中國企業失敗的許多問題都與內部控制的薄弱密切相關。企業經營失敗、會計信息失真、違規經營都可以歸結為內部控制的缺失和失效。內部控制的薄弱有其深層次的原因。從表面上看,似乎管理層對相關法律法規的認識不高,或者說理解不深,根本原因是公司治理結構不完整,內控組織不健全。
控制企業的運行,不僅要有以資本市場、產品市場和法律法規為主體的外部控制機制,還要形成以董事會、監事會和審計委員會為主體的內部控制機制,使企業領導與企業興衰息息相關, 並自覺產生提高管理水平、加強內部控制的動力和壓力,從而積極創建並有效執行內部控制制度,企業內部控制制度才會真正發揮應有的作用。
二、探索適宜的內部管理制度,建立健全有效的控制體系。
企業應以大局為重,建立全面的內部控制體系。由於行業類型、規模、地域的不同,企業的特點也不同,甚至同壹家企業在不同時期也有很大差異。為此,企業首先要確定內部管理制度和管理目標,包括管理模式、內部會計制度、機構設置和職能分工,從而明確內部控制制度設計和建設的方向。內部管理體制壹旦確定,就應該在壹段時間內保持相對穩定,從而維持整個體制的穩定。
根據企業內部管理制度,明確規定企業各級機構的職責和具體崗位職責。在此基礎上,設計並起草內部控制制度和流程體系。具體來說,它包括三個相對獨立的控制級別。第壹個層次是將相互牽制、相互制約的體系融入企業的供、產、銷全過程,建立以“預防”為主的事前控制體系。從事相關業務的工作人員,必須明確業務處理的權限和責任。對於壹般業務或直接接觸客戶的,應按相關制度規定進行審查;重要業務或非常業務要有明確的辦理流程甚至雙簽制度,禁止壹人獨立辦理業務。第二層次是以會計部門的日常核算為基礎,對企業的各種崗位和業務進行日常和定期的核查,建立以“堵”為主的過程控制。這壹控制體系的有效運行有賴於財務人員強烈的責任感和勝任的工作能力,並將監督的過程和結果及時反饋給相關責任人和相關責任人。第三個層次是在現有審計、內審、紀檢部門的基礎上,成立直屬企業最高權力機構管理的審計委員會。審計委員會通過內部日常審計、離任審計、執行報告、監督和審閱企業會計報表等方式對相關業務和會計部門實施內部控制,並在調查的基礎上建立事後控制。內部審計不僅是企業內部控制的壹部分,也是監督內部控制其他環節的主要力量。以上三個層次構建的內部控制體系將對企業的經濟業務和會計核算起到“防、堵、查”的作用,對及時發現問題,防範和化解企業的經營風險和會計風險將起到重要作用。
第三,加強對內控行為主體“人”的控制,真正把內控工作落到實處。
中國企業要引入競爭機制,按照市場競爭優勝劣汰的原則,形成任人唯賢的用人機制,為企業發展壯大配備合格人才。首先是提高管理者的素質。管理者的素質在企業管理中起著至關重要的作用。不同素質的管理者對企業發展的影響不同,進而影響企業內部控制的效率和效果。管理者的素質不僅包括知識和技能,還包括道德、價值觀和世界觀。二是提高會計人員和相關責任人員的綜合素質。要深入開展職業道德教育,從正反兩方面對法紀、政紀等相關人員進行思想政治教育,增強其自我約束能力和高度責任感,使其自覺遵守和執行各項法律法規和相關制度,認真負責,遵紀守法,廉潔自律。同時,要對會計等相關專業人員進行持續有效的專業知識教育,不斷提高廣大會計等相關專業人員的專業知識和業務能力,使各崗位人員能夠勝任本職工作,減少會計等業務處理中的技術差錯,及時發現生產經營過程中的異常情況。
隨著經濟形勢的不斷發展,新的問題和情況層出不窮,企業管理者和會計人員的綜合素質也會相應提高。為充分發揮管理監督作用,完善企業內部控制,必須重視相關人員繼續教育學習的必要性和緊迫性,努力更新各崗位人員的專業知識,優化其知識結構,註重綜合素質的提高,加快人才培養,這是完善企業內部控制的基本保證。
四、建立有效的激勵機制,加強對內部控制制度執行情況的檢查和考核。
為了保證企業內部控制制度的有效執行,並使其不斷完善,企業必須定期檢查和評估內部控制制度的執行情況,以觀察其是否得到有效執行,執行的有效性如何,存在哪些問題,從而不斷修改或調整相關的控制環節和措施,使內部控制更加合理和有效。
對嚴格執行內部控制制度的部門和個人,應給予精神和物質獎勵;對違反規章制度者,堅決給予行政處分和經濟處罰,並與職務升降和職稱聘任掛鉤,達到內控目的。
五、建立良好的信息溝通系統,確保企業內部控制的效果。
良好的信息溝通系統能使企業及時掌握企業的經營狀況和組織中的各種情況,及時為企業的生產經營決策提供全面、及時、準確的信息,並與相關部門和人員進行溝通。企業會計系統是企業管理信息系統中最重要的子系統之壹,是組織會計業務、為企業提供財務信息和決策信息、輔助企業管理控制的有機整體。因此,有必要在會計制度等方面加強信息溝通體系的建設。
六、加強外部監管,督促企業不斷完善內部控制制度。
傳統意義上,對內部控制制度的監督主要依靠企業的內部審計部門。但由於種種原因,內部審計部門的獨立性較差,必須借助外力來實現。財政、稅務、審計等部門要統壹協調,合理分工,加強相互之間的信息交流,形成有效的監管合力。要重視對企業內部控制的了解、檢查和監督,加大執法力度,增強威懾力。同時,要充分發揮註冊會計師的作用。由於其特殊的地位,註冊會計師可以作為第三方獨立、客觀、公正地評價企業的內部控制制度。壹方面,有利於監督企業內部控制制度的設計和執行,及時發現內部控制的疏漏和薄弱環節。另壹方面,也有利於註冊會計師對企業年報的審計。