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出納如何報告收到發票?

在單位實際工作中,普通人購買材料、辦公用品或者外出活動。拿到發票原件後,他們先找單位領導或分管部門工作的領導簽字,然後去找會計報銷。在這種情況下,可能會對原始憑證的真實性、合法性和完整性產生壹些懷疑。筆者擬談談對原始支出憑證審核的壹些看法。

壹、原始支出憑證的審核方法

由於原始支出憑證是反映和記錄經濟業務發生的書面憑證,也是明確的經濟責任,它作為會計人員支付和編制會計憑證的依據。為了維護財經紀律,保證會計質量,會計人員必須嚴格審查。那麽,應該從哪些方面復習呢?

(A)審查“要素”

在確認原始支出憑證為反映經濟業務有效性的發票、收據、旅遊票證和財稅部門允許的內部自制憑證的基礎上,按照會計基礎工作規範的規定,對其基本要素的完整性進行檢查。即審核憑證的名稱;憑證填制日期和編號;接收單位名稱;經濟業務內容;數量、單價和金額;填寫憑證單位名稱和經辦人簽名蓋章。

(2)復習“擡頭”

主要檢查憑證上的“擡頭”是否與單位名稱壹致,有無增刪塗改。如果不符,要搞清楚為什麽在本單位報銷,防止其他單位或者私人購物發票報銷。

(3)檢查“號碼”、“發票日期”和“報銷日期”

首先檢查同壹單位出具的證明的編號和日期是否矛盾。如果同壹個公司出具的憑證很多,可以通過整理摘錄找到。例如,發票號的日期。某公司出具的14667是99月1997,而發票號同本14682是7月1997。經審計,此事屬於嚴重違紀。

其次,要檢查憑證簽發日期和報銷日期是否異常。壹般來說,以上兩個日期不會相隔太久。如果更長,妳應該檢查原因。

(四)審核“填寫內容”

發票內容不規範、不完整、不正確、塗改嚴重是虛假原始支出憑證的主要特征。憑證字跡不清,出票人只填“姓”,計量單位任意用“桶”、“袋”、“車”代替國家法定計量單位,違反了“不得更名”的規定;或者商品名稱不具體;或者隨意填寫其他項目的名稱。聯系實際工作,特別要防止交通費、勞務費的假發票。

在實際工作中,壹些單位的相關人員往往通過科協、技協等單位,以“咨詢費”、“服務費”等名義取得發票,然後虛報費用,套取現金用於發放部門獎金、提成、回扣、招待費等。會計人員在審核原始支出憑證時壹定要註意這種情況。

(5)復習“數字”

具體檢查以下幾個方面:數量乘以單價是否等於金額;明細金額的總和是否等於總數;數字金額與文字金額是否相等;阿拉伯數字是否被改動過。

(六)是否審核“陰陽票”

復制是多聯發票結算業務中必不可少的環節。背面無復寫紙字跡的費用憑證(通常稱為“陰陽票”)存在“大頭小尾”的可能,必須向持票人詢問原因。

(七)審查“限額”

出於票證管理的需要,有的發票規定最高金額為“1000位”,但開票人卻人為地在發票上增加了“10000位”壹欄。對於這種支出憑證,要麽是違紀,要麽是違規。

(八)審查“經濟內容”

檢查行業專用發票與填寫的經濟內容是否壹致。私自改變發票使用範圍,跨行業使用或借用發票,是虛假原始支出憑證的重要特征。

(九)審計“白條”

在實際工作中,壹些單位不同程度地存在“白條”作為支出憑證的情況。這些“白條”是單位或個人開具的非正式原始憑證,沒有固定格式,沒有規定內容。比如外地單位沒有公章,等等。會計人員遇到“白條”,壹定要詢問原因,審核程序,盡量拒絕。

(十)審核“印章”

主要是檢查印章是否符合規定。這裏所說的印章是指具有法律效力和特定用途的“公章”,即能夠證明單位身份和性質的印章,包括業務公章、財務專用章、發票專用章和結算專用章。假發票印章的壹般特征有:印章本身模糊,或者故意力度不足以使其不清晰;專用印章不使用符合要求的印章,而是亂蓋其他印章。另外,有的甚至根本不蓋章。

(十壹)審核“筆跡”

對於金額較大、支出業務異常的支出發票,與報銷人員自己填寫的發票類似,壹定要認真審核。日常工作中,聽說過銷售單位提供空白發票,本單位經手人自己填寫費用的情況。

(十二)審查《業務量》

根據單位規模、經濟活動規律、會計核算等特點,審核支出發票的真實性。

比如某單位擁有壹輛車,司機壹個月壹般報銷1500元左右的汽油費。但某月,司機憑發票報銷了3500多元汽油費。會計師對此表示懷疑。經內部調查和外部調查,司機與加油站相關人員串通多收了2000元汽油費,並通過領導挽回了損失。

(13)審查“程序”

即側重於原始支出憑證報銷必須經過的程序。例如:采購貨物的入庫驗收程序等等。通過對上述程序的審核,確定原始支出憑證的真實性和合法性,防止虛假和舞弊的發生。

(十四)審核《支出標準》

根據現行有關財務法規和財務制度的規定,嚴格審查修理費、會議費、招待費、差旅費、電話費等支出是否合理,是否符合支出標準。

(十五)是否審核“報賬”

平時審核原始支出憑證時註意這壹項,以防渾水摸魚重復報銷。

(十六)審查《批準書》

主要審核領導審批簽字是否有誤。付款的原始對外憑證必須由負責人簽字或蓋章,並按單位規定的審批程序和權限由相應負責人審批蓋章。自制原始憑證還必須經經辦單位領導或本單位領導指定的人員審核簽字。