內部控制制度是社會經濟發展到壹定階段的產物,是現代企業管理的重要手段。在當今信息產業發達的社會,不斷完善企業內部控制制度,對於防止舞弊、減少損失、提高資本再生能力具有積極意義。
壹、什麽是內部控制系統
內部控制制度最早於20世紀40年代以“內部牽制制度”的形式出現在美國企業中。由壹個人執行,同時交由兩個或兩個以上的人執行,在客觀上造成了實施者之間的相互牽制關系,從而防止了所實施的經濟業務中可能出現的失誤。根據美國審計準則委員會提出的理論,內部控制被定義為企業的董事會、管理層和其他員工實施內部控制的過程,並為實現經營效率、財務報告的可靠性和遵守相關法律法規的目標提供合理的保證。其構成要素來源於管理模式,並與管理過程相結合。其總體框架主要由五個要素構成:控制環境、風險評估、控制活動、信息交流和監督。
我國的企業內部控制制度理論起源於20世紀80年代,但至今沒有正式提出權威的內部控制標準體系,缺乏公認的內部控制完整性、合理性和有效性的標準體系。在我國,內部控制是指在特定組織內部,為了執行國家政策和組織的經營決策,實現既定目標,維護資產完整,保證財務收支的合法合規,會計信息的真實正確,保證經濟運行的效率而進行的控制和支配。內部控制制度是指經濟實體內部為保護具有組織結構的經濟實體的資產完整,保證會計資料和其他相關資料的真實性和正確性,提高經營效率,促進經營方針的執行而建立或采用的壹系列相互聯系、相互制約的方法、程序和行為準則。
二,我國企業內部控制制度的現狀
目前,大多數企業還沒有意識到內部控制制度的重要性,對內部控制制度存在許多誤解。甚至有些企業對內部控制的概念非常模糊。再加上公司治理結構先天不足,組織結構和人員素質低下,中國企業內部控制體系普遍薄弱。
中國企業內部控制制度的現狀基本可以用幾句話概括:國有大中型企業的內部控制制度好於國有小型企業,但執行有效性相對較差;外商投資企業內部控制制度比較完善,執行情況良好;民營企業內部控制制度大多不完備,比國企差,但現有制度執行情況比國企好。
由於中國管理國有企業已有幾十年,積累了壹些內部管理經驗。壹般來說,具有壹定程度和範圍的內部控制制度,或者基礎業務的內部管理有章可循。但由於有章不循、違規不究的現象,以及法定代表人意誌的轉移,內控制度執行的有效性比較差,幾乎形同虛設。
民營企業是改革開放的產物,處於發展階段。雖然內控制度建設普遍不如國企完善,但大多數企業主都能自覺執行現有制度,因此內控制度執行情況相對較好。
國企內控體系最薄弱的環節在哪裏?壹個是貨幣資金,壹個是采購業務。資金的隨意使用,采購業務中的欺詐行為,“回扣”現象更加嚴重。此外,由於小型國有企業經濟業務簡單,操作環節少,內控制度建設普遍存在壹些問題:壹是記賬員、保管員、經濟業務決策人、經理之間沒有很好的分離和制約,存在出納與復核、采購與保管等現象;二是在重大問題的決策和執行上沒有很好的分離和制約,“重大”沒有標準,“決策”沒有民主;三是財產檢查沒有制度,清查周期和程序不明確;第四,內部審計沒有制度化,沒有內部審計機構,沒有專職或兼職的內部審計人員,有的部門設置了,但往往形同虛設,各自為政。由於上述四種情況的存在,加劇了有章不循,違規不究,合規與不合規,查處與不查處都以企業法定代表人的意誌為準的局面。
出現上述情況的原因是什麽?我認為有三點:
(壹)受益人不明確
為什麽國有企業的內控制度執行得不如非國有企業?從根本上說,是產權不清造成的。國有企業產權主體缺位,權責不清,強化內部控制的受益者不明。非國有企業特別是民營企業產權清晰,權責明確,加強內部控制的受益者也很明確。因此,這些企業會盡力加強內部控制制度的建設。
公司治理結構是公司制度的核心,規範公司治理結構的關鍵取決於董事會能否充分發揮作用。然而,在我國現階段的階層中,公司的法人治理結構卻是“流於形式,流於形式”,具體表現為董事會這壹重要機構沒有發揮應有的作用。很多企業在改革過程中,盲目“放權讓利”,導致原來的廠長負責制無論是經理層還是董事會的領導,董事會成員和經理層高度重合。公司的董事會很大程度上掌握在內部人手中,董事會作為所有者的代表,既不能充當所有者的“守護神”,也不能代表所有者監督經營者。這種責權利不分的公司治理結構,導致內部控制如“空中樓閣”,形同虛設。
(二)執法環境不好
由於我國資本市場的運行機制和相應的法律法規不健全,非法牟取暴利是普遍現象,沒有真正的有法可依、執法必嚴、違法必究的環境。所以在企業中很難形成有章可循,違規必究的局面。
(三)管理者素質低
