文件是在經濟業務發生時取得或填寫的表明交易和事項實際情況的書面憑證。它是會計核算的原始數據和重要依據。？
處理貨物交付和貨物付款的基礎。單據可以表明出口商是否以及在多大程度上履行了合同。對於進口貨物，單證作為提取貨物的貨物所有權憑證。有了單據，貨就有了。
(1)、證件用圓珠筆書寫，顏色為黑色或藍色，用鉛筆填寫證件視為作弊。
(2)、書面文件應字跡清楚、整潔，不得塗改、塗抹，特殊情況需要更改文件時，必須找值班經理簽字，註明原因，否則將按跑單處理，擅自撕毀文件，嚴肅處理。
(3)、單據出納，無現金收訖章的，按單次運行處理，遇到單據重復、缺號現象，必須聲明作廢。