電算化會計是以電子計算機為工具，運用會計所特有的方法，對企業的經營活動情況進行反映和監督，所以，它既是提供以財務信息為主的信息系統，同時又是參與管理的壹種管理活動。電算化會計的職能是反映和監督，它的內容是核算和管理，因此，電算化會計壹般可分為電算化會計核算子系統和電算化會計管理子系統，目前又出現了更高層次的會計決策支持子系統。通過會計核算來反映企業的經營活動情況，通過會計管理來監督企業的經營活動情況，通過會計決策來參與企業管理。
針對電算化會計的以上內容，會計軟件主要分為核算型財務軟件、管理型財務軟件和決策支持型財務軟件。目前，核算型財務軟件的發展已趨於成熟。
電算化會計與傳統手工會計的區別主要有以下幾點：
首先，電算化會計建立了壹套新的會計資料檔案。
傳統會計檔案包括原始憑證、記帳憑證、日記帳、明細帳、總帳以及報表。壹個單位每個會計期間的會計檔案都要按壹定的要求排列，連同各種附件定期加具封面，裝訂成冊，耗費了大量的時間和空間，查找十分不便，又易於毀壞。原來的老會計人員現在應該還記得每到月初報表出來以後，還有壹項重要的工作要做—裝訂憑證，雖然美其名曰：活動筋骨，但穿孔打眼，飛針走線，也夠難為我們的會計人員了。等到年底，三大檢查團來檢查工作時，我們的會計人員還得在堆積如山的檔案庫中翻找憑證。現在，隨著計算機在會計中的運用，這壹切都成為歷史，電算化會計檔案都存放在軟盤或硬盤等設備中，這些設備的存貯密度，是以往任何壹種會計檔案所不能比擬的，查詢速度快、檢索能力強，可以快速傳遞會計信息。
其次，數據處理程序具有新的特點。
電算化會計數據處理程序與傳統會計不同。在傳統會計中，針對企業的生產規模、經營方式和管理方式形成的特征，必須采用與之適應的不同的帳簿組織形式、記帳程序和記帳方法。而在電算化會計中，由於數據處理的精度高和速度快，可以采用壹種統壹的核算形式。而且由於計算機處理數據差錯的概率小，沒必要象傳統會計那樣，在數據處理過程中，進行各種核對，如帳帳核對、帳證核對、帳表核對。現在的會計人員應該有過這種體驗：到了月底對帳時，為了幾分錢的差額而必須翻遍所有的憑證、帳冊。
第三，記帳的含義不盡相同
手工條件下，記帳指明細帳、日記帳、總帳由不同人員按?同的科目，分別在不同的帳冊上加以記錄。這種重復而繁瑣的抄抄寫寫造成會計工作周期長，速度慢，效率低。電算化後，記帳僅是壹個數據處理過程，通過記帳這壹數據處理步驟，使被審核過的記帳憑證成為正式會計檔案，從“憑證臨時庫”轉移到“流水帳庫”中存放，記帳後的憑證不再允許修改，記帳的同時，對科目的發生額進行匯總，更新“科目余額，發生額庫”。而真正的帳冊，只有在需要時臨時從“流水帳庫”中把有關科目的經濟業務分離出來，在屏幕上顯示或在打印機上打印。
第四，會計信息的特點不盡相同。
相對於傳統會計，電算化會計提供的信息具有速度快、質量高、針對性強的特點。