目前,銷售企業的主要財務風險點
建立完善的資金安全風險防範體系,首先要搞清楚銷售企業存在哪些資金安全風險。
(壹)資金來源風險
1.銷售人員的個人風險。銷售人員是與基金接觸最頻繁的人群之壹。由於銷售人員素質參差不齊,存在部分法律觀念淡薄的銷售人員私自存儲或非法占用貨款的風險。比如油價上漲,大部分客戶要求提前付款,包括大量現金支付。由於銷售人員與客戶長期的業務關系,壹些客戶在支付現金貨款後,並不向銷售人員索要付款依據,這就為銷售人員挪用、私藏貨款提供了可乘之機,甚至可能利用價格漲跌來占據差價。
2.加油站資金的風險管理。由於銷售企業加油站較多,部分偏遠加油站受客觀條件限制,銀行無法為其提供上門收款服務。由於資金不能及時進入銀行,而這些加油站每天的銷售報表可能幾天或更長時間才向財務部門提交壹次,財務部門很難及時準確地監控加油站的資金,存在加油站少交、少存銷售款的風險。
3.信用風險。在激烈的市場競爭環境中,賒銷往往成為企業促銷的重要手段。雖然公司制度禁止賒銷,但由於各種原因,批發網點和加油站可能會擅自賒銷,導致收款不及時,甚至有壞賬的風險。
4.社會風險。由於地理環境和社會不穩定因素的影響,搶劫、盜竊等犯罪行為也威脅著加油站的資金安全。現金在加油站停留時間越長,金額越大,資金風險越大。
5.員工職業素質風險。由於收款人專業素質不高,審查不嚴,因收到假鈔、空頭支票、假票據而造成資金損失的情況也時有發生。
(二)金融部門內部資金管理風險
1.資金管理制度執行不力導致的資金風險。壹是未經批準開立銀行賬戶,不與銀行簽訂資金安全協議,不將銀行賬戶納入財務核算;二是沒有指定人員單獨保管銀行印章,甚至存在出納保管銀行印章的現象;三是現金出納不按規定支付現金,庫存現金、庫存現金、庫存現金余額不符;第四,出納負責編制銀行存款業務相關憑證,核對銀行存款賬戶。
2.不按照規定的業務流程操作導致的資金風險。壹是銀行單據交付不及時,銀行對賬不及時,導致跨月未結清賬款較多,銀行存款余額不壹致;二是稽核人員未及時嚴格審核原始憑證,造成銀行存款收付原始憑證被篡改;三是審核人員未嚴格審核記賬憑證所附原始憑證的真實性和完整性,導致原始交易記錄不準確。
建立基金風險防範體系的具體內容
要根據資金安全的風險點,建立資金風險防範體系。在這方面,四川銷售公司做了壹些探索性的工作。
(壹)完善資金管理的內部控制制度
資金管理內部控制制度為資金風險控制提供操作依據和制度保障,是建立資金風險防範體系的基礎和前提。近年來,四川銷售公司從資金的源頭管理到財務部門的資金內部風險控制,都制定和完善了相關制度。同時,結合內控體系建設,完善了資金管理流程,修訂了資金管理制度,將資金管控作為財務內控體系的重中之重。
(二)資金來源風險控制
規範現金支付專用收據的使用。為規範銷售代表的日常銷售行為,確保現金支付的及時、安全返還,公司全面推行銷售代表現金支付使用專門印制的專用收據。當客戶向銷售代表支付現金付款時,無論銷售代表是否將銷售發票交付給客戶,銷售代表都會向客戶開具專用收據,作為收到現金付款的憑證。這樣可以有效防範銷售代表挪用、私存客戶貨款帶來的風險。
加強加油站的資金管理。壹是嚴格規定加油站銀行開戶條件;二是對持有現金的加油人員實行限額管理;三是明確加油站內部現金轉賬流程;四是明確銀行上門收款和儲蓄所收款的支付操作流程;五是規定了加油站現金存管的硬件標準,即增加固定投幣保險櫃,部分有條件的加油站要求配備報警設備。
