現代企業的秘書應該具備什麽樣的知識結構？
本文認為，在科技進步、社會快速發展和現代企業快速變革的形勢下，秘書也將面臨新的機遇和嚴峻的挑戰。現代企業的秘書除了掌握過去的知識外，還應該掌握新的知識。提出秘書應不斷調整和完善自己的知識結構；為了秘書能適應這個現代企業的發展和需要。
關鍵詞新世紀；知識結構；新知！
隨著社會的發展，經濟的繁榮，對外貿易的交流，各種社會關系的多樣化和復雜化，秘書工作的具體內容可以概括為協助領導管理，提供綜合服務。是報送、聯絡各方、參與政務和管理事務的重要工作，是現代企業管理不可缺少的壹部分。現代秘書工作對秘書人員的文化素養、領導能力、社會交往和心靈手巧都有很大的影響。口才、寫作水平等方面的綜合素質要求越來越高。因此，秘書人員必須逐步學習、提高和深化自己的知識，建立和完善自己應有的知識結構，提高自己的綜合素質，以適應秘書工作日益發展的要求和需要。二、知識結構是什麽？1.知識結構的含義是指壹個人所掌握的知識類型，各種知識相互作用形成的知識框架，這裏所說的“比重”不僅指數量關系，也指質量關系。
2.秘書的知識結構對於壹個秘書來說，壹個完整合理的知識結構應該有三個方面:基礎知識、專業知識和相關知識。
(1)基礎知識是指壹個企業秘書必須具備的最起碼的知識。基礎知識越紮實越豐富，秘書的潛力就越大。秘書的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識。
自然科學基礎知識。自然科學的基礎知識是指數學、生物、天文、地理。這些常識都是企業秘書應該掌握的。據相關研究表明，數學學得好的人智商高。因此，在秘書工作的研究和實踐中，人們已經開始認識到數學方法論的巨大作用，如輔助決策中的博弈論和運籌學方法，經濟分析中的抽象方法和定量方法，市場預測中坐標象限法和導數概念的應用，公文研究中的模型方法等。和數學壹樣，生物、天文、地理等其他自然科學也是企業秘書不可忽視的。如果企業秘書在為領導安排國際行程時，在沒有必要的地理知識的情況下，忽略或誤算時差的變化，會造成很大的麻煩，甚至耽誤重要的事情。
社會科學基礎知識。歷史、政治、社會發展史、哲學理論、法律知識、心理學等社會科學知識。，秘書應該對此有基本的了解。不僅要了解本學科的發展，還要了解中外文明的演進，這有助於我們吸取歷史經驗，避免重蹈前人的覆轍，使我們的壹切事業建立在科學決策的基礎上，使我們在創造現實時更加聰明和理性。另壹方面，歷史上尤其是中國歷史上發揚光大的傳統美德也極大地塑造了企業秘書良好美德的形成。無論是“先天下之憂而憂，後天下之樂而樂”的情懷，“天下興亡匹夫有責”的精神，還是“為國生死而自私，因禍得福為何不避”的思想，都為秘書奠定了人格基礎。秘書要全面了解祖國社會發展變化的歷史，幾千年來形成的燦爛文化，從中形成和發展的偉大思想，重大的社會變革，在工作中維護祖國的利益，發揚民族傳統，繼承正確思想。當然，我們打開世界之窗，放眼世界，企業秘書也要對世界幾千年的歷史文化，尤其是主要國家的歷史變遷和民族文化的形成有個大概的了解。這樣才能準確把握不同國家的特點，對秘書工作大有裨益。
哲學理論也是企業秘書必備的。哲學理論直接影響壹個人的世界觀、價值觀和人生觀。企業秘書只有對哲學理論有基本的了解，對正確的哲學思想有積極的認識，才能樹立正確的觀念，從而正確定位自己。可見，哲學理論不僅對於企業秘書來說非常重要，對於任何壹個想要好好生存的人來說都是必不可少的。
作為企業的核心人員，法律知識是必備的基礎知識。他們必須知法、懂法、守法、護法，才能成為企業名副其實的“員工助手”。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等。企業秘書的法律職能包括:熟悉和了解與企業相關的法律法規，保證企業的生產經營活動在法律允許的範圍內；熟悉和了解現有的法律和政策是否在本企業得到了充分的運用，以幫助領導在法律允許的範圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動；密切關註本企業的權益是否受到非法侵害，用法律武器保護企業。
(2)秘書的專業知識可以分為兩部分。第壹部分是秘書職業的基礎知識。第二部分是秘書行業的專業知識。
基本的專業知識。秘書專業的基礎知識應包括秘書學、寫作、信息學、公共關系學、文獻學、檔案學、邏輯學、速記、外語和中國秘書史等。秘書學是主要研究秘書工作的特點、壹般規律和基本原則的學科。內容壹般包括:秘書處的職責範圍、任務要求和組織結構；秘書工作的實踐經驗、工作方法和指導理論；對秘書的思想素養、知識結構和各種能力的要求；古今中外秘書工作發展史；秘書學與其他相關學科的關系；秘書工作的改革與未來發展方向。對於秘書來說，秘書學是職業的基礎，是秘書職業的基礎學科和基礎。因此，企業秘書必須掌握秘書學。
