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淺析會計電算化
會計電算化是審計改革的催化劑，它將根據審計環境的要求，利用現代信息技術，大大加快審計改革的進程。會計電算化的普及對傳統會計理論和實務提出了新的問題和要求，這必然會對會計基礎審計產生巨大的沖擊。我們需要根據這些影響研究並采取相應的對策，以達到審計的目的，有效防範審計風險。
關鍵詞:會計電算化；審計
中國圖書館分類號:F22文獻識別碼:A文號:1002-6809(2007)0710061-02。
壹，會計電算化對審計工作的影響
隨著世界經濟的快速發展和計算機技術的廣泛應用，會計電算化已經成為現實並得到廣泛應用。在我國，雖然目前還沒有完成會計電算化的普及，但由於計算機可以存儲大量信息，並且易於調用，不僅可以提高會計信息處理的及時性和準確性，而且在廣度上也大大拓展了會計數據的領域。因此，會計電算化取代手工會計是不可逆轉的歷史趨勢。會計基礎審計必然會發生相應的變化，會計電算化必然會對審計線索的獲取、審計內容、審計程序和方法、審計風險等產生很大的影響。
二、發展計算機審計技術的必要性
由於會計電算化的實施，審計人員的審計風險越來越大。因此，無論審核的是手工系統還是計算機化系統，都必須重新評估風險。同時，由於電腦的應用，電腦作弊不留痕跡，更加隱蔽。因此，在美國，58%的內部審計部門參與了系統檢查，而35%的部門需要在新系統投入運行前簽署批準。19%有權參與修改程序的審批，64%檢查程序代碼，73%參與系統開發階段的審計。盡管采取了各種措施來防止計算機作弊，但全世界每年仍有數百億資金被盜。這無疑增加了審計的難度和風險，正如國際會計聯合會主席曾經指出的那樣:“會計師將不得不對通過計算機實際報告的財務信息負責。”
在計算機化的系統下，數據由計算機集中處理，出錯的可能性比較小。現在很多軟件都有取消審核、反賬、反查賬的功能，可以不留痕跡的修改會計記錄，尤其是相關人員故意篡改程序時，在計算機化的系統下更是難以被察覺，壹旦程序被篡改，就會導致連鎖性、重復性的錯誤。內存數據可以被消除和篡改而不留痕跡。沒有相關的內部控制制度，其對會計報表的影響是不可估量的。壹般來說，在計算機化的系統下，固有的風險更大。大多數情況下，審計人員可以將其設置為100%。
在計算機化的系統下，數據處理的環節減少了，數據處理的過程看不見了，所以手工系統下的壹些原有的控制就不復存在了。壹般來說，計算機化系統下的控制風險高於手工系統下的控制風險。因此，應該對計算機化系統進行更廣泛的符合性測試。因為固有風險和控制風險都在上升，要想把審計風險維持在可接受的水平，就必須把檢查風險降低到較低的水平。這就要求審計人員相應地擴大實質性測試的內容和範圍。
第三，會計電算化的轉型
電算化軟件的發展應從會計準則和會計制度向會計準則、會計制度和計算機會計特征相結合的方向轉變。
1.會計平衡驗證的變化。在手工會計下，會計準則和會計制度規定，兩個或兩個以上的會計人員在記賬時，應根據原始憑證或已經審核無誤的會計憑證和賬戶匯總表，平衡登記總賬和明細賬，這樣就可以通過這種平衡登記的方式來核對錯誤。但會計電算化後，由於總賬和明細賬的數據都來自原始憑證或會計憑證，計算機會根據登錄總賬和明細賬的程序命令，將憑證數據庫中的數據轉移到總賬數據庫和明細賬數據庫中。只要會計憑證核對無誤，計算機內部操作就不可能出現數據操作錯誤。因此，總分類賬金額必須等於明細分類賬金額的總和。在會計實務考試中占有重要地位，用於檢驗實際工作是否正確的最基本的“余額驗證”，仍然出現在會計電算化軟件中，變得多余。
2.日記賬和明細分類賬功能的變化。通過對現金和銀行存款設置日記賬，手工核算的主要特點是流動性強，業務頻繁，容易出錯和舞弊。通過日記賬實現日結、月結，加強了貨幣資金的管理。設置明細賬的主要目的是對信息進行分類，方便查詢。實行會計電算化時，利用計算機強大的運算速度和可靠的運算能力，對各種會計憑證進行統計和匯總，並對會計憑證提供多種查詢方式。如日期、憑證號、摘要、賬戶代碼、公司名稱、金額、憑證類型等。如果妳想了解貨幣資金的收支情況和各明細賬的情況，只要輸入幾個指令，屏幕上就會彈出結果。鑒於貨幣資金管理的獨特性，我認為有必要將日登記改為每五天(或10天)壹次，除年終備案外，沒有必要再為明細賬設立壹個模塊每月登記日記賬。
3.會計信息傳遞形式的轉變。在手工條件下，信息載體是紙張，不僅成本高，而且限制了大容量的信息處理和大規模的信息交換。同時操作速度慢。因此，在對外提供信息時，我們必須對信息進行綜合，主要通過定期(每月或每年)發布壹般財務報告來輸出會計信息，然後輸入給用戶，用戶再進行分解。
