在通用會計軟件中，報表系統只是為用戶提供 了自定義空白格式的功能，系統生成報表時，只能按用戶定義的格式生成。報表的數據是按會計制度的規定，對已輸人的會計信息進行加工、整理、 匯總、計算出來的。各報表的各個空白位置的數據，是依據設定的取數公式而 形成的。
數據的來源主要有以下幾個方面:
—從賬中取數從某賬戶中取某壹時期或某壹會計期間的某項數據。如通過科目代碼，確 定獲取某壹賬戶的余額，借方累計發生額或貸方累計發生額等；或者從幾個賬 戶中取數，進行會計匯總，填人報表中的某壹行某壹列中，如資產負債表中 存貨來源於材料采購、原材料、包裝物、低值易耗品、材料成 本差異、委托加工材料、自制半成品、產成品、分期收款發出商品、生 產成本等科目的期末借貸方余額相抵後的差額填列。
二從報表中取數從報表中取數是指從已形成的當前報表或其他報表中獲取數據填人某行某 列中，如合計欄是由以上的欄目數據匯總加計；資產負債表的本年利潤可 以從損益表中獲取。
三手工輸入數計算機尚未聯網時，下屬單位已有報表，為了匯總或分析，需要將下屬單 位的報表中數據錄入計算機中，所以要手工輸入。