寫作是非常重要的，也是秘書的關鍵科目。他們不僅要掌握寫作的基本理論，還要通過學習寫作掌握較高水平的寫作技巧，了解不同語言的寫作方法，以適應秘書工作的需要。可以說，寫作在秘書職業的基礎知識中占有很大的權重。古今中外優秀的秘書工作者，壹般都具有較高的文字表達能力。信息學是壹門可以賦予企業秘書信息意識和信息技術的學科。它包括關於信息收集、篩選、存儲、提取、綜合分析和處理、利用、反饋和網絡服務的知識。企業秘書的信息意識包括以下要素:信息需求目的意識、信息內容意識、信息來源意識、信息渠道意識、信息服務項目意識、信息素質意識和信息障礙認知。同時，企業秘書要在不斷學習信息學的過程中掌握新興的信息技術。
除了以上專業知識，文獻學、檔案學、邏輯學、速記等專業學科在企業秘書的知識結構中也是不可或缺的。文獻學是研究文件和文書工作的內容、壹般規律、基本原則和方法的學科。主要內容包括現有文書的性質、特點、功能、種類、樣式和書寫要求；文書工作的規律、原則、制度和方法；文件和文書工作的產生和發展，中外文件的歷史；現代化的文件處理手段等。可見我們可以從中學習文檔的管理方法和處理方法，具有很強的實用功能。而檔案學則側重於檔案的形成、作用、收集、鑒定、整理、加工和利用，對於秘書處理文件的簽署、保存和發送工作非常有效。邏輯學是指研究人的思維形式和方法，提高人的思辨能力和邏輯水平。要求企業秘書掌握邏輯，不僅要求他們學會用邏輯表達，還要求他們學會用邏輯思考。速記是壹種快速記筆記的方式，秘書可以通過這種方式提高工作效率。
行業專業知識。秘書專業知識的另壹部分是秘書行業的行業專業知識。這是秘書知識結構的核心部分。壹般來說，行業專長是指秘書在企業中所從事的行業所必須具備的行業知識，對於秘書來說是“第二專業知識”。包括本企業的生產銷售概況，人員變動情況，本企業在同行中的地位和作用。最重要的是這個企業所從事的行業的基本常識。比如在從事服裝業務的企業工作，必須掌握服裝科學、美學等知識。在秘書學的學習中，人們越來越重視第二專業知識的重要性。在國外，秘書職業早就按照第二專業分類了，比如法務秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等。目前，秘書這壹職業在壹些國家成為永久性職業，是因為秘書的第二專業知識已經成為他們求職的重要因素。企業的文秘工作不可能是“壹帥遮百醜”，不僅要打字、寫字，還要會說話。還需要熟悉企業的專業知識，具備綜合素質。所以可以說純粹的秘書工作是不存在的。銀行有秘書，秘書需要有自己行業的專業知識。這壹點，企業秘書壹定要註意。
(3)各種輔助知識。輔助知識不像基礎知識那樣具有“基礎”作用，也不像專業知識那樣起到“標誌”作用。它對秘書的作用是豐富頭腦，開闊視野，拓展思維，提高工作效率。主要包括:管理知識。秘書是經理助理，秘書工作是管理中不可缺少的壹部分。學習和掌握管理知識，有助於秘書自覺運用管理規律，幫助領導實施管理。管理科學有許多分支。秘書除了掌握管理學的原理外，還可以根據所服務單位的性質選擇管理學的分支學科。比如行政機關的秘書可以選擇行政管理，企業的秘書可以選擇企業管理。公共關系知識。秘書工作在很多方面都有公關的性質，比如代表領導接待客人，參與談判，對外發布消息等等。掌握公關知識，有助於秘書以公關為手段，為塑造組織的社會形象增光添彩。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導、秘書與公眾之間的溝通來實現的。秘書、領導、公眾在交往過程中會表現出壹定的心理現象和特點。學習和掌握心理學知識，不僅有助於秘書科學地分析自己的心理過程和特點，克服心理障礙，提高心理素質，而且有助於觀察和了解領導和公眾的心理過程和特點，掌握他們的心理活動，運用這些規律來指導秘書與領導和公眾的溝通，從而提高溝通的質量和效果。心理學知識非常豐富，秘書要重點學習普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學、秘書心理學。經濟學知識。中國* * *產黨的基本路線明確規定，當前全黨工作要以經濟建設為中心。經濟建設的浪潮正推動著中國各行各業的快速變化。壹個沒有經濟頭腦的領導顯然是不稱職的，壹個不懂經濟知識的秘書也當不了好領導的顧問和助手。經濟學知識就像浩瀚的海洋。秘書可以根據自己的實際需要和能力，選擇會計、貨幣、證券、市場、外貿方面的知識。人際關系知識。秘書人員應研究人際關系，以發揮內部協調和外部公關的作用。此外，秘書還應掌握壹些決策、咨詢、預測、文學、人才、創意、情報學、編輯、新聞學、傳播學、社會學等知識，以擴大知識面，使自己在工作中更加得心應手、遊刃有余。
