會計憑證設計,就是根據被設計單位實際情況,對憑證的種類、內容、用途、格式、傳遞程序作出科學的規劃,繪制出科學、規範的格式,以便為完整、及時、真實地記錄經濟活動提供所需要的信息載體。同時在設計會計憑證時,還需考慮憑證的整理、審核、保管等問題,總的來說,會計憑證設計應遵循以下原則:
(1)清晰性原則。
原始憑證是對經濟業務的寫實,記賬憑證是對經濟業務的科學分類,故清晰性原則的含義是:
①能全面反映經濟活動的真實情況,例如經濟活動的發生時間、地點、內容、責任等情況,使人們壹看便知而不致產生疑問;
②憑證要素齊全,例如對外原始憑證中應設計憑證名稱、填制日期、填制單位、接受單位、業務內容、數量、單價、計量單位、金額大寫與小寫、填制人簽章等內容;本文來源:考試大網本文來源:考試大網采集者退散本文來源:考試大網來源:www.examda.com考試大-全國教育類網站(www.Examda。com)
③中心內容或主要內容應排列在憑證的重要位置;
④對記賬憑證而言,科目對應關系要清楚,不僅要有總賬科目的位置,還要有明細科目的位置;
⑤顏色顯明、易於區分不同用途的聯次,如收款收據壹般為三聯,第壹聯存根,第二聯收據,第三聯記賬,各聯顏色應有明顯區別並標明各聯聯次。
(2)經濟性原則。經濟性原則要求設計者做到:
①盡量考慮壹證兩用或多用,以節約紙張和減少數字的轉抄。如借款憑證代付款憑證,銀行各種結算憑證既是原始憑證又是記賬憑證等;
②憑證面積以能充分反映業務內容為原則,不宜過大或過小,過大浪費紙張,增加了印刷成本,過小不便於保管;
③專用憑證的常用項目應事先印刷在憑證上,以免手寫耽誤時間且影響整潔和美觀。
(3)統壹性原則。考試大-全國教育類網站(www.Examda。com)來源:考試大本文來源:考試大網
統壹性原則要求,憑證的內容和格式應盡量做到統壹和標準化。全國性使用的憑證如車船票、機票、增值稅專用發票等,有關部門設計時應做到全國統壹,不能大小不壹、內容不壹。壹個單位內部使用的憑證更應做到標準化,例如收款憑證中會計科目欄稱總賬科目,而付款憑證中該欄又稱壹級科目,或者收款憑證面積大,付款憑證面積小,都是不符合統壹性原則的。貫徹統壹性原則不僅使憑證內容更清晰,同時也便於裝訂和歸檔保存,還有利於機械化操作和在全國範圍內傳遞及使用信息。來源:考試大采集者退散來源:考試大
(4)有利於加強經濟核算和內部控制原則。
自制的許多原始憑證是為加強經濟核算和企業內部管理服務的,設計時應充分註意貫徹這壹原則。例如職工考勤表、產品加工單、工時記錄、停工記錄、產量記錄、管理費用分配卡等等的設計,都要便於各種核算、控制、分析和檢查,滿足管理需要和內部控制的需要。