控制系統是企業最重要的管理工具,但任何控制系統最終都要靠人來實施。因為有壹些自私自利的想“發財”的法人代表和壹些法制觀念淡薄的企業領導,加強內控制度只是壹種奢望。同時,壹些企業領導專業素質低,不知道什麽是內控制度,自然也就沒有必要加強內控制度建設。
第三,如何完善現代企業的內部控制制度
(1)改善企業的控制環境。
任何企業的控制活動都存在於壹定的控制環境中。所謂控制環境,是指影響特定政策、程序及其效率的建立、強化或弱化的各種因素,主要指重大影響因素。控制環境的好壞直接影響企業內部控制的實施和執行以及企業經營目標和總體戰略目標的實現。加強和完善企業內部控制,首先要重視企業內部控制環境的建設。
完善企業內部控制環境建設,首先要強化企業負責人的自覺控制意識。企業內部控制的成敗取決於企業員工的控制意識和行為,而企業領導者的內部控制意識和行為是關鍵。從理論上講,內部控制本身有其局限性,主要是企業高層領導的獨斷專行或串通壹氣搞內部人控制。因此,提高企業負責人自覺實施內部控制的自覺性尤為重要。
從我國部分企業的現狀分析,這些企業並不是沒有內部控制,而是沒有得到很好的執行。其中,往往是企業負責人帶頭不執行,破壞既定的內部控制程序,導致內部控制形同虛設或只有錯誤。
目前成立的國務院國有資產管理委員會是解決這壹問題的好措施,但從長遠來看,還是要積極進行現代企業制度改革,真正做到所有權(責、權)與經營權分離。只有這樣,才能從根本上解決內控制度執行中存在的問題,使企業自上而下地執行內控制度,從而推動我國企業內控環境的建設。
(2)進行全面的風險評估。
面對日益復雜的企業內外部環境和日益激烈的企業間競爭,企業的經營風險在不斷提高。如何識別、分析、防範和控制經營風險已經成為企業內部控制體系的重要內容之壹。
壹般來說,企業的風險管理就是根據公司既定的經營戰略,運用各種風險分析技術,找出經營風險點,采取適當的措施降低風險。企業的風險管理應以預防為主,即通過增加、補充或規範各種內部控制環節來降低可能的風險;其次,要建立內部監督組織,定期檢查企業的高風險領域,及時發現存在或潛在的風險;最後,要善於轉移風險,比如買保險。總之,企業風險管理必須貫穿和滲透於企業內部控制的全過程。
(3)建立良好的控制活動
控制活動是確保執行管理指令的政策和程序。控制活動出現在整個企業的各個層面和各個職能部門,涉及的控制對象包括人、財、貨、產、供、銷。控制活動是針對關鍵控制點制定的,因此,企業制定控制活動的關鍵是找到關鍵控制點。
嚴格的內部控制不僅要對企業管理的各個環節進行有效控制,將企業的所有經濟活動置於經濟監控之下,還要重點關註企業管理的重要方面和環節。面控和點控要有機結合,內控才能發揮好作用。如何找到企業內部控制實施中的控制點,如何通過點控制起到牽壹發而動全身的作用,是壹個需要認真對待的問題。企業的內控點應該定位在三個位置:壹是資金。嚴格控制企業資金的籌集、調度、使用和分配,防止資金體外循環。第二是成本。嚴格監管企業各項成本費用,防止欺詐。第三是權力的運用。有效監控企業所有業務環節和經濟活動中經營者的權力,防止權力濫用造成經濟損失。
(4)建立統壹的管理信息系統。
管理信息系統是向企業內部各級主管部門(人員)、其他相關人員和企業外部相關部門(人員)提供信息的系統。通過管理信息系統,企業中的員工可以清楚地了解企業的內部控制制度,知道自己的職責,及時地獲得和交流自己在實施、管理和控制企業經營過程中所需要的信息。
壹個好的信息系統應該有助於提高內部控制的效率和有效性,具體來說,它應該有助於建立和修訂控制標準,評估控制活動的有效性,起草控制報告,並及時傳達改進建議。企業應根據控制系統的需要,識別用戶的信息需求,在此基礎上收集、加工和處理信息,並及時、準確、經濟地將這些信息傳遞(包括向下、向上和橫向溝通)給企業內的相關人員,使其順利履行職責。
(5)加強企業內部監督。
要保證內部控制制度得到有效實施,並且實施效果良好,就必須對內部控制過程進行適當的監督。監督是隨著時間的推移評估系統實施質量的過程。
內部審計不僅是企業內部控制的壹部分,也是監督內部控制其他環節的主要力量。在內部控制監督過程中,內部審計發揮著越來越重要的作用。內部審計通過監控控制環境和控制程序的有效性,監督企業內部控制是否得到執行,並及時反饋有關執行結果的信息,幫助企業更有效地實現預期的控制目標。同時,在監控過程中,內部審計可以促進控制環境的建立,為改進控制系統提供建設性的建議,服務於組織成功達到所需的內部控制水平。
目前,我們迫切需要呼籲企業的內部控制意識,我們需要滿懷信心地加強微觀經濟中的管理和控制。要下大決心,下大力氣,整章組織,切實建立各項考核制度和激勵制度,明確責任,嚴明紀律,提高內控水平,使內控體系成為企業化解風險、創造效益的利器。