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公司檔案如何管理

公司檔案如何管理

轉載以下資料供參考

5 檔案工作體制

5.1 組織系統

企業應建立分管檔案工作領導、各部門和專案負責人的檔案工作領導體系和以檔案部門為核心、各專職和 *** 檔案人員為基礎的檔案管理工作網路。

5.1.1 檔案工作領導

確定分管檔案工作的企業領導;確定各部門、各專案主管檔案工作的負責人;確定檔案部門的負責人。

5.1.2 檔案部門

根據企業規模和檔案工作實際需要設定檔案部門。檔案部門統壹管理企業各類檔案,行使對企業檔案工作的監督、指導、檢查職能。

大型企業應設立具有獨立職能的檔案機構。

5.1.3 檔案人員

根據工作需要在檔案部門配備專職檔案人員,在各部門、各專案管理部門配備專職或 *** 檔案人員。

5.2 工作職責

企業應對檔案工作職責進行劃分,明確企業、檔案部門、檔案工作領導、檔案人員和檔案形成者責任。

5.2.1 企業職責

5.2.1.1建立健全檔案工作規章制度,將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃。

5.2.1.2 將檔案形成、積累和歸檔要求納入各部門、專案及工作職責和有關人員崗位職責,並對分管領導、部門領導及有關人員進行考核。

5.2.1.3維護和確保檔案真實、安全,預防突發事變及災害的發生,並隨技術進步為檔案工作持續發展提供技術和設施、裝置保障。

5.2.1.4在企業資產與產權變動時,同時提出所涉及檔案的處置要求。

5.2.1.5按規定向相應單位移交檔案。

5.2.2 檔案部門職責

5.2.2.1 貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策,制定本企業檔案材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度。

5.2.2.2 統籌規劃和負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。

5.2.2.3 指導本企業各部門、專案及專項工作檔案材料的形成、積累、整理及歸檔工作。

5.2.2.4 監督、指導、檢查本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。

5.3 崗位職責

5.3.1 分管檔案工作的企業領導,統壹領導本企業的檔案工作,負責審查批準檔案工作規劃、計劃,對企業依法開展檔案工作負總責。

5.3.2 各部門或專案檔案工作的負責人,負責稽核本部門或專案檔案工作計劃,對本部門或專案歸檔檔案材料的齊全、完整、準確負責。

5.3.3 檔案形成者應對歸檔檔案材料的準確性、有效性負責,並按規定向本部門或專案專 *** 檔案人員移交。

5.3.4 各部門、專案及專項工作的專 *** 檔案人員負責收集、整理本部門或專案歸檔的檔案材料,並按要求做好檔案材料的移交工作,對檔案材料的歸檔質量負責。

5.3.5 檔案部門的檔案人員,負責檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、提供利用工作,監督、指導各部門和專案檔案材料的歸檔工作,對所屬單位檔案工作進行監督、指導與檢查,對檔案管理工作質量負責。

5.4 人員要求

企業應配備遵紀守法、忠於職守、具有檔案專業及相關專業知識的人員從事檔案工作。檔案人員應保持相對穩定,符合專業技術或管理人員要求。

5.4.1 檔案人員的配備應與企業生產、經營、管理和發展需要相適應。

5.4.2 檔案人員應具備大專以上或同等學識水平。

5.4.3檔案部門負責人應具有中級以上專業技術職稱或大學本科以上學歷或同等學識水平。

5.4.4檔案人員應定期進行在職培訓。

6 檔案工作制度

6.1 檔案工作制度體系

企業檔案工作制度體系由工作規章、管理制度、業務標準規範組成。

6.1.1 工作規章

企業應將檔案材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業相關的管理制度中,同時將企業檔案工作規定、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等作為企業管理制度的重要組成部分。

6.1.1.1企業在制定產品開發、科研管理、裝置管理、基建工程管理等制度中應提出相應的檔案材料收集、歸檔及檔案管理要求。

6.1.1.2檔案工作規定是企業檔案工作的基本要求。其主要內容應包括:檔案工作原則及管理體制,檔案材料的形成、積累與歸檔要求,檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用要求,資產與產權變動檔案的處置原則,解釋許可權等,規定中應明確體現“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。

6.1. 1.3 檔案工作責任追究制度應對相關崗位和人員違反檔案材料收集、歸檔及檔案管理要求,發生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責任追究和處罰措施。既可單獨制定,也可納入到相關的管理制度中。

6.1. 1.4 檔案管理應急預案,對可能發生的突發事件和自然災害制定檔案搶救應急措施,包括組織結構、搶救方法、搶救程式和轉移地點。

6.1.2 管理制度

根據檔案工作各環節需要,制定相關制度。其中檔案材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子檔案管理、科技檔案補充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實施;檔案保管、統計,檔案管理系統操作,庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實施。