大力推進銀行上門收款工作。目前,四川銷售公司有1,225個網點和加油站實現了門到門繳費,占營業網點和加油站總數的91%,有力保障了加油站的資金安全。
設置銷售回款的審核崗。壹是檢查批發網點、加油站銷售日報表中不同銷售渠道收取的現金與支付的現金是否有差異,檢查當天有無漏收、未付銷售款。二是要通過網上銀行、電話銀行查詢等方式,每日查看批發網點、加油站的回款情況,以便財務部門動態掌握資金運行狀況,發現可能存在的賒銷、少存少銷等問題,降低資金風險。
加強對銀行票據的審核。加強銀行票據的審核是保證資金安全的壹個非常重要的環節。我們規定所有接觸和收取銀行匯票的人員都應仔細檢查客戶提供的銀行匯票所列內容。如果不符合要求的票據被立即退回給客戶,要求客戶及時更正。
降低資金的匯款水平。壹是按照資金匯劃層級扁平化管理的要求,優化銀行賬戶設置和資金匯劃路徑,減少資金橫向流動,提高資金周轉速度。二是充分依托銀行網絡優勢,建立快捷的資金匯劃清算系統,通過網上銀行和委托銀行轉賬實現收入賬戶資金實時到賬和“零余額”管理。
(三)金融部門內部金融風險控制
規範銀行賬戶審計程序。經辦人員填寫相關付款憑證後,連同原始依據,依次交部門負責人、負責人、總會計師或總經理審核簽字,然後將簽字手續齊全的付款憑證交財務部審核崗進行會計審核。審核通過後,審核人員將原始票據交給出納進行付款業務。
每日庫存現金。出納每日對庫存現金進行盤點,編制現金盤點表,由主管審核簽字,最後由財務總監審核簽字。財務負責人還應隨時檢查現金的監管情況,確保現金日賬相符、賬實相符。
網上銀行限制管理。網銀僅限於內部單位之間的資金結算,對外支付不通過網銀辦理。任何收付款業務都必須由三個或三個以上的經營者完成。網銀操作人員每周更換壹次操作密碼。
記錄有問題的原始憑證。財務部門審核崗應對會計崗編制的原始憑證的會計科目、對應關系、合法性、合規性、準確性進行審核,對發現有問題的原始憑證和會計憑證作出審核記錄,並督促其改正。
限期完成銀行存款余額審核。銀行對賬表的工作人員確保在每月3號之前完成銀行對賬表的編制。審核員必須在收到銀行對賬單後壹天內完成所有審核工作。財務負責人負責審核銀行對賬單,並指導相關人員清理未結賬款,以便及時發現並解決資金管理中存在的問題。
(四)建立嚴格的資金管理問責制度。
按照“誰主管資金,誰負責”的原則,建立資金安全責任追究制度,層層落實責任,將資金安全責任落實到部門和個人。誰主管銷售誰負責資金安全回籠,誰主管賬戶誰保證賬戶資金安全。發生資金安全事故,要追究單位負責人、部門負責人和有關資金管理人員的責任。牢固樹立資金收支點就是風險點的理念,確保每個風險點都有人負責、有人管理、有人監督。
(五)樹立充分的資本風險意識。
資金安全風險體系的建立和運行需要企業全體員工的參與和實施。要加強宣傳教育,在員工中牢固樹立資金風險意識,讓每壹位員工時刻繃緊資金安全這根弦。
(6)資金風險的防範要走向信息化。
利用信息技術加強資金管理可以給我們帶來更多的便利。依托銀行信息網絡優勢,縮短資金匯劃周期,實現資金自動歸集,杜絕過去人工轉賬和他人操縱資金的可能,大大增強資金安全性。同時,充分利用銀行現有的金融產品和服務,如:通過網銀查詢系統快速查詢款項是否及時歸還;通過在加油站安裝銀行POS機,可以實現無現金交易,進壹步提高了資金安全保障能力。