1，企業檔案管理信息化的軟環境
隨著互聯網技術和應用的快速發展，企業信息化的應用模式早已脫離了單個業務系統的孤立應用階段，進入了企業戰略協同系統的應用階段，其中以ERP(企業資源計劃)最具代表性。ERP系統以業務資源的優化為出發點，全面整合供應、營銷、庫存、財務、計劃、質量、制造等企業核心業務，最大限度提高企業各種業務資源的應用效率。實現統壹的網絡平臺管理和系統集成，核心內容是整合應用系統和數據，建立統壹的可享用的數據管理架構。建立壹致的數據規範和標準，建立統壹的數據管理和應用規則，是實現應用系統和數據集成的主要途徑。如何構建與上述信息環境相匹配的電子檔案統壹管理，* *的機制和模式，網絡環境下檔案的建設和運行，都是需要深入探討的問題。
2、電子文件管理的特點
信息化條件為檔案管理充分發揮作用提供了方便快捷的平臺。用戶可以在自己的電腦終端上直接搜索文件信息，快速查詢相關文件的借閱記錄和安全等級，完成網上借閱和瀏覽。檔案管理人員可以更方便地對檔案進行分類管理。如國家電網公司將檔案模塊分為若幹模塊，如文件檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案等。每個模塊按不同的檢索順序排列，根據管理需要劃分不同的管理權限，使檔案信息按閱讀權限公開，提高檔案資源的利用效率，為領導決策提供更加及時準確的依據。通過信息檔案管理，節省了大量的人力、物力和財力，符合國家現行的“三節約”政策。
3.電子檔案管理中應註意的幾個問題？
人們將數字化記錄的文檔稱為電子文檔。電子文件與紙質文件在性質和形式上的區別，無疑是檔案界最先感受和關註的信息化帶來的變化和影響。從模擬方式向數字記錄方式轉變主要存在三個問題:壹是電子文件的長期保存，數字信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方式和載體材料都給電子文件的長期保存帶來困難。二是電子文件的證據力和法律效力，包括以數字化手段記錄的信息的真實性以及獲取和維護信息真實性的方式方法的可行性和可信度。第三，數字信息與載體的依賴性。數字信息依賴於元數據、數據格式、軟件系統和硬件系統來處理、存儲和顯示。電子文檔的復雜性、可變性和多樣性是紙質載體所不具備的。
4.解決檔案管理信息化問題的途徑。
目前，解決電子文件真實性、長期保存和長期可用問題的途徑有以下幾種:壹是法律法規對電子文件格式的種類進行限制，如我國《電子文件歸檔與管理規範》規定的管理模式，即盡可能選擇少數常用的文件格式，通過降低電子文件格式的復雜度，增加電子文件長期保存的可靠性和可控性。二是通過規範電子文檔中存在的系統相關要素的設計和流程控制，包括系統記錄後臺數據和規範、控制信息流環節，確保電子文檔的真實性和可靠性。包括我國在內的許多國家相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律形式確認數字信息在社會交往和經濟活動中的法律地位及其證據條件，使電子文件具有與紙質文件同等的證據功能。三是提高載體材料的使用壽命或備份電子文件處理、存儲、傳輸和應用的軟硬件環境。第四，將數字信息的語義表示和格式表示分離，形成壹種不依賴於具體通用信息的存在形式，不會出現由於數據格式和軟硬件環境的變化而導致電子文件無法使用的情況，比如使用XML作為符號規範的方法，等等。
作為檔案工作者，在目前的情況下，不能采取簡單的“替換”或“覆蓋”等方法，而應該學習信息化和紙質檔案兩種管理模式的優點。