6.1.2.1 檔案材料歸檔制度主要包括歸檔範圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施。

6.1.2.2 鑒定銷毀制度應明確鑒定工作的組織及職責、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。

6.1.2.3 保密制度應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔保密的責任。

6.1.2.4 利用制度應明確檔案提供利用的方式、方法,規定查(借)閱檔案的許可權和審批手續,提出接待查(借)檔案的要求。

6.1.2.5 移交制度應規定檔案移交範圍、移交物件、移交內容、移交程式及手續。

6.1.2.6 電子檔案管理制度應對本企業計算機應用系統中形成的電子檔案、資料庫提出歸檔、管理和利用要求。

6.1.2.7 科技檔案補充更新制度應明確科技檔案補充更新原則,補充更新程式和方式、違規處罰原則。

公司檔案***享如何管理並制訂制度

***享資料夾,這個就需要許可權問題。建議架設壹臺伺服器,然後新建多個使用者名稱(根據自己需要),分割槽格式最好是NTFS格式,***享好檔案,新增這些使用者名稱,賦予相應的許可權,在客戶端對映網路磁碟,用相應的賬戶登入即可。

員工檔案如何管理?

員工檔案分兩種,壹是單位收取的員工檔案,二是員工從學生時代壹直記載學籍等的人事檔案,妳問哪壹種?第壹種按員工個體儲存,建立員工花名冊,用以員工在單位的壹系列用處,第二種單位沒有檔案保管權,必須要托管在人才交流中心,妳可以以單位名義聯絡壹家比較正規的人才,把員工檔案進行托管。

1、首先就是建立壹份員工資料冊,詳細記錄每壹位員工的資料,內容大致可以是:姓名,性別,出生年月,身份證號,戶籍地址,家庭地住,聯絡電話,部門,入職時間等等,具體可以根據妳們公司的登記表內容設計妳想要的員工資料冊。

2、還可以利用壹些管理軟體來管理員工的檔案,這個比較方便,就是看妳們老板願不願意花這比錢了。

工程檔案如何管理

(壹)做好工程開工前的準備工作:

1、熟悉施工圖紙,提出疑問並解決工程開工前的準備是最重要的,首先熟悉設計施工圖、設計說明,從事不同的工作就從不同的角度去看,抓住重點。

2、填寫和準備工程開工必備的資料。填寫建築工程施工安全開工條件驗評表、建築工程文明施工開工條件驗評表、工程質量保證體系審查表(附七大員責任制)、開工報告、見證取樣計劃表、施工組織設計、安全施工組織設計,資料準備齊全後就找相關單位辦理簽字、蓋章、稽核的手續。

3、分類存放各種資料。為便於日後竣工資料的整理,在平日的資料收集過程中就按照資料館的建築工程竣工資料檢查清單順序分類歸檔;對於施工中與業主、監理等相關單位的來往資料雖不歸檔,也應分類整理;對於用於施工中的各種表格分編號、單位放好,便於使用時拿取。工程資料分為施工技術管理材料、工程質量保證材料、工程質量檢驗評定材料和竣工圖四部分。

(二)工程開工後應著手的工作:

1、原材料送檢。開工時原材料必須送質監站委托的檢測中心檢驗,取現場有代表性的土樣送實驗室做擊實試驗。送檢應註意嚴把質量關,檢測合格的材料才允許使用。

2、同時可進行的收集工作。將工程預算、測量交樁復核記錄、圖紙會審記錄、技術交底記錄,與開工報告、施工組織設計、施工許可證壹起歸檔。

(三)施工過程中收集和填報資料的註意事項:

1、收集材料質量證明檔案。在施工過程中不斷會購進各種材料,就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測報告(有cMA標誌的),必須是原件。有效證件的時間、數量及品種規格必須與材料進場的時間相符,特別是水泥要有28天強度的出廠檢驗單;鋼材的標識、規格與出廠合格證相符。

2、填報資料。對於質檢資料的填報需填寫監理規範用表,書寫要求規範,不能塗改,采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水,或現在常用的中性筆。監理表格壹般壹式三份、隱蔽記錄與工序表格~式兩份。按照規範標準的相應工序驗收內容填寫表格,不同的監理對資料的要求不完全壹樣,填寫報驗資料前應積極與監理溝通,達成壹致後填寫。

3、收集試驗報告。試驗報告是工程資料的重要組成部分,屬工程質量保證材料,7O

%的試驗報告為自檢報告,3O%為見證取樣報告,由市政質監站委托的檢測中心出據,

這30%為強制規定,在進入每道工序施工前後都有相應的試驗,需要熟悉各種試驗。

如何管理好檔案室

以下內容,供妳參考:

