付要求,特別是滿足約束性稅收債務和償還不能延期或調整的到期債務。企業應定期計算應收賬款的實際現金回款率,看其是否達到了既定的控制標準。如果發現實際現金回款率低於應收賬款的保證現金回款率,應查明原因,采取相應措施,確保企業有足夠的現金滿足同期現金支付要求。
無論企業采取多麽嚴格的信貸政策,只要存在商業信用行為,壞賬損失的發生就不可避免。壹般來說,確定壞賬損失有兩個主要標準:
壹是因債務人破產或死亡,以其破產財產或遺產清償後無法收回的應收賬款。
二是債務人逾期不履行償債義務,有明顯無法收回的特征。企業的應收賬款只要滿足以上任何壹個條件,都可以作為壞賬損失處理。需要註意的是,當企業的應收賬款已經按照第二個條件被認定為壞賬損失時,並不意味著企業已經放棄了對應收賬款的索賠權。實際上,企業仍有繼續收款的合法權利,企業與債務人之間的債權債務關系不會因為企業處理了壞賬而解除。既然應收賬款壞賬損失是不可避免的,那麽遵循謹慎性原則,提前估計壞賬損失的可能性,建立彌補壞賬損失的準備制度,即提取壞賬準備就顯得極為重要。無法收回的應收賬款,在取得相關證明並按照規定程序報批後,列為壞賬損失。因債務人逾期履行償債義務超過三年而無法收回的應收賬款,也列為壞賬損失,沖減壞賬準備。
應收賬款的後續評估
應收賬款壹旦形成,企業必須考慮如何按時足額收回欠款,而不是被動等待對方付款,並應經常對持有的應收賬款進行動態跟蹤分析。加強日常監督管理,需要及時了解信用賣家的經營狀況和償債能力,以及客戶的現金持有量和調整程度是否能滿足套現的需要。必要時,企業可以要求客戶提供擔保。
加強銷售人員回款管理。
銷售人員要有以下習慣:在回款期前壹周,打電話或拜訪客戶,預測他們的結算日期;在回收期前三天與客戶確定結算日期;壹定要在結算當天按時通知或拜訪。企業在制定營銷政策時,應將應收賬款的管理納入對銷售人員的考核,即個人利益不僅要與銷售掛鉤,也要與應收賬款的管理掛鉤。
定期對賬,加強應收賬款的催收。
為了形成定期對賬制度,需要每三個月或半年與客戶核對賬目,核實因產品品種、付款期限、退貨等原因造成的單據和金額錯誤。對於逾期應收賬款,要按照賬齡和欠款金額進行排隊分析,確定優先收款人。同時要區分債務人延期還款是否屬於故意違約,要考慮通過法律途徑追討。
控制應收賬款的發生,降低企業資金風險
在購銷活動中,要盡可能減少賒銷業務。壹般來說,與其大量賒銷,不如降價銷售。企業可以選擇:買方承兌匯票付款方案;貸款回收擔保方案和應收賬款風險比較選擇方案。總之,要盡量減少應收賬款的頻率和金額,降低企業資金風險。在正常情況下,應該要求客戶還清以前的欠款,然後才允許新的信貸。如發現拖欠逾期或拖欠金額增加,企業應果斷采取措施,通知有關部門停止供應。
提取減值準備,控制企業風險成本。
根據現行會計準則和會計制度,企業應在期末或年末對應收賬款和存貨進行清查,合理預測可能發生的損失,對可能發生的資產損失計提減值準備和壞賬損失,以降低企業的風險成本。
建立和完善公司機構內部監控體系
完善的內部控制制度是控制壞賬的基本前提,其內容應包括:建立銷售合同責任制,即每筆銷售都要簽訂銷售合同,並在合同中明確說明相關付款條款;建立賒銷審批權限,企業內部規定業務員、業務主管可以審批賒銷額度,超過額度的必須經職級管理系統領導批準;建立付款和收款的責任制,誰銷售誰收款,並據此評價其工作績效。總之,企業要針對賒銷業務中的每壹個環節,完善應收賬款的內部控制制度,努力形成壹套規範的應收賬款事前、事中、事後的控制程序。