會計憑證裝訂前的準備
會計憑證裝訂前的準備,是指對會計憑證進行排序、粘貼和折疊。因為原始憑證的紙張面積
與記賬憑證的紙張面積不可能全部壹樣,有時前者大於後者,有時前者小於後者,這就需要
會計人員在制作會計憑證時對原始憑證加以適當整理,以便下壹步裝訂成冊。對於紙張面積
大於記賬憑證的原始憑證,可按記賬憑證的面積尺寸,先自右向後,再自下向後兩次折疊。
註意應把憑證的左上角或左側面讓出來,以便裝訂後,還可以展開查閱。
對於紙張面積過小的原始憑證,壹般不能直接裝訂,可先按壹定次序和類別排列,再粘在壹
張同記賬憑證大小相同的白紙上,粘貼時宜用膠水。證票應分張排列,同類、同金額的單據
盡量粘在壹起;同時,在壹旁註明張數和合計金額。如果是板狀票證,可以將票面票底輕輕
撕開,厚紙板棄之不用。對於紙張面積略小於記賬憑證的原始憑證,可先用回形針或大頭針
別在記賬憑證後面,待裝訂時再抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大,而且數量
多,可以單獨裝訂,如工資單、耗料單等,但在記賬憑證上應註明保管地點。原始憑證附在
記賬憑證後面的順序應與記賬憑證所記載的內容順序壹致,不應按原始憑證的面積大小來排
序。會計憑證經過上述的加工整理之後,就可以裝訂了。
會計憑證的裝訂方法
會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑證按照編號順序,外加封面、封底,裝訂成冊
並在裝訂線上加貼封簽。在封面上,應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起
訖日期、起訖號數,以及記賬憑證和原始憑證的張數,並在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章
如果采用單式記賬憑證,在整理裝訂憑證時,必須保持會計分錄的完整。為此,應按憑證
號碼順序還原裝訂成冊,不得按科目歸類裝訂。對各種重要的原始單據,以及各種需要隨時
查閱和退回的單據,應另編目錄,單獨登記保管,並在有關的記賬憑證和原始憑證上相互註
明日期和編號。
匯總裝訂後的會計憑證封面如表所示:會計憑證封面憑證種類:XX年度本月***冊之第冊本冊
號數:自號起至號本冊日期:自月日起至月日止單位名稱:會計主管:會計:裝訂:會計憑
證裝訂的要求是既美觀大方又便於翻閱,所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數及每冊的厚度。
壹般來說,壹本憑證,厚度以1.5至2.ocm為宜,太厚了不便於翻閱核查,太薄了又不利於
戳立放置。憑證裝訂冊數可根據憑證多少來定,原則上以月份為單位裝訂,每月訂成壹冊或
若幹冊。有些單位業務量小,憑證不多,把若幹個月份的憑證合並訂成壹冊就可以,只要在
憑證封面註明本冊所含的憑證月份即可。
為了使裝訂成冊的會計憑證外形美觀,在裝訂時要考慮到憑證的整齊均勻,特別是裝訂線的
位置,如果太薄時可用紙折壹些三角形紙條,均勻地墊在此處,以保證它的厚度與憑證中間
的厚度壹致。
有些會計在裝訂會計憑證時采用角訂法:裝訂起來簡單易行,這也很不錯。它的具體操作步
驟如下:
(1)將憑證封面和封底裁開,分別附在憑證前面和後面,再拿壹張質地相同的紙(可以再找壹
張憑證封皮,裁下壹半用,另壹半為訂下壹本憑證備用)放在封面上角,做護角線。
(2)在憑證的左上角畫壹邊長為5厘米的等腰三角形,用夾子夾住,用裝訂機在底線上分布均
勻地打兩個眼兒。
(3)用大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針,可以將回形別針順直,然後將兩端折向同壹個
方向,將線繩從中間穿過並夾緊,即可把線引過來,因為壹般裝訂機打出的眼兒是可以穿過
的。
3
(4)在憑證的背面打線結。線繩最好在憑證中端系上。
(5)將護角向左上側折,並將壹側剪開至憑證的左上角,然後抹上膠水。
(6)向後折疊,並將側面和背面的線繩扣粘死。
(7)待晾幹後,在憑證本的脊背上面寫上“某年某月第幾冊***幾冊的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。現金憑證、銀行憑證和轉賬憑證最好依次順序編號,壹個月從頭編壹次序號,如果單位的憑證少,可以全年順序編號。