檔案保管制度

壹、嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規定,確保其完整、系統和安全。

二、檔案按檔號排放,檔案櫃編順序號,庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。

三、借出的檔案須按時歸還,利用後的檔案應隨即放回原處。

四、不得竊取、出賣和塗改檔案,違者追究法律責任。

五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防黴工作。

六、做好庫房溫溼度的監控與登記工作。

七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點,發現問題及時處理。

檔案保密制度

壹、高度認識檔案保密工作的重要性,嚴格遵守有關法規和制度。

二、查閱涉密檔案或內部材料,須經有關部門和辦公室負責人批準,必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續,註明查閱目的和內容。

三、未經批準,任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質的檔案內容 。

四、因需要經批準摘錄或復制涉密檔案材料的,須妥善保管,用後銷毀,如發生涉密問題,後果由利用者負責。

五、不歸檔的重份檔案及內部材料,須交由學校集中銷毀。

六、在校保密委員會的指導下,做好檔案密級變更和解密工作。

七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規定的,視情節輕重按有關規定處理。

檔案利用制度

壹、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學歷證書)等有效證件,同時填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任壹證件(含影印、傳真件)及委托查閱申請書。

二、查閱重要的或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職範圍外的重要檔案,須經辦公室負責人批準;查閱珍貴檔案時,以影印件代替原件利用。

三、檔案、資料壹般不外借。確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經辦公室負責人或學校分管領導批準,並辦理外借手續(限5天內歸還);若續借,需辦續借手續。

四、提供利用檔案時,按學校有關規定收費。

五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關規定辦理。

六、查閱利用檔案時不得隨意塗改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者,有權給予勸告、責令賠償或其它處置,直至追究法律責任。 

七、未經主管校領導批準或辦公室授權,任何單位、個人無權公布檔案內容。

檔案室人員崗位職責

壹、積極宣傳黨和國家關於檔案管理的法規、條例。

二、遵守各項檔案業務規章制度。

三、維護檔案的完整、系統和安全,定期檢查檔案保管情況,改進檔案保護技術,嚴守國家機密。

四、積極開展咨詢服務;熱情接待檔案利用者,迅速、準確提供所需檔案和資料。

五、深入基層,開展對 *** 檔案員的業務培訓和指導工作。

檔案鑒定制度

壹、在主管校領導主持下,由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、 *** 檔案員組成鑒定組,按照分工,個人初鑒、集體審查,具體工作由檔案室組織。

二、對在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的和發展的觀點鑒定其價值,準確把握歸檔範圍和保管許可權,有異議時由鑒定組裁定。

三、檔案達到開放期,由鑒定組作出是否向社會開放的決定。

四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經主管領導批準後,方可存、毀。

六、銷毀檔案前登記造冊(註明題名、數量、鑒定時間、參加鑒定人員);銷毀時由3人執行;事後在清冊上註明銷毀日期並簽字;清冊歸檔。

安全與消防制度

壹、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。

二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。

三、做好安全巡查工作,下班時關好水電、鎖好門窗。

四、檔案工作人員應熟悉消防器材的效能及使用方法;做好消防器材的保養更新工作,使之可靠有效。

五、發生火警、火災要迅速報告,並全力撲救。

個人檔案如何管理?

根據國家檔案管理制度規定,檔案不能由個人儲存,轉移,郵寄,學校不給辦理檔案寄送是錯誤的,妳可以向當地高教委申訴,現在已經有不少大學生因為不了解檔案管理制度,自己拿了檔案,轉交給人才市場或工作單位,受到拒絕接收的待遇

首先,妳要確認妳現在的公司接受檔案是公司自己有存放檔案的權利還是有掛靠的人力資源公司(就是公司把檔案給人力資源公司存,然後公司給他們錢)。

妳現在的問題是,檔案按照規定是不能自己拿著的。我和妳壹樣自己拿了三年,考研調檔案特別麻煩。正常的程式是當年妳的學校把檔案轉移到妳戶籍所在的人才中心,具體手續各地方不壹樣。有的是原存放單位給妳郵寄到新的存放單位,不用妳經手;有的是原存放單位把檔案封好交給妳本人,讓妳自己存放到人才中心。

現在的主要問題在這裏,檔案裏有幾份檔案轉移檔案,兩份檔案目錄,壹個介紹信類的檔案。目錄沒問題,但介紹信上有檔案接受單位的名字,妳的應該就是**人才中心。如果妳的新接受單位不在意也行,但是如果他們挑毛病,就可以不接受妳的檔案,因為擡頭不是他們單位。

