不相容職位是指那些可能發生錯誤和舞弊，並且如果由壹個人擔任，其錯誤和舞弊可能被掩蓋的職位。不相容職務分離的核心是“內部牽制”，要求每壹項經濟業務都由兩個或兩個以上的部門或人員負責，使單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作壹致或相關，並受其監督和制約。
采購付款業務通常要經過申請-訂貨采購-驗收入庫-結算付款四個業務環節，涉及使用部門、供應部門、倉儲部門、會計部門四個職能部門。因此，在采購和付款業務中，商品庫存的請購、訂購、驗收和結算付款的職能是互不相容的，必須由不同的人員擔任。