第三，新世紀秘書應構建的知識體系
新世紀的到來，特別是加入WTO，縮短了中國與世界的距離，但也明顯暴露了我們各方面的差距，中國將面臨更大的機遇和挑戰。這種情況也給秘書工作帶來了新的挑戰和新的發展機遇。秘書工作不再是傳統的電話接線員、接待員、文員的收發、復印、書寫，只要具備簡單基本的秘書知識。21世紀是知識經濟時代。秘書人員要有新的秘書知識結構，填補空白，不斷更新和優化自己的知識結構。我認為，在新的世紀，除了上述知識，秘書還應該具備以下知識。
1.在掌握英語的過程中，英語將成為必不可少的工具。隨著改革開放的深入，國內外交流日益密切。秘書人員在接電話、收發信件等方面需要使用通用語言。英語是世界通用語言。因此，在英語方面，我們不僅要知道簡單的對話，還要掌握寫作、翻譯等技能，以適應工作的需要。
2.新世紀熟悉計算機操作和辦公自動化設備使用的秘書，要充分發揮領導的“千裏眼、千裏眼”作用。第壹，他們要快速獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，讓復雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發展。隨著辦公自動化的發展，以數據庫為中心的辦公自動化系統的應用引起了辦公方式的新變化。壹些企業和政府機關使用了計算機、傳真機、復印機、多功能電話、光學符號閱讀器、微型計算機、錄像機等。這些現代化辦公設備的使用，有效地改變了秘書人員的手工勞動模式，大大提高了辦公效率和管理水平。
3.熟悉對外交流中的文化和禮儀知識。在新世紀，秘書可能要經常與外賓打交道，這就要求他們了解和熟悉這些客人國家的政治、經濟、地理、歷史、風俗、禮儀等，以便正常、順利地進行交流。
4.精通新世紀涉外法律知識，開展對外經濟貿易活動，簽訂的涉外經濟合同具有嚴格的法律效力。對雙方的權利義務有具體的規定和要求，用賠償、仲裁等條款約束違約行為。如果我們缺乏涉外法律知識，無論是合同內容不全、條款不具體，還是經濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而給企業、事業單位甚至國家造成應有的損失。5.新世紀會開車。新世紀的秘書要會開車，隨時準備好領導的需要。當然，秘書工作的企事業單位、政府部門可能會有專門的司機，但如果有緊急情況需要處理，而司機又剛出差出去，時間又緊，這時候如果秘書會開車，就派上用場了，事件也能順利解決。
第四，秘書具備相應時代所需知識結構的重要性。
現代社會是知識密集型社會，新世紀是知識經濟時代。這個社會，這個時代，到處都需要知識，壹切都和知識有關。沒有知識，寸步難行。秘書具備時代所需的知識結構，可以提高自身能力。秘書知識和秘書能力是相輔相成、互為因果的。秘書的知識結構是秘書能力形成和發展的基礎。秘書的能力取決於秘書知識結構的完善程度。壹般來說，知識結構越完善，能力越強；知識結構越簡單，能力越弱，兩者成正比。所以，知識和能力是分不開的。在新世紀，秘書工作將變得越來越復雜、新穎和深刻，這就要求秘書是具有廣博知識和多種綜合能力的復合型人才。秘書只有具備新時代的知識結構，才能充分發揮自己在寫作、處理事務、召開會議等方面的能力，如表達能力、調研能力、溝通能力、管理能力、操作能力等。秘書只有具備壹定的知識結構，才能充分發揮自己的能力，更好地為領導服務，做領導的“左膀右臂”。比如21世紀的壹個秘書，只有舊的知識結構，只會寫會抄，只會用手，不會思考。那我想他很快就會被這個新世紀淘汰。以前我不懂法律和經濟，也沒有外語能力和電腦操作技能，所以我還是能當好秘書的。在今天，如果妳沒有這些知識和能力，做壹個好秘書是很難的。即使取得秘書資格，也只是“出醜”，“長得好看沒用”。新時代、新世紀秘書的知識結構可以激發其能力，但最終目的是為秘書工作服務，從而帶動領導、企事業單位、政府部門乃至國家的發展。
動詞 （verb的縮寫）結論
隨著社會的進步，時代的發展，人們的觀念也發生了變化，秘書的職能也在不斷的拓展和更新。現代企業秘書應不斷調整和完善自己的知識結構。把握好企業秘書的知識結構，深化強化基礎和專業知識，把握好“三個轉變”(即規範化、制度化、科學化)和“四個轉變”(即從註重寫作到寫作與建言並重，從收發信息到綜合處理信息，從單純依靠舊經驗到實施科學管理，從被動服務到爭取主動服務)，用發展的眼光豐富自己的知識。
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