最正常的方法是,妳把檔案先交到妳戶籍所在地人才,再從那裏調到妳公司。現在妳最好的方法是找找人,把檔案放回妳戶籍所在地的人才中心。其實這真的是壹件小事,有點內部關系就能搞定。或者妳直接到人才中心,就說學校不給儲存了,自己是剛從學校取回來的,該方法可行但稍有風險,因為人家可能不收,不過我研究生的同學就有這樣搞成功的。

簡潔壹點的方法,如果妳是公司自己有存檔許可權,那就找人力資源說明情況,看看能不能直接交到公司,這也是違規,不過可以商量,記得私下聊,明白啥意思吧?如果妳公司也是托管,壹樣找到負責托管聯絡的負責人,找到托管檔案公司的相關負責人,去聯絡壹下感情。

總體來說現在檔案管理非常混亂,不是很嚴格,而且這東西在這個時代已經基本沒什麽大用了,所以妳通過壹些關系就可以輕松搞定的。

公司的文件如何管理?

公司的文件管理方式如下:

1.檔案的跟蹤管理法

公文在運轉使用中,為利於查詢和保密,要準確掌握其流向。主要措施就是搞好登記,登記可設專簿或采取勤記勤銷的“日記實”辦法。

“日記實”,是對辦公室檔案在傳閱、承辦過程中每個落腳點的當天記錄。它是文書處理人員在查詢、調閱檔案時的得力工具。壹般用檔案跟蹤單記錄。

檔案跟蹤單呈卡片形式,每壹型別的檔案跟蹤單放在壹起。以縣委辦公室為例,中央檔案、內刊,省委檔案、內刊,省 *** 檔案、內刊,市委檔案、內刊,市 *** 檔案、內刊分別放在各自的盒子裏。檔案收回後,跟蹤單自行作廢。

2.檔案的定位管理法

把送閱、送辦的檔案取回後按照預先給它們規定好的位置存放起來,即所謂定位管理。具體辦法是:

按檔案長、寬制作適當厚度的檔案盒(塑料盒或自制的夾板紙盒均可),並將本機關所有檔名稱按壹定的規律(參考收文登記簿類目)分別標註在盒上,把檔案櫥分上半年與下半年兩個或幾個使用期,櫥內再用橫檔板分出層次(中央級、省級、市級等)。然後依檔案盒標清的名稱,本著由上到下的等級次序,將盒放在櫥內相應的層次.運轉回來的檔案,分層次按序人位。

3.檔案的卡片管理法

在檔案管理工作中,為了便於查詢,檔案可采取編制“檔案卡片”形式管理。“檔案卡片”是以卡片形式揭示本單位檔案內容和成分的壹種檢索工具。把浩瀚的檔案資訊貯存起來,加以科學的分類,使同壹問題和專題性的內容資訊匯集在壹起,排列在壹起,組成壹個有機的整體,便於主動為領導提供和利用資訊。“檔案卡片”是當前手工檢索工具中較為廣泛運用的壹種。

文件管理文件管理指文件、電子表格、圖形和影象掃描文件的儲存、分類和檢索。每個文字具有壹個類似於索引卡的記錄,記錄了諸如作者、文件描述、建立日期、修改日期和使用的應用程式型別之類的資訊。

管理特點許可權管理--依據層次結構文件的管理人許可權體系。通過文件目錄和文件種類管理人,使得文件的保密,許可權查閱等需求得到了滿足。

市場現狀對資訊和知識的獲取和使用已經成為當今社會發展的基本動力,這也是資訊時代的顯著特征之壹。而文字和圖形是資訊和知識的最主要載體,特別是利用計算機技術實現的資訊和知識的獲取和利用,已經成為21世紀資訊化革命的主要特點和標誌。

如何管理人事檔案

小公司的人事檔案,無非是這個人進來應聘到某工作崗位的壹些檔案資料。可以將其個人資訊摘錄,分為員工檔案表、個人簡歷、求職人員登記表、應聘人員面試結果表、身份證影印件、學歷證書影印件、勞動合同書、員工報道派遣單、員工轉正審批表、員工職務變更審批表、員工工資變更審批表、員工續簽合同審批表等。小公司的檔案管理壹般不設專職人員,由負責人力資源管理的工作人員 *** 管理。大公司的檔案管理有專職的檔案管理員、檔案室,管理內容與小公司差不多。黨政機關的人事檔案由專人負責,並且檔案管理員必須是 *** 正式黨員。也有專用的檔案室。副處級以上黨政領導幹部的檔案還放在保險箱內。檔案內容除了以上公司檔案管理的內容之外,還有政審資料、升遷資料等詳細記錄。