為了緊跟會計準則和會計制度的軸心，現有的很多電算化會計軟件都是將手工記賬在計算機上重現，導致軟件開發思維停留在目前的傳輸模式。這種模式的主要限制是電流傳輸的固定、格式化和高度集中。在經濟內容紛繁復雜、經濟業務和市場瞬息萬變的時代，已經不能滿足管理者的需求。因此，開發會計電算化軟件應充分利用計算機資源。除了定期、按規定格式提供信息外，還應該把更多的精力花在設計和及時提供各種當前用戶需要的各種信息上。通過網絡系統，所有的信息使用者都可以及時有效地選擇、分析自己需要的信息，做出各種決策，而不是等著定期報告才能獲得那些全面的歷史信息。這種會計信息傳遞方式如下:
第四，會計電算化對會計方法的影響
動詞 （verb的縮寫）改革會計方法
在會計電算化過去的發展過程中，會計事務基本上是用傳統的會計方法處理，會計軟件除了壹些小的改動外，無法取得突破。例如:
(1)命名會計科目的級別。
傳統會計教材中，控制類科目稱為總賬科目，總賬科目的下級科目稱為二級科目或子目，子目的下級科目稱為明細科目。如果明細科目下有科目，如何命名？按照會計電算化的慣例，總賬賬戶稱為壹級賬戶，壹級賬戶的下級賬戶稱為二級賬戶，以此類推。這樣主語的隸屬關系明確，表達方便，使用靈活。
(2)會計科目編碼的統壹。
1.壹級賬戶代碼長度的統壹。根據目前發布的16種行業會計制度分析，只有外商投資企業會計制度的壹級科目使用4位數字。但只要我們讓出他們的第壹位，稍微調整壹些科目的編碼，16行業的會計科目就可以統壹到三位數。
2.壹級賬戶編碼對應的賬戶名稱的統壹。如建築企業511的科目名稱為“其他業務支出”，而旅遊企業511的科目名稱為管理費用，仍不統壹，有待完善。
賬戶代碼長度和對應賬戶名稱的統壹，將給上級企業和政府部門的數據采集和共享帶來極大的便利。
(3)會計憑證種類的統壹。根據現行會計制度，會計憑證有三大類九種。會計憑證的傳統分類有其原因，壹是便於查找，二是工作習慣。會計電算化實現後，憑證的查找方式有多種，如按憑證號、按科目、按摘要中的文字、按金額等。因此，沒有必要對傳統會計憑證進行分類。只有使用統壹的記賬憑證(不分業務類型)，既能使查找方便快捷，又能省去操作中的麻煩，提高計算機處理速度。(四)三大會計報表的統壹。三大會計報表是指資產負債表、利潤表和現金流量表。通過分析16行業的三大會計報表，在內容和格式上都存在類似的現象。如果將這些“差異”進行轉化，將更便於上級企業和政府部門對基層企業的數據進行匯總或對比，也更便於計算機處理。根據越來越多的集團企業的現狀和集團企業跨行業、跨地區的發展趨勢，對三大報表統壹的要求會更強烈。
(五)賬簿形式的轉變。
1.賬簿載體的改革。傳統賬簿的載體是紙張。會計電算化後，除了傳統的賬簿必須打印外，還有賬簿的磁介質(硬盤、軟盤、光盤)，但只是處於從屬地位。當時是財務部門考慮到相當壹部分人不習慣使用電子賬本，所以采取了高成本的措施——打印所有賬本。如今20年過去了，筆者認為可以采取必要的措施，迫使壹部分人革除舊習，確立電子賬簿在會計電算化中的主導地位。
2.賬簿格式的改革。傳統的賬簿格式有三欄式、多欄式、數量金額式，外加外幣式。目前，相當多的會計人員只習慣於使用傳統的賬簿格式來審計賬目。實際上，計算機可以對任何數據進行分類組合，遠遠超過現在的賬本格式。例如，壹個客戶的交易涉及四個賬戶:應收賬款、應付賬款、預收賬款和預付賬款。以目前的賬簿格式，只能逐壹開立這四個賬戶。有了電腦賬本，只要找到這個客戶名稱，然後結合這個客戶名稱的相關賬目，就可以分析出是我欠別人的，還是別人欠我的。
因此，只要把會計人員從傳統的賬簿格式觀念中解放出來，靈活運用會計軟件，把會計軟件融入到“會計業務重組”的思想中，傳統的賬簿格式就會被無格式但任意分類、組合、匯總的形式所取代。
(6)取消中間過程表的輸出。所謂中間流程，是指手工操作中的壹些方法和格式，如科目匯總表、匯總會計憑證、總賬科目試算平衡表等。
其實這些中間過程表的編制無非是為了方便錄入總賬和做報表；通過分析電算化過賬、做報表的思路，可以完全按照憑證的分類登記總賬，然後形成報表，不用考慮是否有余額，因為在錄入憑證時，貸款不均勻的憑證是無法保存的。取消中間過程的輸出，不僅可以減輕操作人員的負擔，還可以使會計軟件更加簡潔明了。
(7)強化內部控制制度。傳統的內部控制制度強調賬證壹致、賬表壹致、賬實壹致，即四個壹致。會計電算化後，就不用擔心前三者的壹致性了。然而，由於計算機中的數據可以很容易地被修改、竊取和不留痕跡，防止計算機犯罪是會計電算化的壹個重要方面。加強內部控制制度不僅是預防計算機犯罪的重要措施，也是減少差錯的有力保證。我們應該建立新的內部控制系統，如權限控制、操作控制、修改控制、安全控制和硬件控制。同時，傳統的會計工作組織體系也應進行相應的調整。